德立信高校档案管理系统简易操作说明

德立信高校数字档案管理系统操作说明---------主讲：田支斌一、登录在浏览器(推荐使用IE8.0或以上)中输入网址，进入登录界面。输入由档案馆分配给各兼职档案员的用户名和密码，点击“登录”，即可进入系统。1、配置浏览器将德立信高校档案管理系统服务器地址()加入浏览器安全区域的受信任站点。2、修改密码系统初始化时会给每个部门一个相应的用户名及密码。可在登录界面点击“修改密码”对初始化的密码进行修改。（如下图所示）用户名是姓名的姓全拼加名的首字母（例如：张三——ZHANGS），密码与用户名一致。把相关信息填写完整点击“确定”即可。点击“重置”可重新输入更改内容。二、档案采集整理1、档案录入以部门组织部为例，组织部的用户A具有“党群档案DQ13”的未移交、驳回档案录入修改权限和已移交、移交中数据的查看权限。对需要归档的文件在相应的档案门类中进行条目数据的输工作。选择“档案管理”功能模块，弹出如下界面：数据录入步骤如下：第一步：依次点开“传统档案、党群档案、党群案卷目录”前“+”进入如下界面第二步：选中“未移交”点击“新增”按钮，如下图所示点击完“新增”按钮后系统会弹出案卷目录的录入界面第三步：填写案卷录入界面的信息：1）.选择全宗号（系统已默认填写了大学的全宗号,默认为2）2）.填写归档年度：档案实际应该归档的年份3）.填写实体分类号：点击实体分类号文本框后的选择按钮（如下图红圈标记所示），点击选择按钮后系统会弹出分类选择框（如下图所示），根据文件实际内容选择应当归属的档案类别，然后点击确定按钮；4）.填写案卷号：（系统已经自动生成，如实际情况需要改动可以手工修改）5）.填写当前要录入档案的案卷题名：(如:2013年转入的党员组织关系介绍信)6）.填写档案密级以上6项操作完后界面如下图所示：注意事项：1）.全宗号、归档年度、实体分类号、保管期限、案卷号、密级、题名为必填字段（这些字段当存在数据时自动生成）2）.起始日期、总页数、总件数在录入案卷的时候可以选择不用填写3）.案卷级档号、、移交代号、进馆状态、输入人、档案状态为系统自动生成字段不可修改4）.归档日期、归档部门系统会默认生成，也可以根据档案的实际情况修改5）.“保存”即保存当前数据，“存加”即在保存当前数据的同时继续添加第二条数据，案卷号自动加一，题名继承前一条数据的信息（需手工修改），其他必填字段的值继承第一条数据的值。第四步：录入卷内目录信息在案卷信息填写完后点击“保存”按钮，然后点击“卷内”按钮即可进入卷内录入条目界面卷内条目信息录入1）.填写文件编号：（例：校行发[2012]1号）2）.填写题名：将从案卷继承过来题名去除然后填写卷内的第一份文件的题名信息3）.填写责任者：手动输入当前文件的责任者4）.填写文件形成时间:文件的编制完成的时间（例：20120101）5）.填写页数：当前文件的页数6）.填写载体类型：纸张或其他载体7）.等所有卷内数据录入完后点击保存，然后点击退出按钮退出录入界面回到案卷浏览界面勾选当前录入的档案案卷，然后点击提取按钮（这样就可以将案卷之前未填写总件数、总页数、起止时间自动提取填充好）以上前6项操作完后界面如下图注意事项：1）.全宗号、归档年度、实体分类号、案卷号、保管期限都已集成案卷信息，无需再填2）.案卷级档号、移交代号、文件级档号、组卷标识、档案状态、录入人为系统自动生成字段，不可修改3）.“保存”即保存当前数据，“存加”即在保存当前数据的同时继续添加第二条数据，顺序号自动加一，题名继承前一条数据的信息（需手工修改），其他必填字段的值继承第一条数据的值。2、数据展示录完成后点击“档案管理”按钮刷新页面，接下来就会出现数据展示页面效果。点击档案门类导航树中“+”可以使录入的数据在档案门类导航树中按“移交状态-实体分类-归档年度”的树形分类方式进行展示；如下图：3、条目信息的相关操作（条目修改、删除、移交、打印）选中需要修改与删除条目数据，双击条目数据（除“案卷级档号”和“原文”列以外）或者勾选复选框点击“编辑”，打开条目数据的录入界面，进入录入界面后即可对条目信息进行相应修改，修改完数据点击“保存”按钮。如要进行删除或移交操作则直接点击“删除”或“移交”按钮，如下图：3、条目信息的相关操作（条目修改、删除、移交、打印）选中“案卷打印”按钮可打印案卷移交目录。3、条目信息的相关操作（条目修改、删除、移交、打印）进入案卷的卷内文件列表后，选中“卷内打印”按钮可打卷内文件目录。4、原文的添加电子条目需要添加档案电子原文,双击卷内条目数据，打开条目数据的录入界面，然后单击菜单栏上的“原文”，点击“选择文件”，如下图所示：选择完文件后，点击“上传”即可完成原文的添加。（注：客户端还可以直接进行扫描，把纸质档案添加到相应的条目信息中），有原文的电子条目在条目信息的原文列会显示原文数量。点击数量即可查看，如下图：5、档案查询选中相应的门类，点击菜单项的“查询”按钮，一般查询时是针对题名、归档年度、保管期限等字段，（查询界面的相关字段要在客户端进行设置）。如下图：用户可以输入多个查询条件，缩小查询范围，输入完查询条件之后，点击“查询”，即可得到查询结果。谢谢！