绩效面谈案例

管理心理学~绩效面谈~12/25序幕一年又结束了，又开始进行一年一度的绩效评估。张大华目前担任YOYO公司厂长一职，他的部属包括有二位副厂长、七位课长、三位专员及二位厂务助理，绩效评估完成，张大华预计在年底前，为他的部属进行个别的绩效面谈。今年绩效面谈重点是面谈成品课课长陈小志，陈小志做事非常的认真负责，对于工作非常的执着，且拥有专业的仓储管理能力，对工作十分的有使命感，因此上级主管十分的赏识，但今年因陈小志情绪控制不佳，常与同事起冲突，也因过于执着，不懂得采纳别人的意见、体谅别人，造成属下与其他部门员工的不满，上级因此有意将他冷冻平息众怒。张大华此时倍感压力，因陈小志是不可多得的人才，若冷冻陈小志，公司将折损一名大将，所以希望可以藉由这次的面谈，可以与他做一个良好的沟通，让他了解到与同事之前关系的重要性，协商出做有效的沟通才是他未来发展的规划与目标，这样才来替公司带来最大的效益，达到双赢的绩效面谈。1/2绩效面谈准备中张大华不敢轻忽这次的面谈，谨慎安排了适当的时间与地点，预先发出了面谈通知书，也详细的阅读了陈小志的职务说明书(附录一，职务说明书)，并私下与各同事询问他的状况与个性，详尽了解他的绩效考核表内容(附录二，考核表)，详细的计划这次的面谈，与陈小志协调出空档时间，希望可以将面谈时间控制在一个小时内结束。面谈通知书面谈通知书被通知人：陈小志主旨：绩效面谈时间：1月10日上午10点至11点地点：282会议室准备事项：一、填写自我评估表二、事先详细阅读工作职位说明书陈小志收到面谈通知书后，用心的准备今年度的面谈资料，仔细确认自己的职务说明书，并填写自我评估表以了解自己的工作，事先演练与检讨，希望给主管一个好的印象。陈小志自我评估表自我评估表部门成品课职位课长姓名陈小志期间自94年1月1日直属上司张大华厂长至94年12月31日目标项目：1.出货达标率。2.盘点准确率达98%具体内容：年度会计盘点时，在抽查项目及整体仓储规划管理，有显著的提升，准确率及料帐管理获会计师肯定。绩效的自我评价与反省：虽此次年度盘点顺利过关，因仍有些缺失存在，如储位不一致，尾数箱数量不实等疏失，在人员训练上应加强。上司对绩效的看法及意见：□表现最佳1.工作上克尽职责，但作业流程应改善。---------------表现优良2.跨单位及部属协调不良，坚持己见脾气火爆应做调整。-□表现满意-------------------------------------------------□尚需若干改进-------------------------------------------------□尚需大幅改进1/10绩效面谈当日(暖场，使部属放松心情)当日，陈小志准时到场，张大华立即起身，以微笑向他打个招呼，然后再从桌子后面走出来迎接他，伸出手与他诚恳的一握，并感谢他来这一趟。张大华挑选了一个理性并可缓和气氛的坐位法，面谈坐位表：张大华：『听说你上星期带家人去露营啊，我也很喜欢露营，是去哪露营啊?』陈小志：『去苗栗山上，那边风景优美，有溪流和瀑布，小孩子还可以在那边烤肉，我还在那里钓鱼哦，收获还不少咧!』张大华：『真的吗?我也很喜欢钓鱼耶，假日时常会带小孩老婆出门，享受天伦之乐的假日时光。』陈小志：『嗯，而且钓鱼还可以修身养性，使心情平静，练就忍耐能力。』张大华：『是啊~我也认为忍耐力是工作上重要的因素，工作一定会受到各方的压力，若没有坚强的忍耐力，工作上若有争执，一定会起冲突。』(慰劳部属的辛劳)张大华：『好了，回归正题，你这年来工作表现都很积极，我们公司十分的需要像你一样有干劲的人。』张大华：『尤其是像仓管的工作，长期背负出货压力，真得是很辛劳，感谢你在出货后段的付出，所以虽然前面制程不顺畅，让你们时常做到半夜才收工，但终究可以及时完成出货，这种积极的工作态度正是公司非常需要的。』陈小志：『没有啦，这是在工作上应有的态度，为达成公司政策目标，使命必达的精神是我的原则。』主管部屬二人成90度(说明面谈目的)张大华：『今天面谈的目的是希望我们可以一起讨论你的工作成效，并希望彼此能有一致的看法，一则肯定你的优点，二者可以说出那些地方有待努力。希望透过这个面谈，能让我们共同合作以完成既定的工作目标，使你在公司有更好的发展。』『首先是不是可以请你先谈谈，这段过去期间你在工作上有没有什么心得，或工作上有没有遇到什么困难?』(陈小志自述原因，张大华听取意见)陈小志：『困难~应该就是大家都不配合出货时间，无法准时把货入到成仓，造成出货不顺，有时我会忍不住对着其他同仁大发雷霆，也受不了属下没办法配合加班，造成人力的不足，无法顺利出货。』张大华：『你是不是觉得大家都不配合出货时间，造成出货不顺。』(情绪反应)陈小志：『对啊~所以我常常就因为这样，跑去跟生管课吵架，越吵越厉害时，我有时忍无可忍，会忍不住大拍桌子，吓得大家都不想跟我说话。』张大华：『你是在很冲动的情形下才会忍不住拍桌子大骂吧!』(简述语意)陈小志：『嗯~对啊，而且我觉得我的沟通方式没有问题啊，我只是想让货顺利出出去而已，都要怪那些人不是太笨而做不好，就是听不懂我的意思，我并没有做错什么啊，只是脾气比较大一点而已。』张大华：『嗯~其实制程不顺畅，生管真得要负极大的责任，其他配合单位亦有连带责任，你会有这么大的情绪反应是可以理解的。』(同理心)(告知评估结果)张大华：『你的表现经过评估的结果，整体而言表现的很好，考绩为甲等，在出货方面，经统计结果显示，出货达标率比去年成长了25%，但成品课的离职率也比去年增加了20%，所以在你努力达成工作目标的同时，是不是有什么没有注意到的地方?如果你可以将离职率降低，且在跨单位及部属协调沟通上做一个改善，这对你管理绩效上将会更有帮助。你个人认为如何?』(探讨沟通，共同讨论评估结果与现实状况的差异原因)陈小志：『为什么我这么努力了，我却不能拿到优等?我已经将出货达标率提升25%，是历年来最好的成绩，你说离职率高员工待不住，是他们自己忍耐力不够，公司待遇不好，这不能影响我拿到优等的考绩吧，我觉得是你们对我有所偏见。』张大华：『你把所有的责任推给我，是不负责任的态度，我知道你对自己的期望很高，虽然出货达标率提升，但也不能代表你所有的考绩，也许我们就这点来讨论一下好吗?』(真诚)陈小志：『你真得不了解我有多么的努力，我真的用尽所有的心力在这份工作上，却得不到大家的肯定与认同，这样真得很痛苦。』张大华：『你对你的工作期望很大，别人却不能体会你的痛苦，你愿意让跟我谈谈吗?让我了解你的心声。』(尊重)陈小志：『好吧~那你可以跟我说，为什么我不能拿到优等的原因吗?』此时张大华要求陈小志拿出自我评估表和张大华填写的考绩摘要表(如下)进行比较。张大华：『也让我们一起来看绩效评估表与你所做的自我评估表有那些地方相同，有哪些地方不同?』接着张大华就由彼此意见相同的地方开始，再与陈小志一起讨论意见不同的，也请陈小志解释他的理由，然后张大华也做了解释，将彼此分歧的意见透过讨论而趋向一致。考绩摘要表考绩摘要表部属姓名：陈小志填写人：张大华日期：95年1月11日1.部属整体表现(1)工作可达专业水平。(2)沟通协调能力不佳。2.绩效衡量的标准为何？(1)出货管理。(2)储位管理。(3)料帐管理。(4)人员管理。(5)沟通协调能力。3.部属工作目标与工作实绩的差距？(1)不当管理下属。(2)部门协调不良。4.可能原因为何？(1)主观意识较强，不肯采纳别人的意见。(2)情绪管理不佳。5.那些工作绩效对所属部门而言是最重要的？(1)营业目标。(2)盘点准确率张大华：『嗯~从我们刚才的讨论中，你有提到你自己不善于控制自己的情绪，而在评估项目中，评核你的人际关系的协调沟通项目就是主要的因素，我想听听你的意见，或是你希望我们在这方面给予你什么样的协助呢?』陈小志：『嗯~就像我前面提到的，我并不想常常跟同事吵架，因为有出货压力，大家又不配合我才生气，我并不是故意要跟同事争执，我知道大多时候的言语冲突，并不能立即改善现况，有时还会更糟造成更大的冲突，影响工作情绪，使事情越变越糟，我想我本身的情绪管理的确是还有很大的进步空间，我会尽力去改善我自己的脾气，我也希望公司能帮助我，改善我的人际关系，达到有效的部门沟通，并指导我如何管理下属，让下属有归属感，不会轻易离职。』(订定下期工作目标)张大华：『你可以订定下期的工作目标为，如排程不顺，可与各单位商确修改交期、保留结关等多做协调，预知人力的调度，事先规划人员的安排、加班支持或二班制，除此之外，也要与公司的员工建立良好的关系，适当的寻求他人的意见，并能够凝聚部门间团队合作的精神，并给予下属肯定与鼓励，来增加部属的稳定性，减少离职率。』陈小志：『嗯，感谢厂长的指导，这次的面谈我获益良多，希望在往后在沟通有困难时，可以告诉我如何做协调与沟通，我会依此工作目标执行，并请安排管理心理学等相关教育训练，让能获取改善及改变人际关系。』张大华：『当然没问题，这是我的职责所在。』张大华将这次绩效面谈与陈小志讨论出本年度的工作目标，并将他具体的列出来，做为将来的参考，绩效面谈工作目标表如下。绩效面谈工作目标表绩效面谈工作目标表部属姓名：陈小志填写人：张大华日期：95年1月10日预定工作目标项目量化具体标准完成期限1.二班制降低加班时数，增加总工作时数。3/312.出货达标率与上年比较度成长20%12/313.离职率与上年比较度减少10%12/314.产销协调每周一次1/11立即实行5.教育练训，心理辅导每月一次1/11立即实行(结束面谈)面谈结束，张大华站起并热情的与陈小志握别。张大华：『今天真得很感谢你能来这里，我觉得这一次的讨论很值得，也让我了解你的工作情形，希望你可以按照我们讨论的目标，做为你这一年度的工作目标，那我们的面谈就到此告一段落。』陈小志也回应张大华并深深的一鞠躬。陈小志：『哪里，哪里，这次的面谈受益最多的应该是我才是，请期待我未来一年的表现，我不会让你失望的。』1/11绩效面谈结束后一日经过昨天的绩效面谈设定目标后，张大华花了点时间将达成共识的部份再予以确认。然后开始填写张小志的面谈记录表，如下表。准备汇总并向上级主管提出报告，并静思检讨此次面谈不足之处及修正之道，以累积面谈经验。面谈记录表面谈记录表部门：成品课姓名：陈小志日期95年1月10日直属上司张大华面谈摘要那些工作项目表现特别优秀？主管评语部属自评1.出货作业2.储位管理3.料帐管理表现优良精神可嘉专业能力强尽心尽力使命必达那些方面有待改进？主管评语部属自评1.跨部门沟通协调2.人员管理情绪管理不佳人员管理不佳欠缺团队合作精神情绪管理改善有自我认知及反省员工意见：1.改采二班制。2.改善作业流程，产销流程。3.提供完善的教育训练，如：情绪管理，人际关系与沟通。4.加强新进人员的教育训练。主管评语：虽情绪管理及人际关系与沟通不佳，但在绩效面谈后对自己有所认知及反省，陈小志也有心改善缺失，本报告经双方确认讨论内容无误约谈人：陈小志主管：张大华日期：绩效面谈追踪绩效面谈追踨检核表查核项目第一次查核第二次查核时间情形时间情形教育训练：情绪管理3/1与部属沟通已稍改善，部门较具向心力。6/1跨单位部门，给予肯定的评价。附录附录一、职务说明书附录二、考核表1仓储管理储区规划物帐管理盘点作业审核作业库存管理1.1.1现有储区作整体规划，分为成品区、暂存区、缴库会点区、销退区、报废区、待出货区、理货区及备货区等管理范围。1.1.2因应未来企业规模成长之仓储规划。1.2.1依入库货品之8系列、N系列及外购商品种类集中管理，分类存放。确实一物一定位，物帐一致达到公司资产管理合理标准。1.3.1依公司年度计划实施年终盘点1.3.1依自主盘点计划每月进行进出盘点作业及配合会计定期实施抽查盘点。1.4.1成品:装配课及其它单位每日缴库之成品报表审核验收。1.4.2外购商品:业务单位开立入库通知单，交由品管检验合格后，再由成品人员点收,成品主管审核验收。年度盘点计划盘点单成品检验缴库记录输入(成品缴库清单)商品入库单订货单每日每日