江门海关永久文书档案移交进馆服务项目采购合同

1江门海关永久文书档案移交进馆服务项目采购合同合同编号：2019-013号甲方（采购人）:中华人民共和国江门海关乙方（供应商）:广东圣达档案设备有限公司根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律规定，甲方对江门海关永久文书档案移交进馆服务采购项目以货比三家方式进行采购（采购编号：2019-013号），确定乙方广东圣达档案设备有限公司为中标人（成交商），现依照招标文件（谈判文件、询价通知书、磋商文件、单一来源）、投标文件/应答文件等相关文件的内容，双方达成如下协议：第一条采购项目服务清单和内容甲方聘请乙方提供永久文书档案移交进馆之前的整理、数字化等服务，本合同项下的服务指乙方按照海关总署永久文书档案移交进馆质量检查标准，对甲方1959-1999年永久保管文书档案约874卷进行整理、著录和数字化加工，并提供档案系统相关管理查询软件给甲方使用。详细服务内容如下：项目类型工作内容单位数量备注档案整理1.对破损档案进行修复；2.对幅面规格不统一的档案进行折叠、托底或托边；3.根据采购人档案鉴定和材料补充的结果，进行文件移出、加入或卷内顺序调整；4.按2公分盒组卷，超2公分或200页的拆卷后重新组卷；5.用铅笔重新编写页号；6.卷内文件的特殊情况（是否齐全，是否有盖章，是否有签发人签名，是否清晰等）逐一填写在卷内备考表内。卷874文具、设备由服务公司提供。数字化加工1.档案扫描、图像处理。按页计算，大于A4，按A4标准倍数计算。2.将图片数据进行OCR识别，转换成可全文检索的矢量化数据。（OCR完成的图片数据不进行校对及页面排版）3.将图片格式转换为双层PDF格式；4.免费提供档案系统相关管理查询软件，并将完成的图片数据挂接进入该软件和其他档案管理系统；5.服务成果转换：以TIFF、双层PDF两种存储格式在硬盘和档案级光盘上备份各三套。页87887扫描仪、电脑由服务公司提供。2档案复印1.对复写纸、热敏纸、圆珠笔签名等不符合永久保存规定的纸张进行复印；2.复印件不清晰的，要在复印件上描写后再复印。张10000复印机由服务公司提供。目录1.按照总署格式录入档案目录数据，分非密件和含密件两个表格分别录入；2.按照规定格式打印卷内文件目录、案卷目录、案卷目录索引等，并按规定进行打印和装订。条20000打印机由服务公司提供。档案换盒1.更换卷内文件目录和档案盒并装订；2.根据目录号和案卷顺序号排列规则，逐卷编号；3.填写封面、脊背、备考表等基本信息。卷874档案盒由服务公司提供。第二条合同总价款甲方以支付总价款人民币199000.00元（人民币大写）壹拾玖万玖仟_元，接受乙方提供的约定服务。甲方（用户）无需再向乙方支付其他任何费用。第三条付款条件（一）本合同以人民币付款。（二）付款办法：合同总价款分2次支付。1.乙方向甲方交付履约保证金，并提交下列单据之日起10个工作日内，甲方向乙方支付合同总价50%合同首付款（金额）。乙方提交单据：合同（正文部分复印件）、中标通知书（或成交通知书）、发票（原件）、履约保证金单据。2.乙方履行完服务合同且经甲方（用户）有关部门审核验收合格后10个工作日内无重大质量问题，乙方向甲方提交下列单据之日起10个工作日内，甲方向乙方支付合同余款50%合同款（金额）。乙方提交单据：合同（正文部分复印件）、中标通知书（或成交通知书）、发票（原件）、服务验收合格报告（须装订成册）（复印件）。3.因财政集中支付延误时间不计算在内，乙方提交付款单据延迟或缺失的，甲方有权相应顺延付款期限。4.履约过程中如出现据实结算金额超过成交价的情况，乙方应提前经甲方书面同意后，再实施超出部分的服务，否则甲方有权仅按照成交价办理结算。第四条履约保证金（一）合同签订之日起10个工作日内，乙方须按合同金额的_5_%向甲方交纳履约保证金。（二）履约保证金以银行保函、银行电汇向甲方提供。3（三）如乙方未能履行合同规定的义务，甲方有权按照本合同的约定从履约保证金进行相应扣除。乙方应在甲方扣除履约保证金之日起10个工作日内，及时补充扣除部分金额。（四）如乙方不履行合同，或履行合同义务不符合约定使得合同目的不能实现，履约保证金不予退还。（五）履约保证金在全部服务验收合格后满一年，甲方凭乙方提交退款申请，10个工作日内无息退还。第五条交付方式、地点和时间（一）服务方式为：经甲方验收合格后方视为完成交付。（二）服务地点为：江门海关业务办公大楼。（三）服务期限为合同生效后120个日历日。若因甲方原因未完成项目的，服务期限可顺延。第六条甲方乙方的责任（一）甲方责任：1.本项目工作场地及工作场地内的水、电、空调由甲方免费提供，服务地址：江门市蓬江区海傍街43号。2.按照本合同约定向乙方支付服务款项。3.向乙方免费提供涉密档案数字化服务的复印、扫描设备及项目期间所需计算机、加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）。（二）乙方责任：1.乙方保证已获取并持有提供本合同规定服务所必须具备的许可证、执照及批文。2.乙方按照采购文件、报价文件或本合同规定向甲方提供服务，遵守甲方的工作时间，服务时间：每周5天，周一至周四：8:30-17:30，周五：8:30-17:00。3.乙方提供非涉密档案数字化服务所需的复印、扫描设备、其他加工设备及服务期间所需耗材。4.乙方服务期间派名人员驻点服务（具体名单详见附件《供应方员工备案表》），该人员必须通过甲方的审核，并登记备案。合同签订时，乙方必须向甲方提供以下资料作为本合同的附件：投入项目服务人员的身份证明、与乙方签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同及保密协议的复印件，原件备查。5.乙方工作人员必须按照甲方的要求办理机关大楼出入登记手续，工作人员要挂牌上岗。其中指定项目负责人赵双（电话：[phone]），并驻场服务，负责整个项目的档案调卷、保管、归还等工作。所有服务人员在项目实施期间要保持4固定，不得随意更换；如确实需要更换的，需提前一周书面通知甲方，取得甲方书面同意之后方可，如擅自更换，甲方将暂停乙方的全部工作，由此造成的损失或延误由乙方负责。6.乙方工作人员若有违反甲方规定或工作质量出现问题的，甲方有权提出更换人员并收回相关出入甲方场所证件。7.提供每天24小时的不间断技术支持服务，为甲方提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求，技术支持服务电话：[phone]。8.乙方须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范、管理制度和工具表。9.乙方应建立安全岗位责任制，配置专人负责安全保密工作。10.乙方必须对参与本项目的工作人员进行安全保密教育和上岗培训，并与其签订保密协议，明确工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。11.除钥匙及眼镜外，乙方工作人员未经甲方同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、照相机、摄像机、录音机、手机、笔记本电脑、平板电脑、MP3、MP4、报刊、纸张及其他与工作无关的随身物品带入服务场地，也不得将服务场地的物品擅自带出服务场地。12.乙方工作人员不得在服务场地内从事与工作无关的活动，严禁在服务场地喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入服务场地。13.服务场地内产生的废纸必须集中放置，乙方必须经甲方检查确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。14.乙方自带加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须由甲方采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口；除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。15.乙方不得擅自将档案加工设备及存储介质送外维修，必须送外维修的应经甲方同意，并接受甲方人员现场监督。16.项目完成验收后，乙方自带加工设备中的硬盘等存储介质必须拆除，并与加工过程中使用过的其他移动存储介质一5起移交甲方处理，不得擅自处理及带离服务场地；乙方自带加工操作终端上的数据必须在甲方的监督下进行销毁，所有设备经甲方检验确认无信息留存后才能撤回。17.乙方须免费提供并在数字化加工过程中使用正版软件；在服务期间乙方应免费提供数字化数据验收系统给甲方使用，使甲方能顺利对加工数据进行质量检查和验收。第七条服务验收（一）验收标准：符合海关总署档案移交标准，经海关总署验收，如有不合格档案，由乙方在甲方规定的期限内进行重新整理、扫描、著录和服务成果转换，以成功向海关总署移交本次服务成果为项目最终完成。（二）实体档案验收：逐卷逐件检验卷内文件排列顺序、编页、修裱、复印、案卷卷皮、卷内备考表、卷内文件目录、装订质量等，合格率为100%视为验收合格。（三）数字化成果验收：验收内容包括纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等、必填项是否填写等。对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像挂接的准确性等。对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。验收指标：能否采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比例不得低于5%，抽检合格率应为100%。（四）项目验收分为阶段性验收和总体验收两种。总体验收由乙方提交项目完成报告及物品质量保证书，并提出申请甲方组织验收，验收标准按采购文件及江门海关相关6验收标准执行。甲方在验收过程中，如查出有不合格数据时，必须在10个工作日之内进行质量意见汇总反馈，乙方在接到反馈意见后的3个工作日之内对不合格数据进行修改，重新质检后再次提交给甲方进行验收。如2次验收不能通过，甲方可提出全部返回，由乙方重新返工全部重查。验收合格，由甲方出具验收证明。阶段性验收由甲方定期对索引录入质量、图像数据质量、索引及图像挂接质量、档案装订还原质量、数据备份质量进行抽查，如发现准确率活合格率未达到100%，乙方应当负责返工或者采取补救措施。同一批数据两次抽查不合格，需重新录入数据，若第三次抽查不及格，甲方书面提出整改通知，可视为乙方违反服务约定一次，但因甲方使用、保管不当引起的问题除外。第八条质量保证（一）乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实、完整、可用和安全。（二）乙方的档案整理服务质量应满足以下标准的要求：1.GB/T9705文书档案案卷格式2.DA/T13档号编制规则3.DA/T18档案著录规则4.DA/T19档案主题标引规则5.DA/T64纸质档案抢救与修复规范6.海关总署办公厅关于印发《海关总署档案馆案卷级文书档案接收质量检查标准》的通知（署办发〔2018〕7号）（三）乙方的档案数字化服务质量应满足以下标准的要求：1.DA/T31纸质档案数字化技术规范2.海关总署办公厅关于印发《海关总署档案馆案卷级文书档案接收质量检查标准》的通知（署办发〔2018〕7号）（四）乙方的其他档案管理服务质量应满足国家、行业相关标准的要求。（五）如果本合同以上条款所提及的标准存在相互矛盾之处，以甲方的规定或要求为准。（六）乙方应保证所供服务与投标文件/应答文件承诺一致，并完全符合本项目质量要求或高于合同要求的服务质量、规格和技术性能。（七）乙方应保证所供服务没有因乙方的行为或疏忽而产生服务质量缺陷，并保证其服务无重大质量问题。7（八）如果乙方所供服务质量与合同不符，或证实所供服务是有缺陷的，包括潜在的缺陷或影响设备的正常运作