项目六 信息工作

项目六信息工作【教学目的】通过学习，熟悉信息工作的基本程序，能够运用多种方法收集信息及对信息进行系统整理、有效传递、有序存储、开发利用，掌握信息利用服务的方法并做好信息服务工作。〖案例分析〗沙里淘金小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。〖案例分析〗沙里淘金1“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”〖案例分析〗沙里淘金2卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。〖案例分析〗沙里淘金3后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索从这件事中，你对信息工作有哪些启发？[分析]这个案例对秘书做好信息工作有多方面的启发：1．信息是领导者正确决策的重要依据。2．信息具有重要的价值。3．信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。4．信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。1．信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错误的决策，造成重大的损失。案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中的重要地位和作用。2．信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意义上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。3．信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。4．信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。一、信息与信息工作（一）广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。（二）信息的特征：1，客观性；2，无限性；3，时效性；4，共享性；5，可传输性；6，可加工性；7，可扩散性。课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？（三）信息工作：1、信息工作的含义特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是沟通与协调、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。2、信息工作的作用A.辅助领导者正确决策：信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。B.协助领导者科学管理：科学管理的实质，就是按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。[过程]各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标C.开阔领导者与秘书的思路：在信息社会，现代领导者经常面临“信息饥饿”。同时，秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、沟通与协调咨询能力和应用写作能力。D.提高秘书工作效率：秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。3、信息工作的特点“四性特点”——A.服务性：秘书部门信息服务具有多向性特征。而其中最直接最主要的是为领导决策服务。B.综合性：秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性而非专业性。C.针对性：同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同D.适时性：秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率。4、信息工作的六项要求敏锐、准确、及时、全面、适用、经济。二、信息的获取1、信息获取的范围2、信息获取8渠道3、信息获取的方法（主要有8种方法）：网络查询法；文字阅读法；收看收听法；会议记录法；相互交流法；专题调查法；观察体验法；索取求购法。4．分类（1）字母分类法.（2）地区分类法。（3）主题分类法。（4）数字分类法。（5）时间分类法。5．信息传递的形式（1）信件（2）备忘录（3）通知（4）传阅单（5）内部刊物（6）新闻稿（7）新闻发布会（8）声明6．信息传递的方法（1）口头传递。（2）书面传递。（3）电讯传递。三、信息的加工信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。所谓信息加工，是指秘书将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。1、信息加工的方法A.归纳法：筛选→合并同类项→专题信息。此法便于领导深入了解研究某一方面问题。B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。G.图表法。一目了然，易传易用。H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。2、信息简报（信息内刊）是指记载和传递、报送信息的文字材料。其特点：“新、深、实、短”。秘书编写信息简报6点要领：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁四、信息的提供与存储1、秘书信息提供的对象A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息；B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息；C.为下级机关和基层单位提供信息。2、信息提供的要求和方式A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求a.有很强的针对性；b.在内容上要有多样性；c.在时间上要把握适时性；d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式：简报、电报、传真、网络、电话、音像制品等。3、信息的存储A.存储的信息必须是已认真筛选、加工、整理过的信息，一般具有准确性、完整性、系统性，能对利用者起到沟通与协调、咨询、顾问作用。B.信息存储5点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。C.信息存储方式：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储（a.用多媒体计算机存储b.用多种媒体存储）；以纸为载体的信息资料存储。4.信息反馈五、高层次信息开发1、高层次信息的特点和作用A.初级层次信息（初级信息、基础信息）与高层次信息前者是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息。后者则是全面反映事物概貌、揭示事物本质及其规律的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。高层次信息要素——有情况：明晰性、典型性。有分析：中肯性、深刻性。有建议：可行性、创见性。B.高层次信息五特点——宏观性：反映的是事关大局的问题；——完整性：完整地反映某一事物发生、发展、结束的全过程，并对其起因和结果、内因和外因、现状和趋势、经验和教训作出全面反映和分析；——典型性：具有普遍性、代表性、倾向性；——深刻性：反映事物的本质属性和基本特征，揭示事物发展规律，找出症结，提出解决问题的办法和措施；——前瞻性：能预测事物发展趋势和前景。C.高层次信息的作用[案例]前些年，每到岁末年初,本市总有一批又一批建筑民工到市委、市政府机关集体上访，要求帮助他们向“包工头”讨要工资，甚至要求解决其吃饭钱和返乡路费。各级党委、政府对此非常重视。经过三年左右的努力，现已基本解决了这个一度非常突出也非常棘手的问题。在解决此问题的过程中，高层次信息对于党委、政府领导同志的正确决策起到了不可忽视的作用······3、高层次信息的开发方法要领:根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息。方法：5种。中心跟踪法；热点聚集法；难点突破法；亮点放大法；拓展延伸法。[案例]某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功大学生用手机有“四不文明”1有关机构近日对华南理工大学和广东外语外贸大学学生进行了一次问卷调查，在接受调查的100位新生中，有超过1／3的人拥有手机，其中广外学生的手机拥有率高达46%；目前还没有手机的新生，也有近2／3的人认为大学生配手机十分必要，并且想尽快拥有。记者在采访中发现，在大学校园里手机普及率如此之高，使得不少奈人寻问的“手机现象”频频发生：现象一：图书馆内，本来只有轻轻的脚步声和翻书声，突然一阵尖锐的手机铃声响起，惊得四周的人频频回头。10分钟后，手机声再次响起，众多老师和学生怒目而视……现象二：课室内，老师正讲得投入，不少同学在下面低头发短信，玩得不亦乐乎；老师侃侃而谈时，突然冒出一阵个性十足的手机铃声，惹得哄堂大笑……大学生用手机有“四不文明”2现象三：已是凌晨，某大学学生宿舍，听不见说话声，但见一张张蚊帐内不断传来手机按键声，手机荧屏闪亮，大家舞动手指，与电话里的他(她)倾诉心声。现象四：校道上，阵阵急促的铃声此起彼伏，骑车人不停抱怨：“现在的大学生，睁着眼睛瞎走路，只顾捧着手机发短信，狠按铃都没反