公司费用报销管理制度及流程

公司费用报销管理制度及流程第一章：总则在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据填写不规范、报销内容不明确等情况，由于单据填写错误导致的重复填写工作也多次发生，给本部门、财务部及相关部门工作带来不必要困扰。为了加强公司内部管理,合理控制费用支出，特制定本制度。第二章：费用报销基本制度及基本流程一、费用报销单填写要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；3、报销人须取得合法有效的报销单据(发票)，如：收据、发票、送货单（仓库已签名的送货单）、快递单，网购无发票或单据的需把付款截图打印出来，相关单据粘贴到“报销单据粘贴单”上；4、报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数；5、单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据特别不清晰，粘贴不规范的财务部门有权要求对方改正，拒不改正者财务部有权予以拒绝受理；6、报销人须在备注地方填写正确的银行卡号、开户行、开户名；7、报销单的“报销部门”处必须填写所属部门，例如人事行政部；8、报销单的“日期”需填写报销当天的日期；9、报销单的“金额”此处必须填写实际发生金额；粘贴的发票金额可以多于报销金额，但一定不能少；10、报销单的“合计”填写各项费用合计，“合计”此行上方有空行的，划S线或划/线注销，数字前加¥；11、报销单的“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时应在万字前写人民币符号¥，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。如：合计金额650.40元在此行填写为:¥仟陆佰伍拾零元肆角零分；12、出纳履行付款后，通知报销人款已经支付。二、报销凭证票据粘贴要求：1、粘贴前必须将票据上面所有的钉书针，回形针，夹子等外在的东西全部去掉；2、票据要分好类别，如按加油票，交通票，住宿票，餐饮票等分类，如果票据较多可采用多张粘贴单粘贴；3、对于比粘贴单大的票据或其他附件，例如：合同、采购申请单。粘贴时须紧靠粘贴单顶界和左界横向粘贴；超出部分必须按粘贴单大小折叠在粘贴单内；4、票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整、美观为准，以便财务部装订成册；三、差旅费报销：1、差旅费报销单需外出申请单，除“出差补助”不需要付发票及票据外，其他均需有票据；2、出差起讫日期必须填写清楚，以便于财务方便核算出差补助费用；3、已发放出差补助，不再报销餐饮费用；如确实需要招待客人的，经主管领导审批后可凭餐饮发票报销；4、报销的住宿票必须在背面注明宾馆名称、宾馆电话、宾馆单日价格、住宿时间段、同住人员姓名；每张车票必须在背面注明对应时间、起止点、拜访客户姓名、电话号码；市内公交车票需要撕票，除二人及以上同行外不得有连号；5、具体出差事项详见-《公司差旅费报销管理制度及流程》。四、借款管理规定：1、借款审批单为各部门相关人员备用金申请、出差或业务接等借支申请时使用，填写要求如同前几种单据，写清楚借款原因、预计的金额和还款日期；2、借款单要由部门负责人、财务主管、总经理签字后出纳人员方能付款；3、出差或者业务接待完成后，填写报销单抵销借款。入借款金额多余实际使用金额，则由借款人将应退余款转账至公司账户；4、在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。备注：报销人需备注清楚银行卡号、开户行、开户名。五、请购单要求：1、公司各部门需要采购物品，都需要填写请购单；2、请购单上的“预计单价”和“预计金额”必须填写完整才可申购；3、请购物品总金额若等于小于500元，需部门主管签字方可给予采购部或人事部采购；请购物品总金额若大于500元，则需由部门主管和总经理签字方可给予采购部或人事部采购。第三章：报销时间的具体规定一、为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1、公司报销时间定在每周四，每周三早上将费用报销单据提交给财务部，财务部下午进行审核，单据审核无误财务通知报销人员周四早上到财务部签名确认，周四下午统一发放，特殊情况可放宽处理；2、借款不受以上的时间限制，但借款需提前告知出纳。第四章：费用审批管理一、费用审批管理：1、费用报销单所需单据不齐全、不真实、不合格的，不论任何原因一律不予受理；对记载不准确、不完整的票据予以退回，要求更正、补充，特殊情况经领导审批签名后方可进行报销；2、费用报销单填写不规范的，财务有权要求退回重新填写；3、费用报销单粘贴不符合规范要求的，财务有权要求退回重新粘贴；4、部门领导报销时不符合规定的，单据直接上报给总经理；部门员工报销时不规范操作累计3次，部门负责人对其进行重新培训；5、费用报销人员应对所报销的单据和金额负完全的责任，严禁虚报、多报、假报；经查核属虚假凭证，此笔费用不予报销；第一次发现有虚报、假报的行为，按多报金额给予双倍罚款；第二次再发现相同的行为，扣除该人员当月工资，虚报金额大且情节严重的可做直接开除处理，并追索法律责任；6、财务部票据审核人员在进行票据审核的过程中，如对相关票据有疑问，可询问报销人员，报销人员要对有疑问的地方做出相应的合理解释，如解释的原因不被接受，则相应的费用将不予报销；7、财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反本制度一律不予报销；任何人不得打击报复。