文件管理规定

XXX公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司文件管理制度化、规范化、提高文件处理的工作效率和品质，特制订本规定。第二条公司人事行政中心是文件管理工作的主体部门，并对各事业部及中心的部门文件管理工作进行业务指导。第三条本规定适用于公司总部、各个事业部及中心。第二章文件种类第四条公司通用文件种类包含但不限于通知、通报、规定、人事命令和会议纪要。（一）通知：用于发布公司规章制度等文件，传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项，以及传达公司或国家有关法规及精神等。（二）通报：用于表彰先进、批评错误和传达重要情况。（三）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（四）人事命令：用于公布公司人事任免决定。（五）会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。第三章文件格式第五条公司文件由版头、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、发文单位署名、发文日期、印章等组成。（一）版头：正式文件版头以红色大字“新华百货东桥电器有限公司”加“文件”二字或加括号标明文种组成，居中印在文件首页上部。（二）发文字号：由公司简称、（制/纪/人/办）字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。以公司名义下发的制度性、流程性文件的发文编号为：公司简称+制字+[年号]+第×××号；以公司名义下发的会议通知、会议纪要的发文编号为：公司简称+纪字+[年号]+第×××号；以公司名义下发关于任命、调动等人事方面的发文编号为：公司简称+人字+[年号]+第×××号；以公司名义下发关于整个公司或各部门的一般性通知、文件的发文编号为公司简称+办字+[年号]+第×××号。（三）标题：文件标题应准确、简要地概括文件的主要内容并标明发文部门、事由和文书种类。通知类发文的标题格式为“关于×××的通知”；制度、流程类发文的标题格式为“×××管理制度/×××流程规定”；人事类发文的标题格式为“关于对×××的人事任免决定”。（四）主送部门：四号仿宋体（指文件主要送达的部门，一般只写一个主送部门，若需报送另一部门，可用抄送的形式）。（五）正文：文件的主体，要求文字简明扼要、条理清楚、实事求是，正文使用三号仿宋字体（表格中的文字可用12号字）。（六）附件：若文件带有附件，须打印成另外一页置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文单位署名之前注明附件的名称。“附件：”两字在正文上空一行，做空两字的位置，三号仿宋体标识。（七）发文单位署名：四号仿宋体（指发文的上级单位或领导），写在文件下方偏右，需写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。（八）发文日期：发文日期一般以签发人签发日期为准，应当注明年、月、日。（九）印章：需各部门和中心进行签字确认的流程制度性文件，应当加盖印章。（十）打印要求：文件页码两页以上（包括两页）需在页脚居中的位置标识页码“第X页共X页”，五号宋体；版面左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm；正式文件一律采用A4纸双面打印，左侧装订。第四章文件的编制、审核与签发第六条制度规定类文件应当作好调查研究和充分论证，广泛征求有关部门意见，由各部门负责人进行拟定，总经办进行审核，总经理签发。第七条纪要类文件由各部门负责人进行拟定，总经办进行审核，总经理签发。第八条人事类文件由各部门负责人进行拟定，人事行政中心审核，总经理签发。第九条一般性通知由发文部门按发文要求及格式拟定，人事行政中心审核，发文部门负责人签发。第五章文件的保管及归档第十条公司颁布的文件须由专人妥善看管，任何人不得擅自翻印、涂改。第十一条所有正式颁布的文件，纸质版文档由人事行政中心保留一份打印版本（加盖公章原件），电子版文档由人事行政中心刻录只读性光盘进行分类存档。第十二条公司文件由人事行政中心统一管理，定期收集、整理和入档。第十三条严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄公司重要文件（绝密、机密、秘密文件）。重要文件（绝密、机密、秘密文件）的查阅、复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。若文件不慎丢失，应立即向公司相应部门的领导汇报情况，尽快挽回影响。第六章文件的变更、修订与销毁第十四条文件的修订与变更由发文或拟稿部门负责执行，文件个别内容的变更采用换页的方式，重要内容的变更采用换版的方式。第十五条已过时或者作废的文件由文件保管人整理，交由人事行政中心审核统一进行销毁。第七章文件的执行与监督第十六条严禁公司总部及各部门乱发文件，文件发后又不严格执行或执行不力的现象。第十七条文件颁布下发后，编制或执行责任部门应组织相关人员进行学习贯彻，统一认识，奠定高效执行的基础；普及性文件在此基础上，还要以部门为单位组织学习，部门经理做好宣传讲解工作。第十八条文件执行部门在执行过程中，应坚持原则，不偏不倚，发现不合理的地方及时总结、修订和完善相应的条文规定。第八章附则第十九条本规定未尽事宜或与新颁布的规章制度、其他有关规范性文件的规定产生冲突时，以规章制度、其他有关规范性文件的规定为准。第二十条本规定经总经理审批后，自颁布之日起实行。