2017.9-1艺术教育系档案管理制度

艺术教育系档案管理制度第一条为了规范艺术教育系档案管理工作，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、档案工作实行二级管理，一级管理是指艺术教育系系主任的统筹管理；二级管理是指档案管理员直接负责档案资料管理工作。2、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。3、艺术教育系系主任有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每月对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映我系各个模块工作的活动、学校发布的有关我系工作的文件，以及具有查考利用价值的资料均属归档范围。2、凡属我系工作人员完成的工作，均需签名留档，并配合2～3张的照片佐证，任何个人不得擅自留存或删除。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡我系参与的各种活动，相关老师须提交照片和视频以备存档。5、凡参与安排就业和实习教师，须将就业单位培训资料和学生工作照片、劳动合同带回，做好实习日志、实习汇报材料，如果原件需要上报，须留存复印件。6、教师所获得荣誉及发表的论文，登记电子档，将复印件交给档案管理员存档。第四条档案保管制度1、档案管理员认真存放档案，并做好防火、防潮、防虫等工作。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、根据系部实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。6、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。第五条档案借阅制度1、档案属于系部资料，未经许可不得外借、外传。未经系主任批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经系主任批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。第六条系部每一个人都完善档案责任，档案管理员有义务要求每个人提交资料，不可无辜拒绝配合。第七条本制度从二O一七年九月一日起执行。