关于办公室管理及处罚制度

办公室管理及处罚制度为了严肃办公室纪律，保持办公室正规化、职业化、专业化的形象，杜绝工作时间出现打游戏、聊天、上非工作网站等违纪现象，特修订《办公室管理制度》，以规范办公室管理并严格执行。一、罚则1、检查执行：由各部门选出一位主管配合行政部进行不定期但每天必须的例行检查，对违反制度的行为行政部具有处罚权；同时，各部门主管亦对所有违反本制度的行为，具有处罚权。2、检查范围：对下列办公室形象、纪律和场所管理等内容进行检查。3、处罚方式：书面警告信由检查组成员或各部门主管填写『处罚单』，交行政部留底；同时执行的罚款亦由各主管根据违纪情况，一并填写『处罚单』，交行政部留底。4、处罚细则：下列办公室形象、纪律和场所管理等违纪行为，按人次计算：违纪一人次，按一般违纪论处，由行政部部出具书面警告信；违纪二人次起，按严重违纪论处，由行政部出具书面警告信，同时罚款人民币100元；按《员工手册》和其他人事制度规定应执行的处罚合并执行。违纪三人次起，按严重违纪论处，由行政部出具书面警告信，同时罚款人民币200元；按《员工手册》和其他人事制度规定应执行的处罚合并执行。5、对于严重违反此制度的员工，行政部将对其通报批评并加以200-500元不等的处罚。二、办公室工作纪律1、工作时间内，不准在办公室内大声喧哗、嬉戏、聊天、唱歌等，请用电话联系工作。2、工作时间内，不得做与工作无关的事情，例如：上网聊天、看影视作品或与工作无关网站、打游戏、煲电话粥或利用MSN和QQ等聊天、游戏等；亦不准睡觉、阅读与工作无关的报纸、杂志等书刊。不准长时间打私人电话，不准拨打服务电话（168、160、140等），个人私事一律不准拨打公司；3、严禁打印与工作无关之文件；4、电脑不可设置未经许可之软件，如MSN网上聊天、开心网等非工作网站，如工作需要必须事先向电脑部申请；5、员工应办事务需日清日毕,员工应正确理解公司的经营方针，努力精通业务。6、严禁将公司文件私自带离公司或通过电子邮件等其他方式向外传播；7、员工有责任争取和维护公司的荣誉，平日的言行应诚实、谦让、廉洁、谨慎、勤勉，无论在公司内外,员工均不得进行有损公司商誉、公司信誉或使公司蒙受经济损失的行为，向分行员工提供高品质、高水平的服务和支持。8、严格遵守公司的规章、制度及主管、上级的指挥监督，认真地履行自己的职责。对经办工作如有建设性意见时，可以口头或书面陈述建议。9、同事间要和睦相处，应保持谦和礼貌、诚恳友善的态度。为公司的发展竭尽全力。不作出带着酒气工作等与员工身份不合适的行为;不做损害他人利益的行为，不做出损害工作环境的事情。三、办公场所管理1、员工不得利用公司网络浏览危害国家安全、宣传不利于国家和民族利益的网站，也不得浏览宣传色情内容的网页。2、用餐管理1）不得在办公区域、会议室及洽谈室用餐，请至公司指定区域或外出用餐；2）就餐完毕后请自觉清理干净，垃圾扔至消防通道的垃圾桶内，洗碗在茶水间；3）用餐时间可从12：00～13：00轮流进餐，具体时间由各部门经理安排。4）上班时间不得用餐。即9:00-12：00、13：00-18：00不得用餐；3、不得把伞具撑开摆放在办公环境中，需摆放在指定位置的伞架中；4、员工应爱护公司各种办公设施，凡有人为损坏公司办公设施的行为将按原价赔偿；5、员工有责任保持整洁的办公环境，在宏嘉大厦内部不得吸烟，不准随地吐痰、乱扔纸屑、烟头杂物，切勿将烟蒂丢在地上或厕所内，应将其丢入烟蒂容器内；6、会议室管理1）使用公用房间须提前1天至前台进行预约登记；2）如参会人员较多，可在进行预定时注明参会人数，行政部会提前调配会议椅，不得擅自挪用其他会议室及办公区域的椅子；3）会议室使用完毕后必须由预订人通知前台，以便安排会后保洁工作。7、所有办公用品、文件、办公设备、服装的放置高度不得高于座位屏风。每天下班前整理个人办公用品、文件，保持桌面整齐，食物不得放在办公桌上。下班后，重要或保密文件禁止出现在办公桌上。8、员工在下班后应自觉关闭电脑、关闭窗户、关灯及锁门。员工离开工作场所或指定的场所，最终离开者要将办公设备及其它物品放回原处。若无保安值班，则不仅要确认公司的门是否锁好，还要检查烟火及电源是否完全关好。如万一发生被盗、失火或其它事故，应尽快采取必要措施和进行必要的处理。9、不得在工作场所内存放过量现金及其它贵重物品，遗失责任自负，公司保密文件和资料不准携带回家。10、员工在工作时间内，原则上不得会见亲友，特殊情况经部门经理批准后，可在洽谈区域会客室会面。11、接听电话规定1）打电话时要控制声量，以免影响其他人员的工作。2）电话应在响铃一声后立即接听，以不超过三响为要。3）接电话时，首先的问候语“您好，XXX部/中心”。如了解对方是X先生/小姐时必须再立即问候“X先生/小姐您好”。4）电话结束，在对方挂断电话后，自己再挂断电话。5）严禁使用电话聊天，绝对禁止任何对通话者的不礼貌语言行为。若有通话者出言不逊时，只要挂断电话即可。四、专业形象1、所有驻总行及分行员工到公司总部，或各员工到公司所属分行均须配带员工证；2、周一至周五衣着要求：1）男同事---须穿白色衬衣、西裤、金色制服及结领带2）女同事---须穿白色衬衣、西裤/及膝西裙、金色制服3）禁止穿着牛仔裤、迷你裙、透视装、低胸装、暴露衣着、露膊装、短裤、中裤、九分裤、背心、吊带裙等。4）所有同事不可穿着拖鞋、屐、露趾鞋及球鞋；5）男士头发必须修剪整齐、长度适中，以不触衣领、不盖耳朵为宜；不准留须、不准剃光头。6）女员工头发要梳理整齐，修饰简洁；要求化淡妆上岗，装饰物佩戴要适当。7）注意保持个人卫生，无汗味异味。上班时不得食用有异味的食品（如葱、蒜），不得在工作日的早餐和午餐时饮酒；8）为了更好的清洁总部办公环境，严禁在大厦内部吸烟，如有需要可至大楼外围吸烟区。五、来访人员接待1、非本公司员工：有其他来访人员来公司洽谈事务时，应由前台电话通知该来访人员所需接洽的员工，相关员工必须到前台接洽后，方可进入会议室继续洽谈。来访人员无特别必需的理由，一律不得在办公区域逗留或各处闲逛。来访人员谈完事务后，务必请相关接待的同事送至前台，以保证来访人员直接退出办公区域；2、员工要讲究文明礼貌，待人热情友好，不讲粗话、脏话。会见客人要准时，并必须面带微笑、举止大方、姿态端雅。与客人同行时，必须礼让，请客人先行。六、制度实施：本制度经总经理室审批后，自20**年**月**日起执行。备注：〈会议室使用登记簿〉在公司前台处。