档案的建立与管理

档案的建立与管理6.3.1档案管理工作内容（1）档案的收集（2）档案的分类和保存（3）档案的统计（4）档案的移交（5）档案的利用（6）信息的反馈（7）档案的鉴定和销毁（8）档案的保密与安全6.3.2质量标准和操作规程（1）总则1）档案工作是一个单位基础管理工作的组成部分，是维护经济利益、合法利益和记录历史真实面貌以及提供信息的一项工作。2）本公司档案是本公司和国家的宝贵财富，必须全部归档。任何个人和部门不得擅自保管、对外交流。3）本公司档案工作纳入目标责任管理系统的考核范围，对全公司各部门、管理处进行考核，并纳入公司各类人员职责范围之中，促使各类档案材料的完整和准确，系统和安全，以便开发利用。4）本公司每个部门、管理处和员工都有遵守国家和上级有关档案工作的法规、公司各项档案管理制度的义务。（2）档案管理体制1）档案实行集中管理分类保管的办法。A、整个档案工作由行政部下属信息中心统一归口管理，同时负责对各部门、各管理处及行政挂靠单位的档案工作进行指导、监督、检查和考评。B、档案分行政、员工、质量检查、项目、设备设施、财务、环境事务、安保、物流九大类。C、限于库房面积等原因，人力资源部负责员工档案管理，其余档案由信息中心统一负责管理。D、单独购买的超过2000元以上的设备，其档案直接归信息中心管理；与工程项目配套的设备，由项目归口部门随项目档案一起整理归档。引进设备应随翻译件一同归档。2）档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。3）各部门、管理处必须有一名兼职信息管理员，负责该部门、管理处的档案工作，对该部门、管理处所有档案管理工作，使公司档案管理形成有机的网络。4）档案实行部门预立卷制。（3）档案的来源要做好物业档案管理在遵循文档自然形成规律的大前提下，物业档案管理有以下基本要求必须做到：1）及时记录、数据准确、资料详实；不错不漏、帐实相符；妥善保管、查询方便；2）保证档案的完整、准确、新鲜、安全。完整是对档案的整体性的要求；准确是指档案内容与实际情况吻合，即是原始的记录；新鲜是指档案所反映的信息必须是动态变化的，是最新的客观、真实的记录；安全既包含使档案内容保密，也包括在保管上的安全、妥善；3）做到“三清”，即物业情况清、业主资料清和服务状况清。物业档案是指物业管理机构在物业管理的全部活动中所形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。物业档案的形式是多样的。从载体上看，有纸张、磁带、胶卷等；从记录方法看，有手写、复印、摄影、录像等；从表达方式上看，有文字、图像、声音等；从内容上看，有业主档案、物业档案、服务档案等；从形式与内容的结合方式看，有图、档、卡、册、表、证、软件、声像材料等。4）工作记录的规定A、公司所有员工都要做好工作日志、且当日事当日记；B、各项具体的工作按ISO9001：2000体系做好相关表格的记录；C、所有记录必须客观、真实、及时、全面；D、各项记录应有记录时间、记录内容及记录人；E、各项会议要有记录，由公司或管理处行政人员负责。（4）档案管理操作流程1）档案的收集是指将物业管理活动中所产生的资料进行收集，并将有价值的各种资料进行集中的过程。2）档案的分类、保存是指对收集到的所有档案资料进行系统、合理的分类，并储存于相应的案卷中的过程，其中包括档案卷宗目录的编写、卷内目录的编写、档案密级的设定、档案保存期限的确定。3）档案的电子化是指为了避免档案的遗失、破损，利用计算机信息化的先进科技技术和互联网信息中心，将档案形成电子版材料储存于电子档案库中，既可方便查询、提高工作效率，又对档案的安全性做了一个保障，是档案管理发展的趋势。4）档案的利用是档案价值的一个重要体现，物业管理者为解决管理过程中的问题时重要的参考和凭证，也是为物业管理者提供客观依据和总结经验教训，找出管理规律的过程。5）档案的移交是物业公司对下属管理处的一个有效监督，将管理处的管理的真实情况切实的反映到公司的过程，是物业公司了解下属管理处情况的一个有效手段。6）信息的反馈是指物业公司根据下属管理处的实际情况对管理方式方法进行调整和做出事情处理办法的过程。7）档案的销毁是为了降低档案保存的成本及保存档案的价值性，应及时对无价值的档案进行剔除，并根据档案销毁程序进行销毁。（5）档案的分类标准在物业管理实物过程中，根据档案资料的不同内容，大致可以将档案分成四类，即业主档案、工程技术档案、服务档案和其他管理档案。业主档案，也称为业主或租业主档案，是在业主入住或进行第二次装修阶段时，建立、形成的与业主实际情况相符的档案资料。一般包括购房合同、业主的身份证复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主规约、验房单、业主个人情况登记表、家庭成员登记表及业主的房屋维修档案。工程技术档案，是在房产建设、租售、管理过程中，与房产开发商或物业管理权移交方就工程建设产权及工程技术等方面形成的原始信息。它不仅包括房产前期开发中的建筑许可证、建筑施工图、各项工程竣工验收资料、交接资料等信息，而且还包含物业投入使用后的租售合同、接管基建项目、设备档案等。服务档案，是物业管理机构在日常管理中建立和收集的房屋维修档案、设备运行档案、业主接待档案（含投诉与回访记录）等资料以及其他的相关资料。这些实务性的档案汇总是形成档案管理制度的基础内容。随着物业管理水准的不断提升，对于管理服务过程的控制要求越来越高，对于在管理服务过程中可能产生的书面记录、文件资料等档案的管理也越来越受到关注。特别是对于与服务对象的接触中可能产生的记录，比如，业主接待记录、纠纷处理记录等服务内容的这类档案。这些档案资料必须是适时全面的、客观真实的，有利于今后查考或作为凭证的可靠依据。其他管理档案，一般指的是在物业管理过程中具有管理指导性、行政性的文件资料和内部流转、传递的文字材料的集中，主要是管理处或相关职能部门在日常管理中需要收集和整理的一类档案。通常上级主管部门的有关指令、信息、企业质量手册、程序文件等。同时，本项目综合性物业的实际情况又可将档案划分为住宅区档案、写字楼档案以及商铺档案三种。之所以这样分一方面是为了更好的整理、处理和利用档案；另一方面是根据我公司对本项目的管理模式总体设想在档案管理中的一个重要体现。住宅区档案业主档案购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主规约、验房单业主详细资料登记表家庭人员登记表业主房屋维修档案缴费情况一览工程技术档案（含产权）规划图纸、项目批文、用地批文建筑许可证、投资许可证、开工许可证拆迁安置资料竣工总平面图地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告；工程合同、工程预决算工程设计变更通知竣工图单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图房屋、消防、燃气竣工验收证明书主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同证书水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料砂浆、混凝土块试压报告绿化工程竣工图各类业主清单出售房屋的产权范围或成本核算清单公用设施设备及公共场地清单未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期产权方面资料服务档案业主服务档案业主意见调查、统计结果业主接待记录业主投诉及处理记录回访记录装修档案装修申请表、装修责任书施工企业资质证明、装修人员登记表室内装修设计平面图装修竣工图维修档案维修申请记录、回访记录维修派工单公共设施巡检记录治安管理档案日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带进出入记录、应急处理记录车辆管理记录、车辆详细资料设备设施管理档案公共设备设施维修保养计划公用设备设施维修保养记录机电设备运行、巡查记录设备分承包方资料公用设备设施台帐及更新记录绿化清洁管理档案清洁日检记录、周检记录绿化工作记录、检查记录消毒、杀虫记录、绿化病虫害检查记录社区文化档案社区文化创建构想、组织活动计划及实施情况记录社区文化活动图片等记录内容传煤报道资料文化活动场所、设施台帐及使用记录其他管理档案行政文件财务文件人事管理记录、文件；政府主管部门文件内部管理规章制度、通知、签报管理指导文件质量手册、程序文件（质量）环境手册、程序文件（质量）作业文件商铺档案业主档案购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主规约、验房单业主详细资料登记表业主房屋维修档案缴费情况一览工程规划图纸、项目批文、用地批文技术档案（含产权）建筑许可证、投资许可证、开工许可证拆迁安置资料竣工总平面图地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告；工程合同、工程预决算工程设计变更通知竣工图单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图房屋、消防竣工验收证明书主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同证书水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料砂浆、混凝土块试压报告绿化工程竣工图商铺清单出售写字楼的产权范围或成本核算清单公用设施设备及公共场地清单未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期产权方面资料服务档案业主服务档案业主意见调查、统计结果业主接待记录业主投诉及处理记录回访记录装修档案二次装修申请表、装修责任书施工企业资质证明、装修人员登记表室内装修设计平面图装修竣工图维修档案维修申请记录、回访记录维修派工单公共设施巡检记录治安管理档案日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带进出入记录、应急处理记录车辆管理记录、车辆详细资料设备设施管理档案公共设备设施维修保养计划公用设备设施维修保养记录机电设备运行、巡查记录设备分承包方资料公用设备设施台帐及更新记录绿化清洁管理档案清洁日检记录、周检记录绿化工作记录、检查记录消毒、杀虫记录、绿化病虫害检查记录社区文化活动图片等记录内容传煤报道资料文化活动场所、设施台帐及使用记录人事管理记录、文件；政府主管部门文件内部管理规章制度、通知、签报环境手册、程序文件（质量）作业文件（6）档案的整理和保存1）档案的前期整理应由公司行政部或管理处客服部部门负责，即确定档案预立卷。2）档案的保存程序A、根据以上档案的分类建立卷宗，即五级档案管理文件，编写卷宗目录；B、立卷后的案卷应按档案的要求套上硬纸封面或装盒。C、所有信息在归档保存前确定档案的保存期限、密级以及档案编号，每一卷宗的档案要编写卷内目录；卷宗目录表：序号总卷宗标题卷宗编号备注填写所收入总卷宗标题用两个大写英文字母确定卷内目录表（存放于每卷档案之内）：序号文号责任者题名日期页号备注按文件的排列顺序，每份文件编一个顺序号文件本身的文号每份文件的题名（即文件标题）。每份文件正式生效日期每份文件的实际页次在确定档案的保存期限、密级及档案编号后，将按次序写于一小纸条上，并贴在档案文件的右上角，档案的编号如下图所示：档案的保存期限、密级及编号的填写方式：（1）档案保存规定：A、档案用地应做到办公、阅览、库房三分开；B、存放档案必须用专用柜架，在排列上架时，必须按照类别和保存次序，自左而右，自上而下的排列，以便于管理和查找；C、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图应及时归档，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平方为宜；D、每年底进行一次档案的清理、核对和保管质量检查工作。对破损或变质的档案，要及时修补和复制；E、档案室严格做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使用明火；F、档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理；G、对于照片、录音磁带、磁盘、光盘等特殊载体的档案设立专门案卷进行保存。4）保存期限的规定A、对企业有长远利用价值的档案应永久保存；B、对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；保存期限（填写一年、五年或永久）密级（填写一般、秘密、机密、绝密）编号（填写如上图所示）C、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保存期一律从长；E、保存期限由档案工作领导、档案员和有关业务管理人员共同确定；F、短期为一年，长期为五年，永久为五年以上5）使用权限的规定A、密级分