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去年秋季,参加了一次工作坊,主题是“大学的电子邮件礼节”。尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感,但随后课业催人老,一直顾不上整理。后来学期结束,国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题,所以把这些玩意分享给大家。这些信息来自研究生写作中心,较为权威,可以放心实践。内容很多,我只整理那些“醍醐”。因为这些是我自己犯过错误的地方。1.邮件主题(subject)不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实际地址,所以无需在主题里再写一遍。2.在第一封邮件中称呼对方,两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。(例如Prof.、Hello、全名云云)DearDr.***/DearProfessor***(***是姓)3.收到回信后,可以根据对方的落款,决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字(firstname),那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写,那么下一次仍然要用正式称呼。不过,在任何时候,用正式称呼都是保险的。4.正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式:Mynameis***(全名),andIam…例如:MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.5.正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况:有人推荐;无人推荐;两人原本相识,但很久没有联系。6.接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negativepoliteness)。常用的策略有:主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态。7.避免使用Iwant和Iwouldlike,实在要用,就用Iwouldlove。最坏最坏,也要用Iwanted代替。8.多用Iwaswonderingif(一定要用was,而不是Iwonder或Iamwondering)。9.多用woulditbepossible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。例如:(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)Woulditbepossible(foryou)toarrangeanappointment(forme)sometime?10.避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。11.提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是:展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。12.结尾必然要感谢。最正式的表达是:Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.13.落款之后的正式礼节问候是:Sincerely;Bestwishes;Bestregards。其他的都不甚正式。Source:Olinger,A.(withassistancefromAvineri,N.&GrayM.).EmailEtiquetteattheUniversity.AWorkshopoftheUCLAGraduateWritingCenter.October,2010.用英文给教授发邮件请教学术问题(转)2012-12-2820:39:15|分类:英语相关资料|标签:|字号大中小订阅邮件主题邮件主题(subject)不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实际地址,所以无需在主题里再写一遍。[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人,以及主要是什么事。很多教授只看主题。]一个好的标题,要能简洁地概括邮件的目的或内容。如果你对教授的某个研究项目感兴趣,就可以用这个研究方向作标题,例如Deformationandfractureofhexagonalclose-packedmetals或者Fabricationofsemiconductorthroughchemicalvapordeposition等等。然后在邮件的正文里,可以谈谈你对这个方向如何感兴趣,你有什么相关的学术背景,还有你对这个研究领域的任何见解。如果你对教授的某一篇文章很感兴趣,并且你的邮件正文里要谈到这篇文章,那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。如果文章的标题过长,可以把它压缩一下。此外,还有人喜欢用一种开门见山式的标题,比如Inquiryintograduateadmissionoffall2011。这种标题我本人没有尝试过,不知道效果如何,有兴趣的同学可以自己去尝试。最后,我想说的是,套磁信的标题并没有一定之规。大家不要拘泥于我上面提到的这几种,一定要勇于创新。在主题中包含coursenumber,Questionabout3009assignment或者questionaboutEnglish2011essay.听起来很真实,而aquestion看起来像垃圾邮件。QuestionaboutEnglishassignmentorquestionaboutassignment,withoutidentifyingtheclassyou'rein,mayleaveyourprofessorwiththechoreoffiguringthatout.Forsomeoneteachinglargelectureclasses,thatmightmeanreadingthroughhundredsofnamesonrosters.Butevenforaprofessorwithsmallerclasses,it'sadragtogetane-mailthatmerelysaysI'minyourEnglishclassandneedtheassignment.AllyourEnglishprofessor'sclassesareEnglishclasses;sheorhestillneedstoknowwhichoneisyours.称呼Salutationsmatter.ThesafestwaytostartiswithDearProfessorSoandSo(usingtheirlastname).Thatwayyouwon'tbegettingintotheissueofwhethertheprofhasaPh.D.ornot,andyouwon'tseemsexistwhenyouaddressyourfemale-professorasMs.or,worseyet,Mrs.ThisandThat.称呼很重要。最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”(×××是姓)。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他,并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。其他的方式都是错误的。(例如Prof.、Hello、全名云云)Chooseanappropriategreeting.Hi/HelloProfessor[Blank]isalwaysappropriate.SubstituteDearandyou'veendedupwritingaletter;leaveoutHiandyourtoneistoobrusque(无礼).开篇介绍自己,表明意图一般开头简单介绍下自己,表明你对他的研究感兴趣,对作者的结果给予一定的肯定。然后,如果是你主动写电子邮件给别人的话,那就以你写此邮件的目的开头。例如,Iamwritingtoenquireabout…或是Iamwritinginreferenceto…在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式:Mynameis***(全名),andIam…例如:MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况:有人推荐;无人推荐;两人原本相识,但很久没有联系。[这句话挺重要的,因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好,比如这个教授的同事某某某推荐你去找她,因为某某原因,那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐(更常见的情况),一定要说清楚原因,例如刚刚看了人家的一篇新作云云(你要确实看过才能这么说),不然人家可能就不往下读了。]提出问题或请求清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到25-30封邮件,所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。如果你不能快速直达主题,对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此,迅速切入主题。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negativepoliteness)。常用的策略有:主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态。[这是最最重要的两个原则之一。谈谈消极礼貌]1.多用Iwaswonderingif(一定要用was,而不是Iwonder或Iamwondering)。[打交道多了,可以不必拘泥于此。例如也可以说Iwondered...甚至shallwe...如果是自己的导师,或者工作往来很密切的教授,一天到晚说“Iwaswonderingif”,过分礼貌,其实也挺奇怪的。]多用woulditbepossible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。例如:(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)Woulditbepossible(foryou)toarrangeanappointment(forme)sometime?2.避免使用Iwant和Iwouldlike,实在要用,就用Iwouldlove。最坏最坏,也要用Iwanted代替。避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。[这是最最重要的两个原则之二。]常用的方法是:展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。Askpolitely.Couldyoue-mailmethepagenumbersforthenextreading?Thanks!isalotbetterthanIneedtheassignment.“Whatgreatnews!I'dbethrilledtomeetwithyou。。。”“Woulditbeconvenientto。。。“”Yes,itwouldcertainlybefineto。。。”“Wouldyoupreferto。。。”“Ilookforwardtoitwithgreatpleasureandthankyouforyoureffortsandtime.”“ThankyoufortheverykindXXXX.Iwastouchedbyyourthoughtfulness,andassureyouthatitwaswhollymypleasuretoxxxx.I'mdelightedtoknowthat。。。。”Thanksforallofyoureffortandservicetoxxxx.It'sbeenapleasuretoworkwithyouandI'mlookingforwardtotheresultsofyourxxxxIhopeyouhadaverygoodSpringbreakinspiteofthismuchappreciatedworkthatyou'vedonefor....I'mlookingforwardwithgreatpleasuretoworkingwithyouonxxxx“Ihopethisemailf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