常用办公软件应用技巧

俞梅2009年4月MicroOffice软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。Word是我们每天都要使用的工具，主要是以文字处理为主。Excel是以数据处理为主，包括有强大的公式、函数、高级筛选、分类汇总、图表、数据分析等功能。Access是桌面型数据库，在处理大量数据的时候有明显的优势。可以用于管理大量的数据，还可以建立您自己的企业数据库和应用软件系统。Powerpoint主要应用于商务演示。建立一个引人注目、不同凡响的演示VISIO主要是流程图的制作复制：^C粘贴：^V保存：^S搜索：^F全选：^A选中：Shift+方向键（左或右）剪切：^X撤销上一步操作：^Z重复上一步操作：^Y大小写转换：shift+字母开关大小写开关自动生成目录文档的修订表格、文本的相互转换1、对文本进行排版处理2、对标题进行级别的定义3、调整段落、字体，直到满意4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。WORD2003WORD2007插入－索引和目录引用－目录操作步骤示例演式WORD2003WORD2007视图－修订审阅－修订示例演式WORD2003表格转换为文本文本转换为表格WORD2007表格－转换－表格转换为文本表格工具－布局－表格转换为文本注意选择文字分格符表格－转换－文本转换为表格插入－表格－文本转换为表格确定表格的列数、文字分隔符示例演式数据分列数据有效性快速填充单元格打印电子表格常用函数单元格的数据分列：是指将一个单元格中的内容分隔成为多个单元格的列分列的功能位置：数据－分列操作步骤：1、确定需要分隔的单元格2、确定分列的分隔符3、确保分列后内容不会覆盖其它数据项示例演示数据有效性：是为了防止在单元格中输入无效的数据。操作步骤：1、确定要求输入的数据项的数据类型，例如：时间、整数或特定的字符2、对单元格的数据有效性进行设置，必要时可进行输出错误的警示示例演示1、向下填充2、输入方式填充方法一：选中单元格，将鼠标放至单元格的右下角使光标变为加号，可向下拖动进行填充方法二：所填充的列旁边一列的有数据，可选中向下填充的首个单元格，将鼠标放至单元格的右下角变为加号时，双击即可完成填充如果希望向个别单元格输入相同的内容，并且所希望填充的单元格不一定是向下的，可采用先选中准备填充的单元格，再输入希望填充的内容，按Ctrl＋回车即完成填充，或直接Ctrl＋V粘贴准备好的内容。示例演示示例演示1、为电子表格标上页码2、让打印的每一页电子表格都有标题行和列添加页脚，在页脚处插入页码。起始页码可在页面设置中的页面自行设置。示例演示打开“页面设置”，选中“工作表”页面，设置打印的标题行。示例演示IFIF（logical_test,value_if_true,value_if_false）可使用任意的比较运算符TRUE时返回的值FALSE时返回的值最基本的条件判断函数IF可进行嵌套使用VLOOKUPVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)V参数表示垂直方向，在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值关键字查找的范围引用对象在查找范围的第几列（数字）“0”精确查找“1”模糊查找找查找到则返回引用的内容，如果查找不到则返回“#N/A”SUMIF对满足某特定条件的值求和SUMIF(range,criteria,[sum_range])条件计算的区域求和的条件可以为数字、表达式、单元格引用、文本或函数可选｛求和的单元格范围缺省则默认为“range”的范围查找问题：1、收入表中“单位”中出现“空格”2、“收入”列为文本格式，出现全角解决办法：SUBSTITUTE处理步骤：1、去空格SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A3，半角空格，)，全角空格，)2、整理“收入”中的文本错误,SUBSTITUTE(C1，。，.))*1将“。”替换为“.”将文本转换为数字数据的导入、导出生成查询表常见的SQL语句生成图表导入：从Excel中的数据导入Access1、Access只支持二维数据，导入前需先将Excel中的数据整理好，确保每一列的数据格式一致2、导入前需将准备好的Excel先关闭导出：从Access中的数据导出Excel数据导入演示数据导出演示1、选中需要导出的表，右键选择“导出”2、导出数据的保存类型可自行选择，一般选择“Excel97-2003”注意事项：导出步骤：示例1：去除“收入表”中的重复项注意事项：“重复项”是指内容完全相同的行使用命令：在查询的字段内容前加上distinct示例演示示例2：关联数据处理示例演示2、条件语句：可以是带比较运算符语句或为空null，不为空notnullAccess提供了SQL命令的输入，但一次只能进行一个SQL语句的处理1、查询：Select查询字段from工作表名where查询条件3、分组、排序语句：Groupby工作表名.字段名，表示对该字段的列进行分组Orderby工作表名.字段名，表示将该字段进行排序注意：where必须在groupby前面，排序orderby在后面1、什么是聚合函数聚合函数对一组值执行计算并返回单一的值。2、聚合函数包括哪些？Sum求和Count非空列的计数Min最小值Max最大值Avg平均值First第一个Last最后一个3、如何应用？除COUNT函数之外，聚合函数忽略空值。聚合函数经常与Select语句的GROUPBY子句一同使用。Access与excel一样，具有自动生成图表的功能。示例演示新建绘图基本流程图图列含义绘制流程图流程图输出开始结束判定文档流程数据流程图中常用的图列：VISIO应用演示OFFICE是我们办公必不可少的工具，提高办公软件的技巧应用，也是提高办公效率的最佳途径。