职能、流程梳理与岗位说明书编写讲义

嘉年印务架构、职能、业务流程梳理与岗位说明书编写讲义人力资源部思考：您所在的部门职能有哪些？部门职能与组织架构、战略的关系？组织战略职能1、架构：组织架构；部门架构；2、人员：多少人？什么样的人（数量、质量）1.嘉年印务组织架构2.1嘉年印务部门职能（一、二级职能）部门名称一级职能二级职能运营管理中心运营分析与管理运营管理、企业经营分析管理综合管理部综合管理人力资源管理、行政后勤管理、法务管理财务部财务管理财务预算、核算、分析管理采购物流部采购物流管理采购与供应链管理、仓储物流管理营销客服部营销客服管理营销管理、客户服务管理生产制造部生产管理生产计划与调度管理、生产制造管理（印刷、凹印模切、后加工、装订、设备管理）技术管理中心印前技术与工艺技术管理印前技术管理、工艺技术管理品质管理部品质管理设计研发部设计研发管理2.2嘉年印务职能分解（三级职能）3.1职能与岗位设置的关系？品质管理体系管理来料管理制程管理客诉管理体系工程师IQC组长IQC检验员QC/IPQC客诉工程师思考：1、一项职能对应一个岗位；2、一项职能对应多个岗位；3.2职能与岗位设置的关系？XX车间生产管理生产管理：工序1生产管理：工序2质量管理拉车、辅料管理机长机长二手QC生产管理员思考：1、一项职能对应一个岗位；2、一项职能对应多个岗位；3、一个岗位对应多项职能。三手产量统计、欠数管理3.3职能与岗位设置的关系？岗位设置是职能的具体体现职能概述：职能一：工作量流程与职能分析……4.职能与流程梳理？招聘管理招聘实施招聘审核用工申请人力规划转正、录用选用招聘渠道发布招聘信息面试简历筛选用人部门用人部门用人部门5.架构、职能、业务流程梳理结果1.部门职能说明书；（职能、流程）2.部门管理架构与人员编制表；（编制）3.职位说明书（岗位职责、要求人员胜任）6.什么是岗位说明书？岗位说明书界定的是“岗位存在的价值”、“岗位做什么事/有什么职责”和“岗位要求什么样的人来做”。实际上解决了几个问题：工作如何科学地组合成为一个整体；每一个环节/岗位的任职者应该如何规范地行动；如何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效。岗位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般包括：岗位名称、所在部门、工作关系、编制日期、职责要求、任职资格和工作环境等。7.岗位说明书主要结构基本信息工作描述任职资格岗位名称，职系，编号所属部门，直接上级，直接下级编制人数职责概述主要职责主要权限工作环境与条件学历、专业、资格证书工作经验、知识与技能、能力要求、素质要求关键绩效指标指标名称、定义、计算方法数据来源、管理部门考核维度（财务、内部控制、客户、学习与发展）+++8.1如何编写准确的岗位说明书？类别工作内容工作结果工作量/频次日常性工作周期性工作临时性/特殊性工作方法一：通过例举工作内容，并合并、梳理工作事项与内容，如下例表：（本方法适用于管理类、部分专业类岗位）方法二：根据业务/操作流程撰写工作事项与内容，如下例表：（本方法适用于操作类、部分专业类岗位）步骤1步骤2步骤3步骤4输入端输出端8.2如何编写准确的岗位说明书？工作事项工作步骤工作结果输入端（招聘）招聘/需求计划输出端（招聘达成率）选用招聘渠道、方法面试录用9.如何填写职位基本信息？职位名称职系：职位编号所属部门直接上级直接下级编制人数岗位名称指的是任职岗位的称谓，如综合管理部部长、品质管理部经理、成本会计、采购专员。职系、职位编号指该岗位在公司人力体系中的编号位置，由人力资源部统一编制。所属部门指的是岗位工作关系的隶属部门和组，如成本会计所属部门为财务部。直接上级指的是在业务上给予该岗位直接领导的上级岗位名称，直接上级只能有一个。直接下级指的是直接向该岗位汇报工作的下级岗位名称。编制人数指的是该岗位所需员工的数量。10.如何填写“职责概述”？职责概述也就是职位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能，简短而准确地表示该职位为什么存在；例如，对于计划调度岗来说，其职位设置的目的如下：动词对象结果管理与协调所有生产订单编排与下达生产计划，确保各车间准时生产出客户需要的同等数量的产品11.如何填写职责详细描述？职责描述：在具体描述时，每一条职责，都应尽量以流程的形式描述，尽量讲清楚每件事的输入与输出，描述的格式为：“动词+名词宾语+进一步描述任务的词语”。负责实施\组织并参与实施\组织\指导督促检查\部门内部管理\领导交办工作职责责任按：负责、协助、参与等归纳职责表述按工作内容、作业过程、工作对象归纳。工作内容(如：负责组织会议工作、负责收发文件…)作业过程(如：负责生产准备工作、负责设备操作工作…)工作对象(如：组织或人、财、物、信息…例1：职责：负责组织公司的生产经营分析会议工作。分解为：1、根据会议发起者确定会议议题、参会人员、时间、地点；2、负责通知参会人员并督促按时到场；3、负责会议记录及事项跟踪工作…例2：职责：根据公司发展战略规划，组织制定公司年度生产计划。分解为：1、┄2、3、12.职责范围描述的原则与要求1、职责项目排序:按重要程度（主项）描述。2、职责项目数量:职责范围一般为6—8项，对个别职位可酌情确定，如：操作类岗位宜精炼职责。3、职责项目内容：各项职责应独立，不可交叉重复13.如何填写工作权限？工作权力指的是职权范围，包括人事、财务和业务三个方面，权力的种类如下：人事权－任免权：对员工任免有决定权－考核评价权：对直接下级、周边人员和直接上级的评价权－奖惩权：对下级奖惩的直接决定权财务权－监控权：对预算内/外费用使用的监控权－使用权：对权限内资金的使用权－审批/审核权：对预算内/外资金使用的审批/审核权业务权－监控权：对工作过程和结果进行有效的监督和控制－裁决权：对争议给予裁判决定的权力－决策权：对工作做出最终裁定的权力－审批权：对工作进行最终审查、批准的权力－审核权：对工作进行审查、核准的权力－监督检查权：对工作过程进行有效的监督和检查14.如何填写工作环境与条件？工作环境是描述工作时所处的具体环境状况，一般分为以下几种1.独立办公室2.一般工作环境（主要在办公室内办公，但不是独立办公室）3.工作环境较差（试验室作业、车间作业等等）正常工作时间无加班、无出差正常工作时间，偶尔加班每周加班时间≤5小时且无出差正常工作时间，偶尔出差每月出差时间≤3天且无加班正常工作时间，偶尔加班，偶尔出差每周加班时间≤5小时且每月出差时间≤3天经常加班每周加班时间5小时经常出差每月出差时间3天经常加班，经常出差每周加班时间5小时且每月出差时间3天“使用工具/设备”填写统一用语1.车间、机台作业：根据实际需要填写2.管理工作，一般情况下，若需使用电脑、网络等，则填写：一般办公自动化设备（包括计算机、网络、电话）。若有特殊需要，则视具体情况填写，如传真机、打印机、文件柜等。15.如何填写任职资格？基本要求学历要求初中、高中（职高、中技、中专）、大专、学士、硕士、博士专业要求市场营销、工商管理（企业管理）、信息管理、计算机应用、人力资源、财务管理、审计、统计、行政管理、物流管理、法学、汉语言文学、文秘、英语、印刷工程、包装工程、机械设计、机电一体化等国家高等教育规定的相关专业资格证书如：会计、电工、司机、叉车、安全主任等特种作业操作证或职业资格证工作经验0-1-3-5-8-10年以上知识知识指一个人在一个特定领域所拥有的各种信息的总和。技能技能指结构化运用知识执行某项有形或无形工作的能力。素质素质指员工行为对外部环境及各种信息所表现出来的一贯反应，素质可以预测个人长期在无人监管下的工作状态。16.填写职位说明书注意事项：实事求是，针对具体岗位，对岗位不对人，不要迁就现在的任职者；要注意语言的简练和准确，具有概括性，不要写成每日的工作流程。切忌写成流水帐。在描述时，要将具有相同特征的事项归类，总结为一项工作。填写具体、详细，可操作，不要出现“完成本职工作”等含糊不清的词语。各部门负责人以认真、严谨的态度指导下属人员编写职位说明书；在岗人员必须明晰该岗位权责及关键绩效指标。结束语：一、梳理方法：本次职能、职责梳理以访谈为主，做具体的岗位分析工作；二、各部门职能由中高层人员会议讨论确定；三、各岗位职责、业务流程由人力资源主动访谈各部门负责人、各岗位代表人员，并指导编写；四、各部门、岗位考核指标的提取由绩效专员与部门负责人共同确定；五、建立各岗位任职资格，据此制定各岗位的学习地图或淘汰不具备岗位胜任能力的人。附1：《部门职能说明书模板》附2：《职位说明书模板》