Word2007实用教程

最新2007Word培训教程第1章中文Word2007概述1.1Word2007新增功能简介1.2Word2007的启动和退出1.3Word2007界面简介1.4文档的视图1.5Word2007帮助的使用小结1.1Word2007新增功能简介Word2007中文版提供了一套完整的工具，供用户在新的界面中创建文档并设置格式，从而帮助用户制作具有专业水准的文档。丰富的审阅、批注和比较功能有助于快速收集和管理反馈信息。高级的数据集成可确保文档与重要的业务信息源时刻相连。高级的Office诊断和程序恢复功能帮助用户在Word2007发生问题时恢复工作成果。1.1.1创建具有专业水准的文档Word2007提供的编辑和审阅工具使用户比以前任何时刻都能更轻松地创建精美的文档。1．减少格式设置的时间，把更多精力花在撰写上面向结果的新界面在用户需要的时候，清晰而条理分明地为用户提供多种工具。用户可以从收集了预定义样式、表格格式、列表格式、图形效果等内容的库中进行挑选，在用户提交更改之前就能实时而直观地预览文档中的格式。这样不仅可以节省时间，还能更充分地利用强大的Word功能。2．点几下鼠标，即可添加预设格式的元素Word2007引入了构建基块，供用户将预设格式的内容添加到文档中。在处理特定模板类型（如报告）的文档时，用户可以从收集了预设格式封面、重要引述、页眉和页脚等内容的库中进行挑选，从而令文档看上去更加精美。如果希望自定义预设格式的内容，或者用户经常使用相同的一段内容（如法律免责声明或客户联系信息），只须点一下鼠标，就可以从库中进行挑选，创建自己的构建基块。3．利用极富视觉冲击力的图形，进行更有效的沟通新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、阴影以及其他效果，使用户可以更加有效地进行沟通。4．即时对文档应用新的外观当用户的公司更新其形象时，用户可以立即在文档中进行仿效。通过使用“快速样式”和“文档主题”，可以快速更改整个文档中的文本、表格和图形的外观，以便与首选的样式和配色方案相匹配。5．轻松避免拼写错误下面列出了拼写检查的部分新增功能：（1）在MicrosoftOffice2007的各个程序之间，拼写检查更加一致。如果用户在一个Office程序中更改了其中某个选项，则在所有其他Office程序中，该选项也会随之改变。Office除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一个对话框来管理这些词典。（2）MicrosoftOffice2007拼写检查包括后期修订语法词典，而在MicrosoftOffice2003中，它是一个加载项，需要单独安装。（3）首次使用某种语言时，会自动为该语言创建“排除词典”。利用“排除词典”可以避免不需要使用的词语，从而方便地使用户避免了一些令人讨厌或不符合风格的词语。（4）拼写检查可以查找并标记某些上下文拼写错误。在Word2007中，可以启用“使用上下文拼写检查”选项来获取关于查找和修复此类错误的帮助。当对使用英语、德语或西班牙语的文档进行拼写检查时，可以使用此选项。（5）用户可以针对一个文档或用户创建的所有文档禁用拼写和语法检查。1.1.2放心地共享文档当用户向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，Word2007可以帮助用户有效地收集和管理他们的修订和批注。在用户准备发布文档时，Word2007可以确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。1．快速比较文档的两个版本Word2007可以轻松找出对文档所做的更改。在比较、合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。2．查找和删除文档中的隐藏元数据和个人信息在与其他用户共享文档之前，可使用文档检查器检查文档，以查找隐藏的元数据、个人信息或可能存储在文档中的内容。文档检查器可以查找和删除以下信息：批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义XML数据，以及页眉和页脚中的信息。文档检查器可以帮助确保用户与其他用户共享的文档不包含任何隐藏的个人信息或用户的组织可能不希望分发的任何隐藏内容。3．向文档中添加数字签名或签名行可以通过向文档中添加数字签名来为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在Word2007中，用户可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入MicrosoftOffice2007签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。通过使用Office文档中的签名行捕获数字签名的功能，可使组织对合同或其他协议等文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同，数字签名能提供精确的签署记录，并允许在以后对签名进行验证。4．将Word文档转换为PDF或XPSWord2007支持将文件导出为可移植文档格式（PDF）和XML纸张规范格式（XPS）等。可移植文档格式（PDF）是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。当联机查看或打印PDF格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF格式也很有用。XML纸张规范格式（XPS）是一种电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。XPS格式可确保在联机查看或打印XPS格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。5．即时检测包含嵌入宏的文档Word2007对启用了宏的文档使用单独的文件格式（.docm），因此可以了解某个文件能否运行任何嵌入的宏。6．防止更改文档的最终版本在与其他用户共享文档的最终版本之前，用户可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户共享的是文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。1.1.3超越文档如今，当计算机和文件相互连接时，更有必要将文档存储于容量小、稳定可靠且支持各种平台的文件中。为满足这一需求，MicrosoftOffice2007在XML支持的发展方面实现了新的突破。基于XML的新文件格式使Word2007文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。1．缩小文件大小并增强损坏恢复能力新的XML格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。2．将文档与业务信息连接在日常的业务中，用户需要通过创建文档来沟通重要的业务数据。用户可通过自动完成该沟通过程来节省时间并降低出错风险。使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统，即可创建能自我更新的动态智能文档。3．在文档信息面板中管理文档属性利用文档信息面板，可以在使用Word文档时方便地查看和编辑文档属性。在Word中，文档信息面板显示在文档的顶部。用户可以使用文档信息面板来查看和编辑标准的MicrosoftOffice文档属性，以及已保存到文档管理服务器中的文件的属性。如果使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性，则更新的属性将直接保存到服务器中。1.1.4从计算机问题中恢复MicrosoftOffice2007提供了经过改进的工具，用于在Word2007发生问题时恢复工作成果。1．Office诊断MicrosoftOffice2007诊断包含一系列的诊断测试，可帮助用户发现计算机崩溃的原因。这些诊断测试可以直接解决一些问题，并可以确定解决其他问题的方法。MicrosoftOffice2007诊断代替了Office2007中的检测和修复以及Office应用程序恢复功能。2．程序恢复改进了的Word2007功能，有助于避免用户在程序异常关闭时丢失工作成果。只要可能，在重新启动后，Word就会尽力恢复程序状态的某些方面。1.2Word2007的启动和退出安装好MicrosoftOfficeWord2007后，就可以启动Word2007。本节主要介绍Word2007的启动与退出。1.2.1Word2007的启动启动Word2007最常用的方法有以下3种：1．使用“开始”菜单栏启动（1）单击桌面左下角的“开始”按钮，弹出“开始”菜单栏。（2）选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeWord2007”应用程序，如图1.2.1所示，即可启动Word2007。图1.2.1从“开始”菜单栏启动Word20072．使用桌面快捷方式启动如果在Word2007的安装过程中，根据屏幕的提示在桌面中建立了Word2007快捷图标，用户只须双击该快捷图标，即可启动Word2007。3．直接启动在资源管理器中，找到要编辑的Word文档，直接双击此文档即可启动Word2007。图1.2.2从桌面快捷方式启动Word20071.2.2Word2007的退出使用完Word2007后需要保存文件并退出该程序。退出该程序可以使用下列方法之一：（1）单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。（2）双击“Office”按钮。（3）单击Word2007标题栏右侧的“关闭”按钮。•1.单击此按钮，打开Office菜单2.单击此按钮关闭当前Word文档，不退出Word程序。2.单击此按钮退出Word2007程序。单击此按钮退出Word2007程序。图1.2.3关闭Word2007的方法（4）按快捷键“Alt+F4”。注意：如果用户在退出Word2007之前对文档进行了修改，系统将自动弹出一个信息提示框，如图1.2.4所示，询问用户是否保存修改后的文档。单击“是”按钮，保存对文档的修改；单击“否”按钮，不保存对文档的修改，直接退出Word2007程序；单击“取消”按钮，取消本次操作，返回到编辑状态。图1.2.4信息提示框1.3Word2007界面简介Word2007拥有新的外观，新的用户界面用简单明了的单一机制取代了Word早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格。新的用户界面旨在帮助用户在Word中更高效、更容易地找到完成各种任务的合适功能，发现新功能，并提高效率。1.3.1功能区用户界面在Word2007中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含若干个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡。而且，每个选项卡的控件又细化为几个组，如图1.3.1所示。功能区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框内容。图1.3.1功能区用户界面选项卡组功能区中所有的下拉列表框、列表框按钮等都属于命令1.3.2上下文工具上下文工具使用户能够操作在页面上选择的对象，如表、图片或绘图。当用户选择文档中的对象时，相关的上下文选项卡集以强调文字颜色出现在标准选项卡的旁边，如图1.3.2所示。图1.3.2上下文工具1.3.3程序选项卡当用户切换到某些创作模式或视图（包括打印预览）时，程序选项卡会替换标准选项卡集，如图1.3.3所示。图1.3.3程序选项卡程序选项卡1.3.4Office按钮“Office”按钮位于Word窗口的左上角，单击该按钮，可打开Office菜单，如图1.3.4所示。图1.3.4Office菜单1.3.5快速访问工具栏默认情况下，快速访问工具栏位于Word窗口的顶部，如图1.3.5所示，使用它可以快速访问用户频繁使用的工具。用户可以将命令添加到快速访问工具栏，从而对其进行自定义。图1.3.5快速访问工具栏“保存”按钮“撤销”按钮“重复”按钮“自定义快速访问工具栏”按钮用户还可以将常用的命令添加到快速访问工具栏中操作方法一：（1）单击“Office”按钮，然后在弹出的菜单中选择“Word选项”选项。（2）弹出“Word选项”对话框，在该对话框左侧的列表中选择“自定义”选项，如图1.3.6所示。图1.3.6“Word选项”对话框（3）在该对话框中的“从下列位置选择命令”下拉列表中选择需要的命令，然后在其下边的列表框中选择具体的命令，单击“添加”按钮，将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”列表框中。（4）添加完成后，单击“确