材料请购管理制度

设备材料采购制度为确保工程材料质量，节约工程材料成本，提高采购效率，特制定工程项目设备材料采购流程和制度。工程设备材料包括设备、主材、辅材、工具、材料加工、易耗品等；所有工程材料采购(含后勤、办公材料)参照本制度执行。一、工程设备材料采购流程编制材料采购计划→填写请购单→审核批准→市场询价信息对比表→材料设备定价表→确定供应商→确定购买方式→供货监督→收货验收→入库登记→采购付款与核算1、编制材料采购计划：项目立项后由项目组根据合同或设计要求编制项目预算，填写项目材料采购计划总表;经工程部审核后确定为工程材料采购依据。预算内应包含所有项目材料的名称、规格型号、需用数量、需用时间、特殊要求和采购方式。没有预算将不能进行采购。2、请购单：请购单的材料品名、规格部分由工程部协调项目部完成;参见附件一、二；3、请购单的审核：在预算范围内的材料请购由项目组自行申报给办公室，临时增加的材料或超出预算的材料请购由工程部负责审批（将请购表发给工程部，由工程部发给采购员）4、市场询价、比价、议价：详细说明采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。对于单个品种采购价在5万元以上的同种规格产品应询价于不少与三家供应商报价，应提供同规格，不同品牌做比较。随时跟踪好价格上涨下跌有何因素。数额特别巨大的采购由公司组织招标购买。参见附件二；5、材料设备定价表：定价表里应详细注明与厂家议定的价格、运输方式、税率、结算方式。现场选用较贵材料时，联络相关部门说明其原因。定价完成后交公司领导审核。参见附件三；6、合格材料供应商：公司对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。由办公室牵头，工程部和项目组配合共同完成建立材料供应商考察、评审制度，形成供应商评估报告，经公司领导认可后，建立合格的供应商名册。参见附件四；7、采购方式:由办公室、工程部和项目组协商确定;一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：7.1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。7.2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。7.3、未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。7.4、询价、议价结束后，需公司领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。7.5、采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。8、供货监督：采购订单完成后，由办公室配合仓库监督和督促供应商完成采购合同，按时、按质、按量和指定地点交付材料。9、收货验收：项目组和仓库对到货的材料必须进行数量和质量的验收，验收内容包括：材料需用计划、发票票据、数量、包装、材质证明材料和产品合格证，随行技术资料以及相关质量安全、环保标准材料和生产许可证（复印件）；数量较多的材料可抽样检查。验收合格后方可办理入库手续。对于验收不合格的材料应及时报告说明。10、入库登记：仓管员对到货材料与送料单上的相应项目内容是否一致进行核对验收入库，入库单必须经过采购员,参管员签字;入库单一式三份,第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。不合格品由相关人员办理退货事宜;对已进场检验合格的材料建立《材料出入库台账》正确标识、记录规格、数量、进出库情况，定期盘点、核对帐、物。参见附件五；11、仓库保管员收到材料验收入库单后，填写材料入库结算单交于办公室付款。12、采购付款方式与核算：（一）预付款采购1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。（二）现款采购采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。（三）后付款采购采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款。参见附件六；（五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票。工程设备材料采购细则及注意事项1、设备、主材、批量辅材、重要工具的采购由公司负责，工程部、各项目部配合执行。2、一般辅材、易耗品由各项目部在施工现场采购，一次性采购价格不得超过2000元，超过2000元须报部门经理批准(填写费用申请报告,注明用途、品名、规格、品牌、数量和单价)。采购后须填写入库单，单价超过100元及总价超过500的材料必须填写品名、规格、品牌、数量和单价。3、工程项目立项后指定一名该项目成员为材料管理人员，负责项目材料的采购和验收入库工作，确保工作畅通。4、办公室收到请购单之后，发现请购单内容填写不清楚（型号规格不详、没有预算号、收货人等），采购部有权退回。5、采购数量超过预算数量必须做预算变更，经工程部领导批准备案。6、订购的材料已付款后，发生型号、数量等原因变更，如发生损失，相关人自行负责。7、项目组和仓库收到货后三天内必须对到货的数量和质量进行验收，对于验收不合格的材料应及时报告说明给采购部。8、各项目部每月25日必须和公司仓库对帐（填写材料入库单），包括公司购买和现场购买的材料。9、请大家慎重填写请购单，以免造成不必要损失。10、不明之处请咨询办公室。备注：附件一：材料请购单附件二：材料设备询价信息对比表附件三：材料设备定价表附件四：供应商名录表附件五：材料入库单附件六：材料采购付款记录表上海神**有限公司2018.8.21