印章使用管理制度

第1页共5页印章管理制度编号：XZ-A2-20170302公司：版本号：第版第次修改起草：批准：生效日期：一、总则公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均须报公司总经理审批。（见附件：表1《印章刻制申请表》）（二）公司印章由行政部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。（三）公司各部门的专用章（财务章、合同章），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。（四）未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。三、公司印章的启用（一）新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。（见附件：表2《印章保管登记表》）（二）新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。四、公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司公章、专项业务章（合同章、财务章）、法人个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）公司公章的使用范围主要为：1、公司对外签发的文件。2、公司与相关单位联合签发的文件。第2页共5页3、由公司出具的证明及有关材料。4、公司对外提供的财务报告。5、公司章程、协议。6、员工调动。7、员工的任免聘用。8、协议（合同）资金担保承诺书。（二）公司合同专用章的使用范围主要为：1、对外投资、合资、合作协议。2、各类经济合同等。3、员工试用期合同等。（三）公司法人个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。五、公司印章的管理职责（一）公司总经理负责公司印章的使用审批工作。（二）行政部负责人负责授权范围内的印章使用审批工作。（三）各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。（四）印章管理员1、负责印章的保管。2、负责设立印章使用登记台帐。3、负责印章使用的审核工作。4、负责制定所保管印章的使用程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理1、公司印章由行政部专人负责管理。印章管理员必须切实负责，不得将印第3页共5页章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件：表3《印章管理移交单》）6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。人员由财务部和行政部各出一人。（二）印章的使用1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。（见附件：表4《印章使用审批表》）2、印章的使用由印章管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件：表5《印章使用登记表》）3、公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。4、财务专用章、法人个人名章由财务部门负责人、总经理审批后方可使用。5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总经理签批后，派专人陪同方可带出。印章外借期间，借用人与陪同人只可将印章用于申请事由，共同对印章的使用后果承担一切责任。（见附件：表6《印章外借申请表》）6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导及总经理批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由总经理审批，符合要求后在行政部办理并执行登记制度。8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经总经理审批后，方可盖章。（三）印章的保管1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。第4页共5页2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政管理中心总监报告，并备案，配合查处。七、公司印章的停用（一）有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。（二）印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（见附件：表7《停用印章收回申请表》）第5页共5页印章使用流程流程说明：1、由申请人填写《用章申请单》，交部门主管审批。审批未通过，退回说明原因，审核通过的，进行下一步流程。2、对于部门章，由部门主管审批即可，印章管理人凭申请表加盖印章，申印人填写用印登记归档备查。3、加盖公司章需持部门主管签字的用章申请交总经理审核，未通过，退回说明原因；通过的，由总经理签字。4、总经理审核通过，需在申请表上签字，由申请人持申请表至印章管理人处加盖印章，未通过，则直接退返申请人，并说明原因。5、印章管理人加盖印章要做用印登记，由申印人签字，归档备查。否否是是申请人（部门）总经理行政部加盖印章用印登记部门章用印登记用章申请开始结束资料归档资料归档主管审核公司章审核加盖印章表1印章刻制申请表申请刻章部门申请人申请日期申请章类□分公司公章□营销中心专用章（合同）□人力资源部专用章□技术服务中心专用章□财务专用章□部门专用章□其它刻章状况□初次□复次（第次）印章内容印章形状印章字体印章制造材料印章尺寸申请刻制原因□新刻制，原因：□原章损坏，损坏原因：□其它部门主管意见签名:日期：年月日人力资源&行政意见签名:日期：年月日总经理意见签名:日期：年月日表2印章保管登记表单位：1章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日2章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日3章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日4章样：印章名称印章类别保管部门保管人签字接收日期年月日表3印章管理移交单移交时间：年月日印章全称责任管理单位移交原因移交人签字：年月日印模：接管人签字：年月日批准（监交）人签字：年月日备注注：1、印章移交前，责任管理单位及移交人必须对印章接管人进行责任交底。表4印章使用审批表存档编号：2017—使用人申请日期申请人部门使用印章名称使用用途：使用文件明细：1.（）份4.（）份2.（）份5.（）份3.（）份6.（）份所属部门主管审批年月日总经理审批年月日备注：1.审批此表时，使用人需附所需盖章的文件；本单由印章保管人留存。-----------------------------------------延此线裁开-----------------------------------------表4印章使用审批表存档编号：2017—使用人申请日期申请人部门使用印章名称使用用途：使用文件明细：1.（）份4.（）份2.（）份5.（）份3.（）份6.（）份所属部门主管审批年月日总经理审批年月日备注：1.审批此表时，使用人需附所需盖章的文件；本单由印章保管人留存。表5印章使用登记表存档编号用章人用章名称用章文件日期备注表6印章外借申请表存档编号：2017—借用人借出时间申请人部门印章名称陪同人归还时间借出缘由所属部门主管审批年月日总经理审批年月日因工作需要，需借印章外出使用的，需填此表，由总经理签批后派专人陪同方可带出。印章外借期间，借用人与陪同人只可将印章用于申请事由，共同对印章的使用后果承担一切责任。-----------------------------------------延此线裁开-----------------------------------------表6印章外借申请表存档编号：2017—借用人借出时间申请人部门印章名称陪同人归还时间借出缘由所属部门主管审批年月日总经理审批年月日因工作需要，需借印章外出使用的，需填此表，由总经理签批后派专人陪同方可带出。印章外借期间，借用人与陪同人只可将印章用于申请事由，共同对印章的使用后果承担一切责任。表7停用印章收回登记表停用印章名称停用日期原保管部门移交时间接收时间移交人姓名接收人姓名停用原因停用印章印模部门负责人签名：年月日行政人事部签名：年月日总经理签名：年月日董事长签名：年月日