第1章 WORD 高级应用

第1章Word高级应用本章主要内容：1.1格式设置1.2版面设计1.3域1.4文档修订1.5邮件合并1.1格式设置1.1.1样式1.1.2模板1.1.3脚注和尾注1.1.4题注和交叉引用1.1.1样式应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式设置特性的组合，并将这一组合作为集合加以命名和存储。样式类型：段落样式、字符样式1.1.1样式1.应用样式步骤如下：选中文字，或将插入点定位到目标文字所在行。单击“格式”菜单的“样式和格式”命令，窗口右侧出现如后图1-1所示的“样式和格式”窗格。图1-1样式图1-11.1.1样式2.修改样式在“样式和格式”窗格中右击某样式。在快捷菜单中单击“修改…”命令，出现“修改样式”对话框。1.1.1样式3.新建样式在“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”。在“名称”框中键入样式的名称。1.1.2模板模板是一种带有特定格式的、扩展名为.dot的文件。任何MicrosoftWord文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置。1．应用模板创建文档•单击“文件”菜单的“新建”命令，出现“新建文档”任务窗格。•在“模板”选项中单击“本机上的模板”链接打开模板对话框。•在该对话框中选择需要的模板类型，然后单击“确定”按钮。2.加载共用模板（若想使用保存在其他模版上的设置，需要将其他模版作为公用模版加载）加载共用模板的操作步骤如下：（1）单击“工具”“模板和加载项”菜单命令，出现右图“模板和加载项”对话框。（2）选择“模板”选项卡，在“共用模板及加载项”项目中单击“添加”按钮，弹出“添加模板”对话框。（3）选择需要的模板文件，单击“确定”按钮返回“模板和加载项”对话框,确定。3.修改模板单击“文件”菜单上的“打开”命令，然后找到并打开要修改的模板。如果“打开”对话框中没有列出任何模板，单击“文件类型”列表框旁边的下箭头按钮，选择“文档模板”。更改模板中的文本和图形、样式、格式、宏、自动图文集词条、工具栏、菜单设置和快捷键。在“常用”工具栏，单击“保存”按钮1.1.2模板4.创建模板（1）根据已有文档创建模板另存为，文件类型，选择模版即可1.1.2模板（2）根据已有模板创建新模板•根据模版新建•修改•保存为模版1.1.3脚注和尾注脚注和尾注用于文档和书籍中，以显示引用资料的来源或者输入说明性或补充性的信息。脚注对文档内容进行注释说明，脚注位于页面的底部尾注说明引用的文献。而尾注则位于文档的结尾处。1.1.3脚注和尾注1．创建脚注和尾注•打开“插入”菜单，单击“引用”下的“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框。•单击“脚注”或“尾注”，再单击该对话框底部的“插入”按钮。1.1.3脚注和尾注2．修改或删除脚注或尾注分隔符切换至普通视图。单击“视图”菜单中的“脚注”命令。在注释窗格中，单击“脚注”或“尾注”下拉列表框中要更改或删除的分隔符类型并作出修改。1.1.3脚注和尾注3.删除脚注或尾注•删除注释引用标注，而不是删除注释文本•删除或添加注释，系统会自动更新序号•可以用利用编辑菜单的查找，高级方式中的特殊字符的的脚注或尾注•若要全部删除，可用替换方式，替换成空字符即可1.1.4题注和交叉引用题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上的编号标签。交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用，例如，“请参阅图表1”，“如表1-1所示”等。1.1.4题注和交叉引用1.添加题注一、自动添加题注（为某种将要插入的对象设置自动题注）①打开“插入”菜单“引用”/题注”命令，显示“题注”对话框。②选择合适的标签③选择自动插入题注二、为已有对象添加题注①②同上，第三步确定即可1.1.4题注和交叉引用2.创建交叉引用①在文档中，输入交叉引用开头的介绍文字，如“相关信息，请参阅”、“如[交叉引用]所示”等。②打开插入“菜单”，单击“引用”下的“交叉引用”命令，显示“交叉引用”对话框。③单击“插入”按钮。1.1.4题注和交叉引用3.更新交叉引用①若要更新特定的交叉引用，选定该引用；要更新所有的交叉引用，则需选定整篇文档。②右击所选项，然后单击快捷菜单中的“更新域”;或者按F9来更新交叉引用。1.2版面设计1.2.1视图方式1.2.2页面设置1.2.3分隔符1.2.4页眉和页脚1.2.5页码1.2.6目录和索引1.2.1视图方式普通视图最适合进行文字编辑，可以看到分页，分节符等特殊符号Web版式如同网页一样，按照窗口大小显示文档的视图页面视图最接近实际打印效果的视图阅读版式视图最适合阅读长篇文档，同样可以编辑大纲视图编辑有大量章节的文档1.2.2页面设置单击“文件”菜单的“页面设置”命令，即可打开“页面设置”对话框。在“页面设置”对话框中所作的设置，默认作用于整篇文档，也可选择作用于插入点之后。若根据需要对文档预先进行分节，则可以在不同的节中单独进行页面设置，以体现版面设计的灵活性和多样性。例：将整个文档页面设置为横向，页眉设为插入章的名称1.2.3分隔符换行符、分栏符、分页符、分节符“节”是文档格式化的最大单位。默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可。1.2.3分隔符1.插入“分节符”（1）单击需要插入分节符的位置。（2）单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。（3）在“分节符类型”中选择需要的分节符类型例：将案例1每一章分为一节将第二章设为纵向，看与其他章的页面设置是否不同，页眉标题设为网球的发展---由于设置了分节，每节可以有不同的页面设置2.删除分节符切换到普通视图方式下，就会看到双虚线分节符。用鼠标单击分节符，然后按一下键盘上的【Delete】键，分节符就被删除了。例：删除第2章与第3章的分节符，可以发现第2章的页面设置变成和后面第3章一样1.2.4页眉和页脚页眉和页脚一般用于显示文档的附加信息，包括文档名、作者名、章节名、页码、编辑日期、时间、图片以及其它一些域等。页眉位于上页边区，页脚位于下页边区。1.2.4页眉和页脚1.设置页眉和页脚“视图”菜单的“页眉和页脚”，出现“页眉和页脚”工具栏。2．奇偶页不同的页眉和页脚（1）单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮，显示“页面设置”对话框。（2）选择“版式”选项卡，在“页眉和页脚”项目栏选中“奇偶页不同”复选框，然后单击“确定”按钮。（3）在“奇数页页眉”区中输入内容后，单击“页眉和页脚”工具栏的“显示下一项”按钮，即转换到“偶数页页眉”编辑状态。1.2.5页码添加页码（1）使用“插入”菜单单击“插入”菜单中的“页码”命令。（2）使用“页眉和页脚”工具栏①在“视图”菜单上，单击“页眉和页脚”命令，显示“页眉和页脚”工具栏。②单击“插入页码”按钮。1.2.6目录和索引1．文档目录（1）创建目录①将插入点定位到要建立目录的位置，打开“插入”菜单，单击“引用”下的“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框。②选择“目录”选项卡（2）更新目录右击目录，单击快捷菜单中的“更新域”命令。（3）删除目录打开“大纲”工具栏，单击“转到目录”按钮。此时目录中的所有标题都会被选中，按下【Delete】键就可以将目录全部删除。若要删除目录中的部分标题，只要把这些标题选中即可按相同方法删除。1.2.6目录和索引2．图表目录在为文档中的图表、公式等编制目录之前，先要为这些对象创建题注。将插入点定位到需要编制图表目录的位置，打开“插入”菜单，单击“引用”下的“索引和目录”菜单命令，打开“索引和目录”对话框，选择“图表目录”选项卡。1.2.6目录和索引3．索引索引是按照一定分类标准和需要，把文档中的主要概念或各种名词术语摘录下来，按一定次序分条排列，以供读者查阅。（1）标记索引项①用鼠标选中文档内要作为索引项的文本②单击“插入”菜单“引用”/“索引和目录”菜单命令，打开“索引和目录”对话框，单击“索引”选项卡。③单击“标记索引项”按钮，输入主索引项和次索引项文本。④单击“标记”按钮。（2）提取标记索引定位后文档末尾，单击“插入”/“引用”下的“索引和目录”命令。选择索引选项卡，确定即可（3）删除索引项可先删除索引标记，后更新索引（4）隐藏索引标记（常用工具栏）1.3域1.3.1域的概念1.3.2域的操作1.3.3常用域1.3.1域的概念域是Word中的一种特殊命令，它由域特征字符和域代码组成。域特征字符是指包围域代码的花括号“{}”，它不是从键盘上直接输入的，按组合键【Ctrl】+【F9】或者单击“插入”菜单的“域”命令，可插入这对域特征字符。域结果和域代码是域的两种不同的显示形式。1.3.2域的操作1．域结果和域代码的显示切换按【Shift】+【F9】组合键可在其域结果和域代码之间进行切换显示。2．插入和编辑域选择“插入”菜单中的“域”命令。3．更新域单击所需更新的域，按下【F9】功能键。也可以右击域，在快捷菜单中选择“更新域”命令。4．域的选择定位使用【F11】功能键可选定后一个域，按下【Shift】+【F11】组合键可选定前一个域。其次，还可以用Word的查找功能快速定位到特定的域。*5．域的锁定和断开链接单击某一个域，按下【Ctrl】+【F11】组合键即可将其锁定，从而禁止这个域的自动更新。锁定域的过程是可逆的。要解除锁定，可以使用【Ctrl】+【Shift】+【F11】组合键。如果一个域插入文档之后不再需要更新，可以解除域的链接，用域结果代替域代码。可以使用【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键断开域的链接。断开链接后，域结果就变成了普通文本形式，其域代码已被删除，再也不能进行更新。与锁定域不同，断开域链接的操作是不可逆的，即没有可以用来重新链接域的按键或者菜单操作。若要更新域，只能重新插入域。1.3.3常用域1．Page域用途：在PAGE域所在处插入当前页的页码。2．RevNum域用途：插入文档的修订次数。3．Section域用途：插入当前节的编号。4．SectionPages域用途：插入一节的总页数。5．PageRef域用途：插入指定书签的页码，作为交叉引用。观看我们之前插入的常用的域，目录，题注等等1.4文档修订1.4.1批注操作1.4.2打开和关闭修订1.4.3查看批注和修订1.4.4审阅批注和修订1.4.1批注操作批注是作者或审阅者为文档添加的注释。1．插入批注单击“插入”菜单中的“批注”命令。2．显示/隐藏批注正文编辑状态下，单击“视图”菜单中的“标记”命令可以显示/隐藏批注标记。3．修改批注直接单击要编辑的批注框的内部，然后根据需要进行修改。4．删除批注右键单击该批注，然后单击快捷菜单中的“删除批注”命令。注意批注不是修订1.4.2打开和关闭修订１．打开修订-------文档的所有更改会显示出来单击“工具”菜单的“修订”命令。可看到对文档所有的修改，或者打开审阅工具栏２．关闭修订-------对文档进行更改，不会做出标记单击“审阅”工具栏上的“修订”按钮，或者双击状态栏中的“修订”字样。即重复一遍打开修订时的操作。1.4.2查看修订1.显示修订和批注“视图”菜单的“标记”命令，打开“审阅”工具栏，单击“显示状态”下拉列表按钮，选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。2.单击“审阅”工具栏中的“后一处修订和批注”按钮或“前一处修订和批注”按钮，可以逐个向后或者向前查看文档中的修订或批注。3.隐藏修订标记同批注，视图菜单/标记1.4.4审阅批注和修订接受和拒绝修订后，相应的修订标记自动消除1．接受修订打开“审阅”工具栏，单击“接受所选修订”按钮。2．拒绝修订单击“审阅”工具栏中的“拒绝所选修订”按钮。1.5邮件合并1.5.1邮件合并功能1.5.2邮件合并过程1.5.1邮件合并功能使用邮件合并功能，可以创建：一组标签或信封，所有标签或信封上的寄信人地址均相同，