采购风险管理防范及对策

采购风险管理防范及对策风险类型风险因素人员风险法律意识薄弱寻租行为业务能力差管理风险管理制度不健全或难以落实缺乏风险管理机构和人员缺乏对困难、费用和技术的科学评估信息交流不充分或频繁更改需求产品检验验收等监督不力供应商风险质量管理体系不健全技术能力不足管理能力不足对质量缺乏有效监督和检验技术风险缺乏充分论证、试验或鉴定产品、工程等项目设计有缺陷其他风险自然灾害通货膨胀或紧缩，及其他社会事故采购风险原因探析没有将风险识别和评价工作纳入采购过程。缺乏有效的风险处理手段。当前在公共采购管理过程中，还普遍存在着“忽视”采购风险影响的现象，由此，造成了对采购风险控制和处置预案的“忽视”，造成探索风险监督、控制和处置手段积极性的缺乏，也造成了采购过程中难以有效地应对和处理现实风险的被动局面。缺乏进行风险管理的信息环境。当前，公共采购信息交流渠道还不够顺畅，依然存在着相对独立的“信息孤岛”，而且信息来源不够准确、渠道不够正规，采购工作信息失真率相对较高，因此，由于信息交流不对称和不充分造成的信息风险难以回避。当前，建立科学、有效的公共采购风险管理制度，及时预防、控制、转移和化解风险已经成为当务之急。公共采购的复杂性要求实行风险管理。现代产品、服务和工程采购项目具有高投入、高技术含量、高复杂度和多要素等特点，这些特点大大增加了公共采购的风险系数。因此，对如此复杂的系统进行管理，就需要提高风险意识，考虑风险因素，加强风险识别、风险预警和风险控制等管理手段。通过风险管理，从而有效控制和处置采购过程中所面临的各种风险，把风险导致的各种不利后果减少到最低程度，保障采购活动的顺利进行。公共采购的不确定性要求实行风险管理。由于管理制度疏漏、人员价值追求偏差、技术不成熟和信息不对称等因素，使公共采购的不确定性大大增加。正如采购管理专家威廉·P·罗杰森认为：“整个采购过程充满了不确定性。内部不确定性是由技术上的未知数所引发的，它在设计阶段较强。但是，……关于成本和设计的大量不确定性在生产过程中依然存在”，“即使是对于可以利用产品的质量的预测，也是不确定的”。要减少由于不确定性引起的采购风险，就需要制定一套完整的风险管理制度。实行有效的风险管理，可以通过设定一系列规则减少环境的不确定性，提高对风险因素的认识能力和控制能力，以便“在出现环境变化不确定性的情况下为完成项目提供最好的机会”，降低或消灭不确定性带来的各种风险。公共采购的公众性要求实行风险管理。公共采购资金来源于社会税收和公共服务收费等公共财政收入，而且采购资金的分配和使用还承载着促进自主创新、保护环境、扶持国内中小企业等各种社会政策目标，也就是说，公共采购具有很强的公众性特点。公共采购的公众性必然要求强化对整个采购过程的风险预防和精准控制，提早辨识、度量风险，制定和选择风险管理方案，从而最大限度地避免各种风险因素对采购效益和目标实现的影响。完善公共采购风险管理法律制度。建议制定公共采购风险管理单行办法或具体规定，明确风险管理目标、宗旨、机构、职责、任务、流程、风险管理计划机制、风险防范机制、风险评价机制、风险处理机制和风险责任追究机制等内容。与此同时，加快相关配套制度，如采购人员岗位任职资格要求、采购活动文件管理、采购合同管理、采购监督检查、集中采购机构考核标准、供应商信誉和资格审查管理等规定的制定，尽快形成一套完整、实用和操作性强的公共采购风险管理法规体系。在此基础上，实现操作流程的优化、办事程序的公开、风险预警和控制、责任的有效追究，最终实现采购效率和质量的不断提高。健全采购方内部风险控制机制。首先，实行采购计划、供应商资格审查、合同签订、合同审核、标的验收、经费支付相分离的制度，并科学确定各管理机构相应的管理权限，以此形成术业专攻和权力制衡，避免由于采购人员能力素质弱和寻租行为，以及管理制度不健全和管理疏漏而增加采购的风险。其次，要督促采购方（包括采购代理机构）健全内部控制制度，优化操作流程，公开办事程序，全面推行岗位责任制、服务承诺制、责任追究制，防范采购过程中的风险。最后，实行关键节点和重点流程的审核制度。例如加强对决策立项、采购方式确定和合同签订阶段等节点的监管和审查，保证公共采购的科学性、公开性、公正性和可控性。建立供应商资格审查机制。来自于供应商方面的风险是公共采购面临的一类重要风险类型，实践中可以通过建立供应商资格审查机制来降低和化解此类风险。一方面，建立采购前供应商资格审查机制。实行采购前资格审查，不仅可以把住公共采购“准入关”、发放“通行证”，而且还可以落实对供应商的动态管理，加强监督检查，降低采购风险。《政府采购法》第二十二条规定“供应商参加政府采购活动应当具备下列条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。”针对以上条件及质量管理体系和管理水平等内容进行资格审查，对于存在风险隐患，不符合资质条件的供应商不予注册或不准进入采购市场。另一方面，建立采购中供应商资格审查机制。实行采购中资格审查，也就是落实对采购资格有效期限内的注册供应商、参加采购活动的供应商和正在履行合同的供应商的资格审查。采购中资格审查内容，主要针对供应商质量管理体系运行和保持情况、质量管理水平和质量保证能力、财务资金状况、配套企业协作关系情况和合同履行情况等方面进行展开。对于发生质量保证能力下降、资金状况恶化等情况，影响到公共采购目标实现的，应立即采取相应措施降低或消灭风险，确保公共采购的效率和质量。建立供应商信誉等级评定机制。实践中还可以通过建立信誉等级评定机制来降低和化解来自于供应商方面的风险。信誉等级评定与资格审查的评价侧重点不同，两者不可替代。信誉是指供应商遵纪守法、履行责任和兑现合同承诺的程度。世界主要国家基本都建立了供应商信誉等级评定机制，加强了对供应商诚信的管理。实践证明，供应商信誉等级评定机制不仅激励供应商遵守履约期限、保证标的质量，还大大降低了履约风险，提高了公共采购的效益。建议以履约期限、质量、售后服务和工作协调性等内容为要素进行信誉等级分级评定，可以分A信誉好、B信誉较好、C信誉一般、D信誉较差和E信誉差五个等级。信誉等级评定不搞终身制，每三至五年评定一次。同时，对于信用等级好（A、B级）的供应商，可以在未来的采购项目招投标中适当加分；对于信誉等级差（D、E级）的供应商，可以限制或取消其一定期间内参与采购活动的资格，提高其失信成本。为了提高信誉等级分级评定的效应，培育更多的诚信企业，降低履约风险，可以利用采购信息平台公布信誉信息，并进行动态管理和实时更新。建设风险评估指标体系。全面归纳影响公共采购的风险因素，深入剖析各项风险因素的属性、发生频率、发生概率和影响程度，科学确定风险评估指标和评估方法，以及各指标的权重和分值。通过运行风险评估指标体系，从而科学地制定采购计划和预算，提高采购决策水平；全面规划和设计采购活动，有效规避风险；实现风险的提早预防和预警，减少被动、增加主动；同时还可以积累有关风险的资料和数据，不断改进未来的公共采购管理工作。落实风险管理配套措施。第一，加强相关人员的法律意识、法律知识和业务能力的培训。加强《政府采购法》、《招标投标法》和《合同法》等法律法规的培训，从而增强相关人员的法律意识，增强其依法行政能力，提高其执法和守法水平。加强招标投标、合同管理、质量验收、商品性能、技术操作等多方面的知识和技能，从而提高相关人员的业务水平。第二，加强公共采购的信息化建设。信息风险是当前一项重要的风险因素，加强公共采购的信息化建设，积极践行电子化采购，实行网上公告、网上计划申报、网上投标或竞价、网上协议供货管理和网上信息披露等，增强采购透明度，最大限度地避免信息风险。第三，加强理论研究，积极寻求防范和化解风险的途径；与此同时，进行风险管理实践，积极探索和推行有效的风险控制手段。