谈谈筹备展览开幕式的注意事项与要求

龙源期刊网谈谈筹备展览开幕式的注意事项与要求作者：钟国文来源：《办公室业务》2016年第08期【摘要】本文以国家博物馆为例，论述了筹备展览开幕式的注意事项与要求。【关键词】展览开幕式；筹备；注意事项；要求展览是博物馆向公众弘扬优秀历史文化艺术、传播科学知识的主要业务活动，是博物馆展现科学文化艺术的重要表现形式。举办展览开幕式是展览宣传的重要方式和途径，是博物馆的重要活动，也是办公室的重要工作之一。筹备好开幕式，做好对展览开幕式的宣传报道，对提升展览的知名度、影响力有着重要的作用，对吸引社会各界和观众参观了解展览有着良好的宣传效果。一、全面筹划，多方协调，明确分工展览开幕式如同一个系统工程，涉及的部门、人员很多，程序也相对复杂，办公室工作人员筹备开幕式应该充分认识开幕式的重要性和复杂性，提前全面谋划，多方沟通，认真准备。千万不能马虎大意，临时抱佛脚，否则不仅影响整个办公室人员的形象，对展览开幕及博物馆的整体形象也会大打折扣。展览开幕式的工作按照时间先后准备，一般可分为开幕前、开幕中和开幕后的工作。其中，开幕前工作是最重要的，也是最繁琐的，主要包括：与主办方沟通协调，请柬的制作发送，来宾接送，讲话稿、主持词、新闻稿等文字的撰写，开幕式议程的落实，会场的布置，安全保卫，设备保障，宣传推广等方面，每个方面又包涵许多细节方面的工作。针对以上的每个工作，首先，办公室人员与主办方人员、策展方人员，应该安排一个专人作为联络人，相互之间形成有效联络，尽量多地利用新媒体等多种联系方式。二，召开多方协调会，召集主办方、策展方、办公室以及与开幕式服务有关的部门，理清开幕式的具体环节和各环节的要求，确定开幕式的流程和细节问题，形成有效且一致的开幕式方案。其次，应该以工作任务列表的方式，将每项任务按照时间顺序或重要程度，逐一排列，并将任务栏的工作分配到各部门、人员。对于暂时不确定和未知的事项，如邀请的主席台嘉宾、嘉宾排序等，也应该落实到人，确保每项工作有人完成，办公室人员还要积极负责督促检查，能尽快落实的要抓紧落实。二、把握繁简，准备周全，提前落实展览开幕式能够为展览烘托氛围，增添喜庆，扩大宣传，但开幕式不是搞铺张浪费，也不是搞相互攀比，无论是馆内主办还是外单位主办，都应该按照中央八项规定精神，把握规格规模，提倡朴素隆重的原则，尽量避免不必要的铺张浪费。譬如，展览主席台摆花篮、走道铺地龙源期刊网毯、开幕的音乐舞蹈、剪彩程序、开幕后举行宴会等，都应该尊重简朴大方的原则，按照规定要求来制定方案。开幕式之前需要落实的事情很多，有时甚至需要倒排工作，将各个任务按照最新需要完成时间排序，尽量把工作安排得周全细致，保重工作任务无遗漏，无差错，文字上无错误，秩序上无颠倒。有些工作是需要提前落实并完成的，有的甚至是要提前一周甚至二周完成的。如展览请柬、嘉宾车证的制作与发放有的需要邮寄，有一个时间过程，有的涉及不同层级、领域、方面的领导专家出席，需要提前邀请和沟通。开幕式的讲话稿、主持词、新闻稿等需提前请领导审稿与确认，开幕式的横幅制作、安装，鲜花预定与摆放，涉及到人员服务的如安保、设备、物业、讲解，都需提前联系，确保开幕当天开启电梯、水、电、空调、车场、音响设备、休息室启用等，确认嘉宾入场秩序、安检流程、现场讲解、维持秩序人员到场等。提前通知馆内出席的领导和相关人员出席，以及安排摄影、摄像、剪彩捐赠仪式的服务人员。开幕前一天，是信息最准确、工作最繁忙的一天，可以说是关键时的关键。当天，主要工作包括：一是做好会场的布置，特别是主席台嘉宾确认后，主席台嘉宾椅子的摆放要按照国内惯例顺序贴上醒目名签，如果主席台嘉宾是站立的，则应该在地毯上对应的数字顺序号，还有观众席嘉宾的桌椅摆放，悬挂横幅及背景画面，话筒的摆放等。二是再次确认参加开幕的领导和服务人员。为了确保开幕式万无一失，前一天应该再次通知所有参加开幕式，特别是开幕当天有任务的服务人员，如引导、讲解、安检、物业保障、电梯、休息室、摄影、摄像、录音、设备保障、音响保障、剪彩捐赠服务人员、打印人员等。三是准备涉及开幕式其他事项的完成，如引导牌摆放、捐赠证书、捐赠托盘、签到簿、开幕式相关电子文稿、轮椅、矿泉水等。三、注重细节，善用设备，动态调整开幕当天是最紧张的一天，也是变化多的一天。要求高度集中，随时关注周围的变化，做到随时变化，随时反映，随时调整。开幕当天，主办方和承办方应该提前2小时左右到场，发现问题，及时弥补。如主席台嘉宾有更换，临时增加、减少或调换，要做到及时调整秩序，及时告知主持人和相关领导，并打印人名签，这就要准备电子版的人名签，及时传递给办公打印人员。办公人员要随身携带纸和笔、胶带、剪刀等物品，准备多份议程和嘉宾名单，空白的人名签亦要准备，防止主席台嘉宾随时变化，可以手写添加，以备不时之需。主席台嘉宾应该安排具体人员联络，告知站位号。办公人员要善于用微信、QQ等较为便捷的联络方式，要善用手机等便捷设备，将准备的相关材料拍照以备查考，亦可以将最新信息拍照传递给相关人员，快速落实。开幕式主席台与观众席之间要有安全秩序维护人员，确保会场不出骚乱等突发情况。如有发现有年龄较大或身体不适的人，提前准备好轮椅。在剪彩、颁发捐赠证书时，应该将话筒暂时移开，以利于拍照。开幕式结束后，要派人员向嘉宾索要讲话稿或拍照，以便写撰写新闻稿件和归档。总之，会场上要随时观察身边情况和领导吩咐，要注重每个细节，随时变化随时调整。四、礼貌迎送，加强宣传，做好归档龙源期刊网开幕式前，嘉宾的引导应该有所区分，主席台嘉宾可以引导至休息室，一般嘉宾应该礼貌地引导至开幕式会场，礼仪服务人员待人要热忱有礼貌。不同的入口都要有导引标识，方便嘉宾停车、进入。重要贵宾应引导至休息室，并准备签名簿和笔。开幕式结束后，嘉宾们大多要参观展览，为防止拥挤踩踏发生，在展厅外安排人手，可以让嘉宾先行参观，亦可以先让一部分人先行参观。特别是领导嘉宾，有的需要讲解员，办公室人员要提前落实，直到参观结束，将领导嘉宾送至车上，做到善始善终。开幕式结束后，应该及时做好宣传工作。有些展览是提前召开了新闻发布会的，有的是在开幕式结束后才开始对外发布消息的。本馆的展览，应该严格把好新闻关，邀请的媒体和新闻稿件，都应该征得领导审核。外单位主办的展览，可由主办单位把好新闻关。开幕式结束后，办公室人员应该在最快的时间内报道开幕式的信息，在网站、微信等媒体上发布，快速扩大影响。开幕式结束后，应该指定专人收集开幕式相关材料，包括签名簿、新闻稿、讲话稿、主持词、出席嘉宾名单及秩序、照片、录像等，并整理分类，确保档案的完整齐全，及时归档。