利用word邮件合并批量导入照片

利用word邮件合并批量导入照片字体大小：大-中-小canway发表于11-09-0515:33阅读(3127)评论(1)分类：办公技能利用word邮件合并批量导入照片-------------嘉为张辛“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。!--[if!supportLists]--一.!--[endif]--素材准备建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””，很容易就搞定了。在word中创建一个工作证的模版文件，如图所示。将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。二.!--[endif]--利用WORD邮件合并制作工作证件!--[if!supportLists]--1.!--[endif]--链接数据源将word模版和Excel信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。打开选取数据对话框，在硬盘上找到Excel员工信息表，选择打开。确认数据源是“OLEDB数据库文件”。在打开的数据源中选择sheet1表格。此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。!--[if!supportLists]--2.!--[endif]--插入合并域将Excel信息表中数据导入到Word模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。!--[if!supportLists]--3.!--[endif]--批量插入照片接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。源文件的最终效果如下图所示。此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。!--[if!supportLists]--4.!--[endif]--查看合并效果最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。但是我们发现两个问题：!--[if!supportLists]--(1)!--[endif]--照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？!--[if!supportLists]--(2)!--[endif]--比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？!--[if!supportLists]--三.!--[endif]--后期调整!--[if!supportLists]--1.!--[endif]--调整邮件合并文档的图片大小很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。!--[if!supportLists]--2.!--[endif]--选择邮件合并的文档类型回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。（注：该操作一定要在最初的主文档中进行）此时合并文档的效果如下图：注：后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：!--[if!supportLists]--(1)!--[endif]--设置文档类型为“目录”。!--[if!supportLists]--(2)!--[endif]--链接数据源!--[if!supportLists]--(3)!--[endif]--插入合并域及照片域!--[if!supportLists]--(4)!--[endif]--调整照片大小每天见面的word中有许多功能没有用过也不会用，而会了之后却又遗忘了。Word2003中的邮件合并功能相信很多人都没使用过，下面，以制作学校录取通知书为例，说明在Word2003中具体的制作步骤：第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”，见图1。第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如右图（图2）。第三步：在“选择开始文档”选项区（图3），选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。显示类似图5。第四步：在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”，显示图4。第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息（记录）后，单击“关闭”，打开右图（图6）所示的“保存通讯录”对话框。第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。第七步：单击“邮件合并收件人”对话框（图7）上，“确定”，显示右图。第八步：在图8上，单击“下一步：撰写信函”。第九步：在Word中撰写好信函，如图9所示。第十步：将光标移至在需要插入处，单击图9上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。第十一步：在“插入合并域”对话框（图11）上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。提示：每次只能插入一个域。第十二步：单击图12上，“下一步：预览信函”。第十三步：在图13上，单击“收件人”区域的按钮，可以逐个（在文档中）预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。第十四步：在“合并到新文档”对话框（图14）上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成（见下图）。提示：第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成（打印）邮件时，从该表中调用相应的数据。