计算机应用基础第4章：文字处理软件Word的使用

第4章文字处理软件Word的使用紧跟计算机技术发展步伐，以社会需求为向导，以实际应用为中心贯彻案例驱动与项目实践相结合的教学思维，注重操作技能训练覆盖全国计算机等级考试(一级MSOffice)内容，兼顾常用Office高级技能本章目录4.1Word2003简介4.2Word2003的基本操作4.3Word2003的排版4.4图文混排4.5实践案例1——电子板报的制作4.6在Word2003中打印文档4.7Word2003表格的制作4.8Word2003的高级排版操作4.9实践案例2——用邮件合并功能制作批量信封和信件3.1Word2003简介Word2003的启动和退出Word2003的窗口组成Word2003的工具栏Word2003的视图方式1.Word2003的启动方法1：执行“开始/程序/MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeWord2003”命令则启动Word应用程序，并新建一个名为“文档1.doc”的Word文档。方法2：在桌面上如果有Word图标，双击Word应用程序图标，可以快速启动。方法3：打开已有的Word文档。2.Word2003的退出（1）关闭当前Word文档若只是关闭当前的文档，而不退出Word应用程序，可用以下方法：方法1：选择“文件/关闭”命令。方法2：单击菜单栏最右侧的“关闭窗口”按钮。（2）直接退出Word应用程序方法1：单击标题栏最右端的“关闭”按钮。方法2：选择“文件/退出”命令。方法3：当Word应用程序窗口作为当前活动窗口时，按Alt+F4键。方法4：双击标题栏左端的控制菜单图标。方法5：单击控制菜单，选择“关闭”命令。3.1.2Word2003的窗口组成标题栏控制菜单菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏水平标尺视图按钮“绘图”工具栏水平滚动条文档编辑区状态栏垂直滚动条任务窗格“最小化”按钮“最大化”按钮“关闭”按钮窗口拆分条垂直标尺3.1.3Word2003的视图方式1.普通视图方式2.Web版式视图方式3.页面视图方式4.大纲视图方式5.阅读版式视图方式普通视图阅读版式视图Web版式视图大纲视图页面视图3.2Word2003的基本操作文档的建立文档的打开文本的输入文本的复制、移动、删除文档的保存文档的保护3.2.1文档的建立方法1：单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮。方法2：执行“文件/新建”命令，在“新建文档”任务窗格中选择“空白文档”。方法3：快捷键Ctrl+N。方法4：在“新建文档”任务窗格中选择“本机上的模版”新建一个文档。3.2.2文档的打开打开一个或多个文档1.方法1：单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。2.方法2：执行“文件/打开”按钮。3.方法3：使用快捷键Ctrl+O。打开最近使用过的文档1.方法1：单击“文件”菜单，选择底部显示的文件名列表中的文档。2.方法2：在“开始工作”任务窗格选择“打开”文件名。3.2.3文本的输入1.文字输入的一般原则不要用空格来增加字符的间距，而是录入完成后，为文本设置字体来设置字符间距，字体的设置在后续部分详述。输入内容到达页右边界，系统会自动换行；一个自然段输入完成后，可按回车键，进行下一段的录入；换行不换段落，可按Shift+Enter组合键。不要用按回车键的方式来加大段落之间的间距，而是录入完成后，为文本设置字体来设置段落格式来设置段落之间的间距。2.特殊符号的输入3.插入点的移动3.2.4文档的基本编辑1.文本的选定2.插入文本3.删除文本4.移动文本5.复制文本6.撤销与恢复3.2.5文档的保存1.新文档的保存2.保存已有文档3.自动保存4.保存多个文档1.新文档的保存选择“文件/保存”或“文件/另存为”，或者单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，都将显示“另存为”对话框，如图3-7所示。2.保存已有文档如果当前编辑的是已命名过的旧文档，选择“文件/保存”或“文件/另存为”的操作有所不同。选择“文件/保存”时不会出现上述的“另存为”对话框，而直接保存到原来的文档中以当前内容代替原来内容，当前编辑状态保持不变。选择“文件/另存为”时，将打开上述的“另存为”对话框，这时可为当前编辑的文档换名、换位置或文件类型保存。3.自动保存Word为了防止在突然断电或是出现了其他意外而导致文档突然被关闭时文件内容丢失，设置了自动保存的功能。但文件在每次关闭之前也应该进行存盘。（1）单击“工具/选项”命令，出现“保存选项”对话框，选择“保存”标签。（2）选择“自动保存时问间隔”复选框，并在其后的“分钟”框中，选择或输入自动保存的时间间隔。例如，输入“5”，则Word每5分钟就对当前的文件保存一次。4.保存多个文档按住Shift键的同时单击“文件”菜单项，这时菜单中的“保存”命令已改变成“全部保存”命令，单击“全部保存”命令就可以实现一次操作保存多个文档。3.2.6文档的保护1.设置文档的格式限制功能2.设置文档的局部保护功能3.设置“权限密码”3.3Word2003的排版文字格式的设置段落格式的设置格式的复制和清除项目符号和编号的设置分栏首字下沉页眉页脚的设置文本的查找和替换3.3.1文字格式的设置1.设置字体、字形、字号和颜色2.改变字符间距、字宽度和水平位置3.给文本添加下划线、着重号4.设置文字动态效果5.给文本添加边框和底纹3.3.2段落的格式化1.段落的左右边界的设置2.设置段落对齐方式3.行间距与段间距的设定4.给段落添加边框和底纹3.3.3格式的复制和清除1.格式的复制（1）选定已设置格式的文本。（2）单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变为刷子形。（3）将鼠标指针移到要复制格式的文本开始处。（4）拖动鼠标选择要复制格式的文本，放开鼠标左键就完成格式的复制。2.格式的清除如果对于所设置的格式不满意，那么可以清除所设置的格式，恢复到Word默认的状态。逆向使用格式刷就可以清除已设置的格式。也就是说，把Word默认的字体格式应用到已设置的文字上去。3.3.4项目符号和编号1.在键入文本时，自动创建编号或项目符号（1）自动创建编号或项目符号①先输入一个星号“*”，后面跟一个空格，然后输入文本。②输完一段按Enter键后，星号会自动改变成黑色圆点的项目符号，并在新的一段开始处自动添加同样的项目符号。这样，逐段输入，每一段前都有一个项目符号，最新的一段(指未输入文本的一段)前也有一个项目符号。如果要结束自动添加项目符号，可以按BackSpace键删除插入点前的项目符号，或再按一次Enter键。（2）自动创建段落编号①先输入如：“1．”、“（1）”、“一、”、“A．”等格式的起始编号，然后输入文本。②输完一段按Enter键后，在新的一段开头就会根据上一段的编号格式自动创建编号。3.3.4项目符号和编号2．对已输入的各段文本添加编号或项目符号（1）使用工具栏快捷按钮①选定要添加段落编号(或项目符号)的各段落。②单击“格式”工具栏中的“编号”按钮(或“项目符号”按钮)。（2）使用菜单命令①选定要添加段落编号(或项目符号)的各段落。②执行“格式/项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。③在“项目符号和编号”对话框中的“项目符号”选项卡中，有七种项目符号，可以单击选定其中一种，再单击“确定”按钮。3.自定义项目符号3.3.5分栏1.如要对整个文档分栏，则将插入点移到文本的任意处；如要对部分段落分栏，则应先选定这些段落。2.执行“格式/分栏”命令，打开“分栏”对话框，进行设置。注：对最后一段进行分栏操作时，在选择段落时，不能选中文章末尾的回车符，否则会导致文字全部偏向栏的左边。3.3.6首字下沉1.将光标插入到要设置首字下沉的段落的任意位置。2.执行“格式/首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框。3.在“位置”的“下沉”和“悬挂”中选定一种。4.在“选项”组中选定首字的字体，填入下沉行数和距后面正文的距离。5.单击“确定”按钮3.3.7插入页码（1）执行“插入/页码”命令，打开“页码”对话框。（2）单击“位置”列表框下拉按钮，从列表中选定页码的位置。（3）单击“对齐方式”列表框下拉按钮，从列表中选定页码的水平位置。（4）“首页显示页码”复选框的选定与否可以决定文档的第1页是否需要插入页码。（5）单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框，在“数字格式”下拉列表框中可选择数字的类型（包括阿拉伯数字、中文数字、罗马数字等），在“起始页码”中输入数字可以确定首页显示的页码。（6）单击“确定”按钮。返回“页码”对话框，单击“确定”按钮确认设置。3.3.8插入脚注与尾注（1）将插入点移到需要插入脚注和尾注的文字之后。（2）执行“插入/引用/脚注和尾注”命令，打开对话框。（3）在对话框中选定“脚注”或“尾注”单选项，设定注释的编号格式、自定义标记、起始编号和编号方式等。（4）点击“插入”按钮，插入点会自动进入页脚位置或文章的末尾处，输入注释的文字即可。3.3.9插入分隔符（1）将插入点移到新的一页的开始位置。（2）按组合键Ctrl+Enter；也可以执行“插入/分隔符”命令，在“分隔符”对话框中选定“分页符”选项，单击“确定”按钮3.3.10插入文件（1）把光标插入到需要插入另一个文档的位置。（2）执行“插入/文件”命令，打开“插入文件”对话框。（3）在“插入文件”对话框中，选定要插人文档所在的文件夹和文档名。（4）单击“确定”按钮，就可在插入点指定处插人所需的文档。3.3.11页眉和页脚1.建立页眉／页脚执行“视图/页眉和页脚”命令2.建立奇偶页不同的页眉单击工具栏中的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框。在“版式”选项卡的“页眉和页脚”框中，选中“奇偶页不同”复选框。3.页眉页脚的删除3.3.11页眉和页脚插入页码页眉编辑区插入页数设置页码格式插入日期插入时间页面设置隐藏/显示文档文字在页眉/页脚间切换显示前一项显示下一项3.3.12文本的查找与替换1.常规查找文本（1）执行“编辑/查找”命令或按快捷键Ctrl+F，打开“查找和替换”对话框。（2）在“查找内容”列表框中键入要查找的文本，如键入“Word2003”一词。（3）单击“查找下一处”按钮开始查找。当查找到“Word2003”一词后，就将该文本移入到窗口工作区内，并反白显示所找到的文本。（4）如果此时单击“取消”按钮，将关闭“查找和替换”对话框，插入点停留在当前查找到的文本处；如果还需继续查找下一个的话，那么可再单击“查找下一处”按钮，直到整个文档查找完毕为止。3.3.12文本的查找与替换2.高级查找单击“查找和替换”对话框中的“高级”按钮，可以打开设置各种查找条件的扩展对话框），设置好这些选项后，将快速查找出符合条件的文本。3.3.12文本的查找与替换3.替换文本（1）执行“编辑/替换”命令或按快捷键Ctrl+H，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。（2）在“查找内容”列表框中键入要查找的内容。（3）在“替换为”列表框中键入要替换的内容。（4）在输入要查找和需要替换的文本和格式后，根据情况单击下列按钮之一：①“替换”按钮：替换找到的文本，继续查找下一处并定位。②“全部替换”按钮：替换所有找到的文本，不需要任何对话。③“查找下一处”按钮：不替换找到的文本，继续查找下一处并定位。3.3.12文本的查找与替换4.高级替换点击“高级”按钮，打开扩展选项。3.4图文混排3.4.1插入图片3.4.2图片格式设置3.4.3自选图形的绘制3.4.4使用文本框3.4.5插入艺术字3.4.6背景与水印3.4.7插入数学公式3.4.1插入图片1．插图剪贴画“插入/图片/剪贴画”命令2．插入“来自文件”的图片“插入/图片/来自文件”命令3.4.2图片格式设置1．改变图片大小2．裁剪图片3．文字的环绕4．为图片添加边框5．重设图片3.4.3自选图形的绘制Word提供了一套绘制图形的工具，利用它可以创建各类矢量图形