秘书工作中的角色意识正文

浅析秘书工作中的角色意识摘要：秘书在工作中的角色意识，对于秘书高效完成本职工作提高自身工作能力具有深刻而长远的意义。本文主要从角色意识的重要性、树立秘书角色意识的必要性、秘书角色意识的主要内容、秘书角色意识的培养方法等几个方面浅要分析了秘书工作中角色意识的各方面内容。由于能力有限，本文不求深刻，但求全面把握秘书角色意识的各个方面，以期为秘书角色意识系统性的研究出一份绵薄之力。关键词：角色意识秘书角色角色意识培养社会生活是一个万花筒，每一个人都是不同的色彩，正是这些不同的角色共同创造了世界的缤纷多彩。在社会上每个人都有自己特定的岗位,扮演着不同的角色。角色是指在社会和群体中有着自己特定地位和行为模式的一类人。角色意识,则是特定角色对自己角色行为的认知。因此秘书的角色意识就指秘书对自身职业的认识，对职业属性、职责和地位的深刻理解。它是从事秘书职业的人对自己所担任角色的社会地位及由此所规定的职责的知觉、理解和体验。作为秘书人员，应在这个基础上不断地调节自我心理、自我行动。在工作中树立正确的角色意识，对秘书人员的工作和自身发展至关重要。一、树立正确的角色意识的重要性拥有角色意识是每个社会工作者高效完成自身工作的前提。2011年7月，发生了震惊全国的“7·23”甬温线动车追尾事故。这一事故发生后，全国人民对事发原因、伤亡情况非常关心。发生26小时之后，官方新闻发布会在温州举行。当铁道部发言人王勇平被问到“为何救援宣告结束后仍发现一名生还儿童”时，他称：“这只能说是生命的奇迹”。之后，被问到为何要掩埋车头时，王勇平又说出了另一句话，“至于你信不信，我反正信了”。随后王勇评和铁道部遭到了广大网友的强烈质疑和讽刺，“至于你信不信，我反正信了”也成为了网络热词。在这个事件里，王勇就没有认识到自己作为铁道部发言人的角色特征，微笑着以个人的感受来回答记者的访问，丧失了铁道部作为一个国家部门的严肃态度，以及事故发生后应有的悲痛。正是因为这句话，不仅王勇本人被网友讽刺，成为网络红人，铁道部在广大人民心中的形象也大大受损。王勇丧失了铁道部发言人的角色意识，而一个头脑清醒的秘书,必须时刻思考这些问题:角色是如何定位我的，我需要做什么?我该如何说话办事。也就是说,必须要有强烈的角色意识。与之相反的是，2014年12月，国家主席习近平来到庆丰包子铺吃午饭，自己亲自排队端盘子、取包子、买单。这一举动让全国人民都非常满意，感受到了主席平易近人的亲民风范。庆丰包子铺也因此火爆，这种火爆背后，是人们对主席这一行为的肯定。习近平虽然是国家主席，但在吃午饭时，却把自己当成一个普通的顾客，自食其力，不铺张浪费。因此赢得了全国人民的爱戴。这两个事件对我们秘书人员的启示是很深刻的，培养正确强烈的秘书的角色意识，有助于秘书人员明细自身工作职责，在工作中不断进取，提升自身素质，处理复杂多变的工作任务。秘书工作具有复杂性，综合性，突发性等特征，有条不紊的处理好各项事宜对对秘书人员来说是一个严峻的考验。想要应付自如的处理好这些工作，就不得不持之以恒的强化秘书的角色意识。只有具有了鲜明强烈的角色意识，才能在工作中自主发挥自己的知识才干，将能力转化为实效。而不仅仅是工作中的一个机械运动的“工作机器”如果没有强烈的角色意识，就难以培养工作热情，更别说在秘书的工作岗位上不断进步了。要真正在工作中，成为领导的好助手。为领导提供正确及时的服务，就要弄清楚自己角色内的本职工作。在正确的角色意识的指导下，顺利完成领导要求的各项工作，不断在岗位上开拓创新，积极进取。培养明确的角色意识，不仅对秘书工作者的工作具有重要意义，对于公司企业的，事业机关的工作作风，办事效率，公众形象，也有积极的促进意义。二、秘书在工作中树立角色意识的必要性1、意识帮助明晰自身工作职责；树立角色意识有助于秘书人员明晰自身的工作职责。有了鲜明强烈的角色意识，就方便为自己定位。明白为领导服务是秘书最基本最重要的工作，领导的工作中心在那些方面，秘书就必须把自己的工作延伸到这些方面。领导的工作决定了秘书的工作范围。在工作中，秘书是参谋者、服务者而不是决策者、中心人物。因此不能超越自己的工作范围，擅自做主，目无领导，特立独行。而是在工作中不断约束和警醒自己。同时，秘书在自己的工作领域内，又是主角，要从事接待、调研、文案等工作。秘书必须在辅助领导的同时，积极主动的完成自己的本职工作。只有树立强烈而清晰的角色意识，才能充分认识秘书角色的这种双重性,继而不断调适自己的行为,分清众多角色之间的关系。成为一个对领导负责，对自己工作负责，坚守自己本职工作的好秘书。2、意识有助于完成角色转换每个人在社会上，都有多种角色。在不同的时间地点和处境中，有着不同的角色定位。只有有了角色意识，才能在不同角色之间顺利转换。如果不注重角色意识的培养，很可能发生“角色错位”，角色错位是指人们以某种角色的行为模式去从事另一种角色活动。这对秘书正确履行自己的工作职责是非常不利的。秘书是帮助领导开展工作不可或缺的助手,秘书在工作中的角色是领导者的参谋、助手。但同时，秘书人员在社会上也有着其他的角色，在家庭中是家庭成员，在社会上是社会公民。因此，在不同的时间地点和情景下，需要不断转化自身角色定位。在工作中，秘书思考问题、处理问题不能同于一般工作人员和群众,要切实履行自己的职责，维护自身秘书形象。不能把自己的个人恩怨带到工作中来，不能以自己个人的喜恶来处理工作中的事务。同样，在下班回家后，不能把工作中的压力带到家庭生活中，在家庭生活中应当充分放松，以补充精力来面对第二天的工作。如果没有角色意识，很可能无法分清自己的主要任务，在工作和家庭事务中顾此失彼，手忙脚乱。从而影响自身的家庭生活也影响工作效率。三、秘书角色意识的内容1、角色特征意识；任何工作都有其特殊性。秘书的主要工作是依据领导机关的要求,在领导和下级部门之间进行沟通，传达，联系，协调的。它是一个连接领导和部门的关键纽带，是领导得力的协助者。由于特殊的工作性质，秘书时刻相伴领导左右，可以掌握大量普通工作者难以掌握的信息。在一些特殊时刻，秘书还需要代替领导出席各种场合，甚至依据领导的意见做出各种决定。这种特殊的工作性质很容易使得秘书忘记自己的本职工作，甚至以领导者自居。以领导的行为方式来进行工作，这样的秘书角色在工作中是不会受欢迎的，也是难以开展工作的。秘书的角色意识的关键部分，就是看到自己工作的的特殊性，在工作中保持清醒的姿态和谦虚朴素的作风。2、角色服务意识；秘书的首要任务是服务于领导。在日常工作中，秘书要时刻为领导考虑，做好服务工作。首先秘书要重视细节，对于细节的重视往往会成为评判秘书工作的关键。曾有一位知名的领导盛赞他的秘书是他得力的助手，而他着重提到的是，在平时的工作中，他的秘书会随身携带他的名片、记事本、手机备用电池、可能用到的现金等，了解他的饮食习惯，明白他的做事风格。这些事情说起来简单，却需要秘书有强烈的服务意识，才能如此心细如丝，事事为领导考虑好。其次，其次，要主动为领导服务，要依靠自己的直觉和判断力，提前做好准备工作。而不仅仅的疲于应付，敷衍了事。这就需要秘书在工作中时时保持警觉，面对突发情况，秘书要随机应变，为领导化解尴尬。周恩来总理就是最善于处理突发事件的楷模。1973年十大闭幕之时，按照会议的惯例，应该的党和国家领导人毛主席先离席。但是，那个时候，因为毛主席的身体状况已经很差了，突然无法自己站立起来。为了避免外界对于毛主席身体状况的猜测，这时候周总理机智的说：“毛主席要目送大家离开会场。”成功的化解了领导的尴尬，同时维护的党中央的形象。这正是一个优秀的秘书应该具备的能力。机智的处理突发情况，为领导排忧解难对秘书工作至关重要。同时，服务于领导并不等于无原则的绝对服从。当领导出现问题时，应该以适当的方式指出，进行纠正和处理。对于领导的恶习，不能纵容和讨好，而应该促其改正。唐太宗时期的魏征就是直言进谏的好榜样，对于唐太宗犯的错误直言不讳，也因此赢得了唐太宗的信任和赞赏。直言进谏也是为领导服务的另一种方式。3、注重细节意识老子曾说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细”，它精辟地指出了想成就一番事业，必须从简单的事情做起，从细微之处入手。大凡事业成功者，多注重细节。而秘书这一特殊职业，更需要对于细节的关注。一般人对于秘书的理解只是服务领导的日常。在这个基础上，作为一个优秀的秘书，更要不断进取创新，在细节里提高自己。在秘书界有这样一个经典的事例：小A与小B都是工作勤劳、业绩突出的秘书人员，但是半年后只有小A留下晋升，而小B则无声无息地离开了。理由何在？经理最终透露了他半年来对两人的考察结果和决定：小A和小B在工作业绩方面确实平分秋色，而且人缘也不相伯仲，要在其中选拔一人实在很为难，但是到了他们的宿舍走走时，却发现凡是没人的时候，小B房间里的灯总是亮着的，电脑也经常是随便地开着的，毫无保密意识；但小张A的房间却是熄了灯、锁上门并关闭好电脑的……所以，经过详细的考虑，留下小A，淘汰了小B。这个故事深刻的说明了细节对于秘书工作的重要性。因此秘书在工作中要格外重视细节。首先要提高自己各方面的能力。比如掌握好基本的英语口语，熟练运用办公软件。在与领导相处时，要保持兴趣和关注。对领导的衣食住行，每天的工作安排要了然于胸。在与领导对话时，要注重语气和语速，做到不卑不亢，不急不慢。在与客户的交往中，要热情周到，主动问候，注意礼貌用语。第一次见面时，要明确介绍自己。在与客户的对话中，要有时间意识，约定见面时间时，要用准确的计时单位。同时，在任何情况下，都要保持冷静。明白突发情况是不可避免的。在应对突发情况时，要保持冷静，分清轻重缓急。有条不紊的处理好各项事务。4、角色效率意识：秘书人员要不断提升自己的工作能力，强化工作效率。秘书的工作琐碎细致，又包罗万象。工作中难免千头万绪，顾此失彼。这就需要秘书保持清醒的头脑，分清轻重缓急。有条不紊的处理各项任务。在工作中，秘书不妨把需要做的事随手记在笔记本上。同时，对于领导交代的任务，有不明白不清晰，可能存在误解的地方，要及时确认。听懂领导的要求之后，尽量重复一遍，这样可以帮助记忆，也可以同时确认领导的意思。同时秘书需要广泛涉猎各方面的知识。当前社会是一个信息社会，需要不断从各种渠道获得信息。因此秘书要熟练掌握各种信息技术。对于一些年龄较大的领导，可能还不习惯运用网上支付交易，不习惯微信微博的通讯方式。而在工作中，难免会遇到熟练掌握这些的客户。因此秘书就要先于领导掌握这些网络工具。同时，对于领导专业领域的知识更要熟练掌握，作为一个电力部门的秘书，不能不懂电学的相关术语，对于一个食品公司的秘书，不能不懂得公司产品的特色。这些基本知识的掌握，对于秘书与其他职能部门的员工交流，与客户交流都是必须的。因此，秘书要不断学习、不断提高自身的各项能力，才能高效的完成自身工作。四、角色意识的培养1、明确定位：秘书人员在工作中必须明晰自己的工作定位。明晰自身的职责和工作内容。哪些事应该自己处理，哪些事应该请示领导，哪些事要坚决抵制。这就需要秘书心中有一个明确的界限和标准。在领导面前树立服务者的心态，急领导之所急，想领导之所想。在领导需要时及时发挥作用，在领导处于危急事及时化解危急。凡是要主动考虑，积极解决。不能被动接受，敷衍了事。在领导和普通员工之间，做好桥梁和纽带的工作。正确传达领导的要求，及时汇报员工的需求和意见。在领导和员工的关系中起到润滑调节的作用。不能越俎代庖，凭借自己的工作特点在其他员工面前发号施令，盛气凌人，俨然一副领导的姿态。在领导面前欺上瞒下，根据自己个人的喜好随意评判其他员工。要顺利完成这个过程,秘书必须具有高度的责任感。这种责任感一方面来自自己身处领导身边、直接为领导服务的体验,另一方面出于自己在社会生活中负有的重要责任。就是在市场经济的新形势下,对不同领导的适应和自我心理调节,以保持心态的稳定和平衡。才能实现自己的角色价值2、掌握规律：只有掌握秘书工作的特殊规律，才能更好的服务于工作。首先要掌握专业性与综合性统一的规律。秘书人员在工作中既要有专业的特长又要有综合的