公文处理规范与技巧

公文处理规范与技巧探讨提纲◆公文的基本特征◆公文之美美在内容◆公文之美美在版式◆规范性引用文件壹公文的基本特征公文的基本特征公文具有特定效力•公文的时效性•内容的法定性•作者和读者的特定性公文具有规范体式•法定的文种•固定的格式•明确的行文方向及方式•惯用用语及写作层次公文具有规范体式明确的行文方向和行文方式公文的文种就决定了公文的不同行文方向，相应也就决定了不同的行文方式、使用何种公文用语、用何种写作口气等。一般来说，公文分为上行文、下行文、平行文三种，具体选用哪种，要根据行文对象和行文内容来确定。公文具有规范体式公文的惯用用语及写作层次公文的惯用用语包括常用开端用语（如“根据……”）、结束语（如“专此函达”），以及行文中涉及承启（如“综上所述”）、称谓（如“贵局”）、引叙（如“收悉”）、征询（如“妥否”）、期请（如“恳请”）、表态（如“遵照执行”）等表述时的常用语。公文的写作层次主要是指公文在篇章结构上的一系列技术要求，如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。贰公文之美美在内容——常见行政公文写作公文之美美在内容如何选用文种•只能单独使用•根据权限选用•根据行文关系选用•考虑发文目的与要求•如何辨析近似文种常见行政公文写作•公文标题的规范化•请示•批复•函•报告•通知•纪要如何选用文种选用文种的原则1.正式行文应选用法定文种，且只能单独使用，不能加以合并（如“请示报告”）。注：非法定文种的应用文（如计划、总结等）在行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体，载运着它来行文，这种载体通常被称作文件头。文件头大多由通知、报告、请示、函等来担任。（示例如右）如何选用文种选用文种的原则2.文种的确立和使用，要依据制文单位的权限选用，不可超越职权（如公告只有党和国家管理机关才有资格使用）。3.文种的确立和使用，要依据行文关系选用。收文单位是上级，采用请示、报告、意见等；向下级单位行文，采用通知、批复、意见、决定、决议、通报及纪要等；向平级或无隶属单位行文，主要使用函。4.文种的确立和使用，要考虑发文的目的与要求。例如，向上级要钱、要物、要人、要政策等，用请示与意见；向上级汇报工作，用报告.如何选用文种近似文种辨析决定与决议这两个文种近似在“决”上，即均属决策性文件，都是下行文。主要不同：决议的内容必须经会议集体讨论并表决通过；决定则不一定，有的是会议集体讨论通过，有的是由某一机关直接做出。通知与通报这两个文种近似在“通”上，即均属告知性文件，都是下行文。主要不同：通知是知照性文种，其内容侧重于提要求、明确界限；通报则是陈述性公文，其内容侧重于说明、介绍情况。注：表彰类文件最好用“决定”或“通报”，而不用“通知”。常见行政公文写作公文标题的规范化1.标题要力求准确、规范、简练例1：可改为“××××公司关于环境保护设施竣工验收直委的请示”例2：可改为“**关于公共化水系统改造项目设计审查的请示”例1例2常见行政公文写作公文标题的规范化例3：可改为“**关于×××公司公用系统资产分摊电费结算价格调整的批复”例4：可改为“**关于×××厂办公业务综合楼工程设计合同变更的批复”例3例4常见行政公文写作公文标题的规范化例5：可改为“**关于转发开展安全发展微电影征集汇演活动的通知”例6：可改为“**关于转发《×××××××××公司经营预算管理规定（2013年4月修订）》的通知”例5例6常见行政公文写作公文标题的规范化2.事由项的写作通式（1）动词短语+事项示例：关于开展国有土地清查工作的通知常见行政公文写作公文标题的规范化（2）相关单位+动词短语+事项示例：关于××××厂参加2013年广东省环境保护宣传月活动的批复常见行政公文写作公文标题的规范化（3）相关单位+事项示例：关于××××厂××××项目立项的批复常见行政公文写作公文标题的规范化（4）动词短语+相关单位+事项示例：关于置换××××厂农商行借款的批复常见行政公文写作请示1.定义适用于向上级请求指示、批准。2.类型请求批准的请示；请求帮助的请示；请求解答的请示。3.请示的特点（1）行文范围广泛（2）要求上级予以回复（3）内容必须是本单位职权范围内无力或确实难以处理的问题与事项常见行政公文写作4.请示的写法（1）标题：制发单位+关于+内容+请示。（2）文号：用各单位文号。（3）签发人：向上级请示的文件必须标明签发人姓名，签发人为制文单位主要负责人，如其外出，由其指定人签发。（4）主送单位：必须用全称或规范化简称。（5）正文：写明制发请示的理由及请示事项。（6）结束语：“专此请示，请批复（审批）”、“妥否，请批复”。（7）落款：制发单位的全称或规范化简称，一般和公章一致。（8）制发公文的日期：会议通过或签发人最后签发时间。（9）盖章及版记常见行政公文写作5.请示写作的常见错误（1）用错文种，容易和报告、函混淆。（2）没有签发人(见P64）；或以党政名义报送的请示，只有党或政单方面领导签名。（3）主送单位用法不规范（如送上级单位有关部门或领导个人）。（4）报送方式错误（如越级请示）。（5）正文没有一事一请示。（6）正文没有使用公文的规范化语言，或者文字不通顺、错别字等。（7）遗漏了公文版记部分常见行政公文写作报告1.定义适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。2.类型工作报告（又分为综合报告、专题报告）；情况报告；答复报告。3.报告的特点（1）下级向上级反馈工作信息（2）不需要批复（3）是陈述性公文常见行政公文写作4.报告的写法（1）标题：制发单位+关于+内容+报告。（2）文号（3）签发人（4）主送单位（5）正文：包括目前的工作进程，工作措施与体会，工作中的缺点与不足，今后工作安排等。（6）结束语：专此报告（7）落款（8）制发日期（9）盖章及版记常见行政公文写作5.报告写作的常见错误（1）用“汇报”而不用“报告”，“汇报”不是正式的公文文种。（2）在正文中向上级提出解决问题，或要求审批，混淆了报告和请示。（3）大范围地把文件抄送领导个人。（4）没有签发人姓名。常见行政公文写作通知1.定义适用于发布、传达要求下级执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.类型（1）批转、转发性通知。（2）事项性通知（如会议通知）。（3）任免性通知。常见行政公文写作4.通知的写法（1）批转、转发性通知批转：适用于批转下级单位公文转发：适用于转发上级或同级单位，及不相隶属单位的公文标题的写法层层转发的公文，直接转发最上级单位的公文标题。如：讨论：1.标题如何拟？2.三层书名号怎么标？3.意见是否还需用通知作为载体？常见行政公文写作讨论：1.标题如何拟？（自拟摘要，只保留一个“的通知”）建议：**关于转发有关2013年进一步加强全市党风廉政建设暨廉洁广州建设意见等文件的通知2.三层书名号怎么标？史上最雷书名号：**县经委关于转发《市经委关于转发〈省经委关于转发《国家经委办公厅关于批转〈《经济日报》发行工作座谈会纪要〉》的通知〉的通知》的通知3.意见是否还需用通知作为载体？个人意见：意见是法定文种，可以独立行文，且行文方向广，无需再加“通知”的文件头常见行政公文写作标题的写法除法规规章的名称要加书名号外，一般不加标点符号（如例1）。如在事由部分出现多个单位、人名并列，应用顿号分开，不用空格。例1例2例2修改：1.**关于转发××××下达的2013年度非生产性固定资产预算的通知2.主送单位改为×××××的股东单位××××公司常见行政公文写作4.通知的写法（2）传达性通知事由+事项会议通知的写法：基本要素：会议目的、会议主题、会议时间地点、参会人员、准备材料、报到时间地点。要求与“病文”剖析：常见行政公文写作关于×××公司召开开展增产节约、劳动竞赛会议的通知各分公司、分厂、各车间党支部、总公司各直属部门：为贯彻上级精神，总公司董事会研究决定，在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现在把会议有关问题通知如下：一、会议时间：十月四日至八日二、会议地点：总公司招待所三、与会人员：各分公司、分厂，总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限五千字，报到时交给会务组。并请与会人员于十月四日前来报到。**省石化总公司****年六月八日常见行政公文写作（3）任免性通知适用于对一般干部的任免。重要的干部任免通常有命令（如全国人大常委会委员会令）、决定、公告等。常见行政公文写作函1.定义适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（隶属单位：垂直的系统）2.类型发函（商洽函、询问函、请批函）；复函。3.函的写法（1）格式采用正式行文，格式有专门规定（特定格式）。常见行政公文写作（2）请批函的标题写法发文单位+关于+申请（批准）+事项+函（3）函的正文写法①发函（商洽函、询问函、请批函）的正文：缘由+事项②答复函的正文：答复对象（引叙来文）+答复意见（可详可略）（4）写作要求写作时，要注意内容清楚、明白，方法上直叙其事，语言得体，有分寸感。常见行政公文写作纪要1.定义适用于记载、传达会议情况和议定事项。2.纪要的特点（1）格式纪要文种须与纪要格式（特定格式）对应，有别于公文的通用格式。（2）传送方式①结合“报告”、“通知”、“函”传送；②采用纪要固定版头，不加盖印章，直接分送；（较常用）③将纪要与其他种类的公文同等看待。常见行政公文写作（3）称谓的特殊性为了更好地概括与会者的集体意愿，常以“会议”作为表述主体，常使用下列短语：“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议要求”、“会议希望”、“会议号召”等。3.纪要的写作（1）标题会议名称+纪要；召开会议单位+会议名称+纪要（2）导言概述会议基本情况（时间、地点、主持人或主持单位、与会单位或人员、基本议程）。承启用语。常见行政公文写作（3）主体集中概述式（多适用于小型会议，讨论问题比较单一，意见比较集中统一）分项叙述法（适用于大中型会议或议题较多的会议，侧重横向分析阐述，条与条之间独立，内容相对全面，一般用于需要领会、贯彻的会议）发言提要法（适用于需要了解与会人员不同意见的会议）（4）结尾可有可无。（5）注意事项会议纪要是根据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨和会议成果来整理、提炼和概括。重点放在介绍会议成果，而不是介绍会议过程，切忌记流水帐。公文之美美在内容内容之美体现在哪里•朴素简洁的语言表达•庄重得体的话语方式•模糊语言的精确运用如何实现这些美•美对真的从属性•规范严谨的形式美原则（语言表达、行文逻辑）•美的和谐性原则•实用美原则小结公文之美美在内容该八股时就八股行文立意谋新篇叁公文之美美在版式——公文排版格式要求公文之美美在版式公文格式主要变化纸张及排版印制要求各要素编排规则公文格式常见错误背景《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012），于2012年7月1日起施行，代替《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》。公文排版格式要求《党政机关公文格式》主要变化口诀公文格式新国标：《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012）代替《国家行政机关公文格式》主题词儿不再标：删除主题词格式要素密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注公文页码不可少：增加页码格式要素公文排版格式要求公文纸张及排版印制要求（1）采用国际标准A4型纸（210mm×297mm）。（2）页边与版心尺寸：版心210mm×297mm，上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm。（3）字体字号：正文3号仿宋体，标题2号小标宋，密级和紧急程度3号黑体，签发人姓名3号楷体，版记的要素4号仿宋体。（4）行数字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。（本标准中，一字指一个汉字的宽度；一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。具体用几号