供应链每一步单据培训手册

单据培训手册登陆系统1、打开电脑，双击金蝶K3主控台，进入K3登陆界面2、登陆K3系统，选择要登陆的组织机构（XX|XXXX帐套），帐套名称（XX.XX|XXXXX测试帐套），输入用户名和密码，点击确定正式启用后登陆的帐套为（XX|XXXX帐套），帐套名称（XX.XX|XXXXX测试帐套）1．第一次登录要选择组织机构与账套，之后无需选择（需要确认）3．第一登录要录入自己的用户名4．录入自己的密码5．点击【确定】2．选择要登陆的帐套一、采购订单管理1、采购订单业务描述i.部门的采购员根据汇总后的采购计划在K3系统中制作采购订单2、采购订单操作的对应人员i.采购订单录入：设备处和安保中心采购员ii.采购订单审核：采购调剂部相关负责领导3、采购订单相关操作人员权限i.部门采购员：采购订单的录入、查询、修改、作废、及时库存查询、涉及的相关报表查询等ii.部门的相关领导：采购订单的查询、修改、审核、及时库存查询、涉及的相关报表查询等4、采购订单制作采购员在金蝶K3系统中进入【供应链】→【采购管理】→【订单处理】，双击明细功能【采购订单－录入】，进入采购订单录入界面（见图－1）正式帐套图－1录入订货日期、订货单位名称、采购方式，物料代码、数量、单价、金额、税率、订单部门、业务员等订单信息，确定无误后点击《保存》键即可。（见图－2）图－2查询库存可以点查看菜单的库存查询选项或按【F12】，即可调出及时库存采购方式决定付款方式录入物料代码或按【F7】键查询子功能明细功能如果保存后发现错误，可点击《修改》键，进行相应的修改，然后点击《保存》键将修改后的单据保存；如点击《放弃》键，则系统对所修改的内容不予保存。注：单据头必填项：采购方式（默认赊销）、供应商、日期单据体必填项：物料代码、数量、交货日期单据脚必填项：部门、业务员5、采购订单审核由具有权限的操作员对录入系统中的采购订单进行审核操作，查找到要审核的采购订单，选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单查询条件设置界面，设置关键查询条件确认订单内容无误后在采购订单上点击《审核》键即可，只有完成一级审核后的采购订单才能下推生成外购入库单，执行完毕的采购订单，系统会自动关闭。如果采购订单未执行完，但已经确认不再继续执行，必须手工关闭采购订单。6、报表及数据分析i.采购订单执行情况明细表：按供应商反映的每张采购订单的详细执行情况，它与汇总表一起，分别从详细和汇总的角度反映订货的入库情况。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【订单处理】子功能→【采购订单执行情况明细表】处双击进入采购订单执行情况明细表查询条件设置界面，设置关键查询条件ii.采购订单执行情况汇总表：按关键字汇总数据、以综合反映订单执行情况的报表。即可以按物料类别、供应商类别等汇总反映根据不同条件所查询到的汇总数据。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【订单处理】子功能→【采购订单执行情况汇总表】处双击进入采购订单执行情况汇总表查询条件设置界面，设置关键查询条件二、外购入库管理1、外购入库业务描述仓库保管员根据系统中的采购订单下推生成外购入库单，外购入库单是仓库库存变化的体现依据。2、外购入库单操作的对应人员i.外购入库单录入：仓库保管员ii.外购入库单一级审核：仓库保管员iii.外购入库单二级审核：质测部人员3、外购入库单相关操作人员权限i.仓库保管员：外购入库单的录入、查询、修改、一级审核、作废、及时库存查询、相关报表查询等ii.质测部人员：外购入库单的查询、二级审核、及时库存查询、相关报表查询等iii.财务签帐人员：外购入库单查询、三级审核、及时库存查询、相关报表查询等4、外购入库单制作采购到货，保管员在收到检验合格单后，在K3系统中进入【供应链】→【采购管理】→【外购入库】，双击明细功能【外购入库单－新增】，进入外购入库单录入界面录入入库日期、供应商，源单类型选择采购订单，在选单号处录入订单编号（无法确定订单编号的，可以按F7进行查找），选择订单中本次入库的明细内容，（注意：按shift可连续选择需要选择的单据；按ctrl可分散选择需要选择的单据）点击《返回》或者按回车，如果本次入库的数量和订单不一致的可以手工修改数量，填写原料本次入库的批号，选择存放的仓库，点击《保存》即可。保存成功后，保管员在确定入库内容无误后在外购入库单上点击审核，做第一级审核注：单据头必填项：采购方式（默认赊销）、供应商、日期单据体必填项：物料代码、实收数量、单价（不含税）、金额（不含税）、收料仓库（自动携带默认仓库信息，不一致时需改正），批号（）单据脚必填项：保管、采购部门、验收、业务员5、外购入库单多级审核仓库保管员审核后的外购入库单传递到设备处或者安保中心的采购员做二级审核，选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单查询条件设置界面，设置关键查询条件如果物料启用批号管理的批号必须填写来源于采购订单录入采购订单库单号或按电脑【F7】键查询注意：条件设置标签中的各种过滤条件的组合。（1）“名称”过滤字段设置处各种过滤条件的选择；（2）单据状态的搭配选择：“时间”，“审核标志”，“红蓝字”等选项。设置完查询条件后，“确定”，进入外购入库单序时簿。在该界面选中需要审核的入库单，注意：按shift可连续选择需要审核的单据；按ctrl可分散选择需要审核的单据，按【审核】快捷键，即可审核入库单3、报表及数据分析i.采购汇总表：综合反映一定时间物料的汇总购进情况，是采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购入库情况和购进成本的对应情况及差异。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子功能→【采购汇总表】处双击进入采购汇总表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购汇总表ii.采购明细表：详细反映一定时间每个物料的购进情况，是对采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购入库情况和购进成本的对应情况及差异选择。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子功能→【采购明细表】处双击进入采购明细表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购明细表iii.采购价格分析：针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子功能→【采购价格分析表】处双击进入采购价格分析表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购价格分析表三、采购发票1、采购发票业务描述设备处、安保中心的采购员根据收到供应商的采购发票，由K3系统中的外购入库单下推生成采购发票2、采购发票单操作的对应人员i.采购发票录入：设备处、安保中心采购员ii.采购发票审核：财务应付岗位3、采购发票相关操作人员权限i.设备处、安保中心采购员：采购发票的录入、查询、修改、作废、和采购发票相关的报表查询等ii.财务应付岗位签帐人员：采购发票查询、审核、和采购发票相关的报表查询等4、采购发票的制作：发票到达时，由外购入库单生成采购增值税发票。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单筛选条件设置界面，如图2中“查询”操作所示。在外购入库单序时簿中选中需要生成发票的入库单（如果该入库单有多条记录，需用SHIFT连续选中所有记录，如果只需要选择同一张外购入库单中的某几条记录，需要将外购入库单进行拆分，即一张入库单只能对应一张发票），执行【下推】菜单→【生成购货发票（专用）】，在弹出的窗口中，点【生成】选择菜单中下推，下推生成购货发票（专用）。生成后，系统自动弹出增值税发票录入界面，且该界面中，入库单相关采购信息自动携带，补充相应项目后保存即可注意：赊购方式的购货发票保存后自动传入应付系统挂帐，现购方式的购货发票，通过设置选项也可以在应付系统查询到。4、费用发票录入完采购发票后，如果该笔业务有运费，生成发票保存存后，打开发票录入界面，执行【查看】菜单→【费用发票】功能选项。直接进入费用发票录入界面，输采购运费等数据，保存，退出后，费用发票号码自动填入采购发票中。注意：赊购方式的购货费用发票保存后以其他应付单的形式自动传入应付系统挂帐，在其他应付单处可查询得到四、领料出库1、领料出库业务描述车间领料员根据车间生产情况填写领料单2、领料出库单操作的对应人员i.领料出库录入：车间领料员ii.领料出库一级审核：车间领料员iii.领料出库二级审核：仓库保管员iv.领料出库三级审核：财务签帐人员3、领料出库相关操作人员权限i.车间领料员：领料出库的录入、查询、修改、一级审核、打印、作废、库存查询，和领料出库相关的报表查询等ii.仓库保管员：领料出库查询、修改、二级审核、库存查询，和领料出库相关的报表查询等iii.财务应付岗位签帐人员：领料出库查询、三级审核、作废、库存查询，和领料出库相关的报表查询等4、生产领料单的制作车间领料时车间领料员在K3系统中填写生产领料单，选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【领料发货】子功能，双击【生产领料—录入】明细功能，进入到生产领料界面。在生产领料界面录入领料类型、领料部门、物料代码、批号、数量、发料仓库、领料人、发料人等相关信息注：单据头必填项：领料类型（默认为一般领料）、领料部门、日期单据体必填项：物料代码、批号、数量、发料仓库，发料仓位单据脚必填项：领料人、发料人进行一级审核并打印领料单、签字如果领用材料走在建工程项目，拿领料单到技改处确认项目并由相关人员在领料单上盖章；然后到财务在建工程岗位盖章。仓库发料时根据签字的打印领料单，审核领料单，确认出库的数量、批号（必须和设备的IC号保持一致）、仓库等信息的准确性，然后发货。5、报表及数据分析i.生产领料汇总表：按产品、生产车间等归集物料领用情况的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【领料发货】子功能，双击【生产领料汇总表】明细功能，双击进入到生产领料汇总表界面，填入过滤条件，点击确定即可进入生产领料领料明细功能子功能细化到车间的生产线汇总表ii.库存台帐：是统计查询各仓库，各物料，各月份的收发存情况的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【库存台帐】明细功能，双击进入到库存台帐界面，填入过滤条件，点击确定即可进入库存台帐iii.物料收发汇总表：统计各仓库各存货的收发存情况；提供按会计期间、存货类别、存货地点查询显示；按所有存货数量汇总、相同单位存货数量汇总、不汇总存货数量选项的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【物料收发汇总表】明细功能，双击进入到物料收发汇总表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发汇总表生产领料汇总表子功能iv.物料收发明细表：统计各仓库各物料的明细收发存情况的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【物料收发明细表】明细功能，双击进入到物料收发明细表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发明细表五、仓库盘点六、仓库盘点：统计各仓库各物料的明细收发存情况的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【盘点作业】子功能，双击【盘点方案】明细功能，双击进入到盘点方案界面，新增盘点方案，选择好要做盘点的仓库打钩，点击确定即可进入盘点方案盘点方案主要是序时地记录每次盘点的时间、仓库等信息，系统按盘点方案建立的时间及所选取的仓库、物料确定盘点范围，对相应的库存数据进行备份。并可以对盘点数据引出。打印盘点表：录入盘点数据库存盘点完成后，使用者可以据盘点人提供的盘点资料按仓库录入或者引入盘点数据。盘点报告单：系统根据录入的盘点数据和账存数对比，分仓库自动生成物料盘点报告单，并可以自动生成物料的盘盈盘亏单。单击【盘盈单〗或【盘亏单〗后，系统根据盘盈或盘亏数量，自动生成物料的盘盈单盘亏单；生成成功后，会给予用户生成成功的提示，并列出单据号。盘盈盘亏单维护：出单生成的单据不会自动更新库存