电网公司电子化会计档案管理思路

现代国企研究2016.11（下）80新修订的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）已于2016年1月1日起施行，其中第八、第九条规定允许符合条件的会计资料仅以电子档案形式保存，而不再需要打印成纸质档案归档，这个变化为会计档案电子化扫清了政策障碍。电网公司是大型国有企业，随着业务的发展及经营管理对会计核算需求的增加，会计档案资料日益庞大，会计档案电子化管理的需求愈加迫切，因此本文对电网公司电子化会计档案管理思路进行了探讨。一、电网公司电子化会计档案管理的意义（一）纸质会计档案引发的问题纸质会计档案历史悠久，而且旧版《会计档案管理办法》（财会字【1998】32号）也规定以计算机核算的单位应同时保存纸质会计档案，这使得纸质会计档案长期存在。然而随着会计档案数量与日俱增，打印成本以及档案管理所占用的资源（人员、场地、设备、能源等）也越来越多，传统纸质档案管理模式已难以适应信息化管理的需要。（二）电子化会计档案管理的优势会计档案电子化管理的优势[1]主要有以下几点：（1）降低管理成本，减少资源消耗。除了节省大量纸质资料费用外，会计档案电子化管理因电子会计凭证带来的流程优化将极大地减少资源浪费。（2）提升财务管理效率。纸质档案的管理要投入大量人力、物力和存储空间，同时还要占用消防、防虫、防盗等设施资源，而电子化管理将大大减少这些投入，并且提升会计信息的传递速度，建档、归档流程更加简捷高效。（3）促进决策科学化、管理精细化。会计档案电子化管理推进信息广度聚合、数据深度挖掘、网络扁平传输，为企业发展注入新的活力。（4）有利于强化会计监督检查。电子票据会计档案为会计监督检查提供了更为全面、准确、实时的信息，可以有效防范和降低会计核算风险。总之，会计档案电子化管理在推动绿色办公、节能减排，建设资源节约型、环境友好型企业中发挥重要作用。二、电网公司电子化会计档案管理策略（一）依托现有信息平台，实现多系统的融合南方电网公司正在按照“一体化运作、扁平化管理、标准化运营、集成化发展”的财务管理模式，推进集约化环境下的会计档案管理，然而公司业务部门多，接入系统多，所以需要统一归档接口及规范接入标准，这样才能整合会计档案信息，在统一的电子化会计档案信息管理平台上实现信息共享。首先，应当依托现有的ERP系统平台，通过多部门协商制定电子档案归档范围，确定归档流程及著录项等业务标准[2]。其次，制定电子档案接入标准，规范归档接口，按照一点接入的要求，实现业务系统与档案系统、财务业务与其他业务系统在线对接。再次，实现财务业务数据与电子化档案信息同步传递，确保业务关系可追溯。（二）结合当前业务流程，促信息资料电子化通过整合业务流程与财务流程及重塑现有业务流程，实现会计档案资料的电子化。首先，对传统档案资料的电子化可将报账流程中的扫描环节前移至发起环节，先对报账原始凭证进行扫描，以便为后续业务管理、审批、会计处理提供摘要：会计档案电子化是财务管理信息化中的重要环节，相对其他业务流程信息化快速发展的步伐，会计档案电子化进展相对迟缓，但随着新版《会计档案管理办法》的施行，会计档案电子化有望得到提速，因此本文结合电网公司会计档案电子化管理进行了探讨。关键词：会计档案；电子化管理；电网公司电子档案信息支持。其次，改造现有业务流程，例如将基于纸质档案流转的业务改为初期电子化，使通过纸质流转的管理模式转变为纸质档案电子处理模式，例如对采购凭证进行扫描处理。再次，通过获取非报账类资料原始凭证相应的会计档案电子信息，方便相关电子数据的生成，例如这类资料原始凭证相关的资产转固、税费、收入等平台生成的电子化信息。（三）解决纸电共存问题，优化档案管理机制在现有外部环境条件下，希望纸质档案全部转化为电子档案是不现实的，因为人们长期观念离不开纸质票据，这种情况下必然是纸质档案在相当长时间内与电子档案共存。为了保证会计档案电子化链条上没有缺口，就要求纸质档案与电子档案必须保持同步，所以要采取相应的措施，例如同步归集和同步管理。同步归集要求制定相关标准，确保从源头上纸质文件与电子文件同步生成、整理和移交。同步管理要求从建档、归档环节建立同步对照、映射关系，确保两者之间可以相互查找和印证。（四）加强管理基础建设，管控档案信息质量电子化会计档案管理必须具备一定的物质基础和管理基础，缺乏现代化的档案管理设备及相应的软件系统，就不可能进行高效率的电子化档案管理。例如缺乏互联网设备就无法实现远距离的会计查账。再如没有建立会计档案查询系统，就无法准确调用原始档案。会计基础工作也是不容忽视的问题，应当借助电子化档案管理规范会计档案管理，使其既满足内部业务管理与财务管理的要求，也符合外部监管的条件。同时还应建立会计档案电子化管理的质量控制体系，其中关键是质量责任体系：一是明确报账人与财务服务中心之间的责任关系，以确保信息质量；二是建立事前稽核体系防范报账风险；三是建立数据交换校验机制；四是建立数据完整性动态管理机制。（五）降低电子化的风险，构建安全保障体系会计电子档案的安全性一直是人们关注的焦点，档案使用安全、IT系统安全和内网信息安全是会计电子档案安全的基础。档案使用安全可从建立档案权限控制机制、保持会计档案原文件与浏览文件分离、保证电子化文件展现形式一致（即保证会计档案真实、有效、合法）。IT系统安全包括业务安全、应用安全、双机热备份、组合备份等。内网信息安全即确保电网公司内网数据安全，如设置内网与外网物理屏障，以确保会计档案电子化网络信息安全。三、结束语推进会计档案电子化管理应在保证信息安全的基础上，加强标准化建设，整合业务系统、财务系统与会计档案管理系统的业务流程与系统接口，促进各系统数据集成，从而简化档案管理，实现档案管理与文档管理一体化，以确保会计档案电子化管理安全高效运行。参考文献[1]佚名.会计档案电子化进程与前景[J].中国总会计师，2016(3)：144-146.[2]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究——以中国联通为例[J].档案学研究，2015(2)：96-99.（作者单位：中国南方电网有限责任公司财务部）杨志清电网公司电子化会计档案管理思路视界SHIJIE