配件管理制度

配件管理制度目的为了加强对采购入库零件的规范化管理，确保购进零件数量与质量合格，价格合理，做到零件入库管理的有序化，规范化。岗位职责零件部主管1．贯彻落实公司各项规章制度，执行公司集团各项业务规定；2．组织制定本部门的工作计划，负责本部门行政，业务，经营管理，全面完成公司下达的各项任务；3．做好配件的计划，采购，出库，保管和索赔工作，经常核查现有管理实施情况，针对存在问题，提出有效解决措施；4．组织及时采购生产车间所需零件，做到按时,保质，价优将零件购进；5．协调部门之间，部门与客户之间的关系，要及时协助服务顾问妥善处理客户有关零件的投诉问题；6．掌握市场情况，建立零件网络，了解车间，服务顾问的需求，做好服务工作；7．负责组织仓库管理员做好库存盘点工作，定期与财务核对；8．组织部门的相关培训，增强部门的整体业务水平，提高工作效率；9．加强团队建设，关心员工，提高部门人员的凝聚力。采购员1．严格遵守公司各项规章制度，执行公司集团的有关部门业务规定；2．熟悉工作业务，熟悉掌握配件市场价格，能根据市场需求和维修车间需要制定采购计划表，并及时向部门主管反馈有关部门信息；3．严格把质量关，不以次充好，确保采购配件，材料的质量合格，价格合理；4．不得利用职务之便搞非法交易，以权谋私，不准受贿或索取回扣，不准从事任何有损公司的活动，一经核实，公司将严肃处理；5．对客户需求和维修车辆所需的配件要及时采购，不得拖延；6．严格遵守公司财务制度，提高业务水平。零件管理员1．遵守公司各项管理制度，坚守工作岗位，工作细致，扎实；2．熟悉业务，对库存零件实行电脑管理，操作；3．有效利用仓库空间，对零件实行“全货位系统”（即所有的配件都有仓位号），保持仓库配件摆放整齐，整洁；4．严格执行物，料入库验收制度，对采购入库的配件要核查包装，质量，数量与购货发票进行核对确认；5．按照年，季，月度对仓库作大，中，小范围的盘点，做到帐物一致，合理库存，对积压配件提出意见，并及时上报；6．零件部出库凭维修工单，出库单，出库通知领用，坚持“一盘底，二核对，三发料，四减数”的原则；7．每天对出，入库的配件进行统计，妥善保管所有原始凭证，以便财务进行核销；8．确保仓库安全，注意防火、防盗、防潮、防尘；未经批准，严禁非仓库人员进入；9．零部件出入库做到“先进先出”原则；10．严守公司保密制度，不得泄露商业机密。计划员1．根据零件的实际库存，结合维修的需求制定合理的零件订货计划及采购计划；2．定期分析零件的库存结构，掌握仓库常备件情况，出入库动态；3．及时跟进零件订购的到货，做好订购配件的到货情况；4．制定盘点计划，并对盘点差异进行复核，分析差异的原因；5．做好配件每日、每周、每月的订货计划，合理控制库存，杜绝滞销零件积压库存，发现积压及时上报，并采取积极有效的方式进行处理；配件部工作管理制定配件计划1.1根据前6个月配件出库频率，确定每个配件的库存上下限基本数值；1.2根据维修业务季节性变化等因素，调整库存上下限数值；1.3配件计划员根据配件库存情况，参考库存下限数量，制定配件进货计划；1.4配件主管审核配件进货计划后，将配件进货计划发给供货商；配件采购管理1.1对于供货商要求先付款后发货的，要及时与财务沟通，按照相关流程申请付款；1.2.配件进货计划发给供应商后，应及时跟进供货商的配送情况；1.3对于供货商不能正常发货的配件，应及时在其他供货商、集团旗下的大售后、4S店调货，无法调货时，应及时通知前台和车间；1.4对于配件采购可以货比后从报价较低的定点供应商处分别采购，也可以从固定供货渠道供应商处按约定价格采购；1.5市场零星配件采购原则上必须实行货比采购，货比登记表必须存档保存；1.6定点供应商无法供应的零星配件，必须经过三家以上非定点供应商货比后采购；1.7采购的配件价格较高，有无法找到一家以上的配件供应商时，应请财务人员参加谈价；1.8从集团定点供应商采购的材料，采用月结，月结要求参照相关采购制度；1.9从不能月结的供应商货比采购的材料，在材料正常出库后，采购员应一周内办理报销手续；客户车辆配件订购制度1.1配件订购类型可依据维修车辆性质进行区分：正常来店维修车辆订单、特殊零件订单、保险事故车辆订单三大类；1.2日常来电维修车辆经作业班组检查报价需更换无库存的配件，服务顾问接到报价单经客户确认同意后将《配件订购申请单》提交给配件部，由配件部负责向供应商下达采购清单；1.3维修车辆所需更换的零件，拆检报价时作业班组必须与配件共同确认报价项目名称，班组与配件部人员在报价单上签字，避免因零件名称的叫法差异导致报价及订货错误的情况发生，报价项目配件部人员未与班组确认或亲自核定而造成价格、型号不同相符的，责任由报价经手人承担；1.4经保险公司核赔的零件项目，保险业务员将需更换的零件填写在《配件采购申请单》上并确认核实签字，及时交配件部办理订货业务和确定订货时间；1.5保修车辆订购零件可免交定金，保修零件订购必须由服务主管亲自确认签字订购；1.6对于特殊零件订购，如车钥匙、喷漆件等，需把供应商所需的必要文件，像：发动机拓号等，交给配件部，由配件部负责寄给供应商；1.7.服务顾问严格按配件部订购申请单上表格内容填写（如车牌、车架号、订购配件名称、数量、金额）并备注说明车辆是否在厂等件、作业班组、服务顾问姓名等详细信息，便于配件部及时作好项目的核对与到货通知工作，服务顾问与配件人员进行订单交接时必须签名及确认交接时间，防止推卸责任情况出现；1.8零件部人员将采购到货零件验收完毕后，在厂灯1件车辆立即通知服务顾问协调作业班组领用安装，不在厂的定件车辆，每天由配件部专人更新到货信息，通过OA系统发到各部门，服务顾问应及时通知车主来店更换，并做好客户来店更换的接待工作，如定货的服务顾问休假时，则由本组其他服务顾问负责通知客户并跟进；1.9需订货而不在厂等件的车辆，必须一律交付该零件成本价的定金（具体和财务，前台沟通定），减少客户订货后不到店更换的情况发生，避免造成呆滞库存产生，客户未交定金或不足公司规定定金额的订单，如在半年内未能出库的，从第7个月开始为呆滞库存；1.10零件部订购单统一使用一式四联，即：一联仓库、二联前台、三联收银、四联客户，对于需交定金的零件，在收银员收到定金后，在四联单上分别盖“已收定金”，配件部根据盖有财务章的订货单进行订货采购；1.11经班组，检修故障的车辆零件订购，由于班组故障判断失误的原因导致零件安装后故障不能排除的，又不能退货零件，责任由车间内部自行解决；1.12由于零件质量问题造成返工车辆，车间技术小组评定出具检查报告，将旧件交给配件部负责向供货商申请索赔，零件费用由供货方负责赔付；1.13配件部每月核对订单到货领用情况，根据订购清单内容按已领用、未领用类别进行归类管理，统计未领用配件的车辆数据及责任人，服务顾问申购的零件在6个月内未能销售，配件部从第7个月开始将相关订货信息转发到服务顾问主管并抄送给财务经理、总经理，请领导监督解决；配件验收入库管理1.1供货商配送的零件到库后，零件管理员对零件包装外观、数量、品种进行初步入库检查，根据到货清单查验规格、型号、编码是否正确；1.2发现零件包装或外观有损坏时，必须立即拍照以备查验；1.3发现零件有损坏、有错发、漏发、多发的情况发生时，有配件主管负责与供货商沟通解决；1.4初步入库检验合格后，车间领用时发现零件存在质量问题时，有配件主管负责与供货商解决；1.5零件管理员办理零件入库时没有及时发现零件存在外观损坏、数量、型号、编码有误等问题，按工作失误予以警告；1.6零件管理员对货物外观，包装和品质进行目视确认，如对配件有可疑请求技术主管进行鉴定，杜绝假冒伪劣零件入库；1.7确实发现采购的零件存在假冒情况须立即上报领导并与供货商沟通处理，严重时终止与该供货商的业务往来；1.8货物验收合格后零件管理员须在的当天办理入库手续；1.9不能月结的配件办理入库后，三日内要办理报销手续；1.10月结供应商的配件，应在规定的付款时间前完成与供应商对账，并将结算单据交财务部申请付款；1.11货物入库后按货物摆放要求上架，不能随意摆放在地上、通道内。配件出库管理1.1维修班组凭维修工单到配件领取零件，领料人应在零件领用人一栏签名，如果没有签名确认，仓管员应拒绝发放零件；1.2领料人只能是该车维修班组人员，其他人员（包括服务顾问、保险顾问等）不能领料；1.3保险事故车辆维修领用零件必须由保险顾问审核签字，索赔车辆领用零件时，维修工单上必须由服务主管的签字确认，维修工单上无审核人签字确认，零件管理员应拒绝发放零件；1.4配件件部发放易损零件（如灯具、饰板、玻璃等）时，领料人必须开封查看零件是否损坏，离开配件部后发现零件有损坏时，有车间自行解决；1.5零件管理员必须办理零件电脑出库，才能发放零件，防止零件发放后忘记出库造成损失；1.6电脑系统因故暂停使用时，零件管理员应做好维修工单的信息登记，待系统恢复使用后办理电脑出库；1.7对于外销的零件，客户须由服务顾问陪同购买零件，配件部打印零件出库单，服务顾问带领客户交款后，将零件交给客户，如果服务顾问因接待客户不便陪同时，服务顾问应委托给配件人员代办；1.8集团其他店或其他特约店借调零件时，应电脑系统打印出库单（出库价格按双方约定价格），提货人在出库单上签字后发放零件，零件出库后零件管理员必须在《调出零件登记表》上登记，并保留出库单，每月末将外借零件出库单交财务部备案；1.9维修车辆零件出库时，零件领用零件与维修车型不符时，配件部应拒绝办理出库；1.10从配件部借出的零件办理出库时，该零件出库必须经售后负责人签字确认；1.11所用出库打印的出库单必须都签字确认，配件部存档；1.12对于交旧领新的配件，应先交回旧件，零件部才办理新零件出库手续并发放新零件；1.13发料时严格执行先进先出的原则，特别是轮胎、油品、塑胶件和电池四大类零件；1.14零件号变更号时，须先将旧零件号的零件出完再出新号的零件；1.15维修人员或救援人员因故障诊断、救援、处理投诉等需要借用仓库配件时，必须办理借用配件手续，借用配件必须经使用部门主管、配件主管和售后负责人同意后，才能借用，服务顾问不得借用，借出零件原则上要在当天归还，或办理出库手续；配件库存管理1.1使用频率高的零件放在零件人员容易操作的地方，设在中间层，并靠近通道和发货区；1.2常用件区的设置，至少20个品种常用件，以便缩短发货时间；1.3零件存放时，号码标签朝向通道，方便取货，如果没有标签，需写上零件号，重量大的零件放在货架的底层；1.4同一货位放多种零件的情况下，零件号相近的要放在不同的货位，易损坏零件，要按指示标签存放；1.5相同零件叠放要保持零件的整齐美观，小的零件要存放在货盒里，一个货盒只放一种零件，零件按新旧顺序从左到右、从下到上，从内到外码放；1.6库房通道内禁止存放零件，配件部每月进行一次内部库存盘点；配件退库管理1.1配件出库后，因质量问题、故障诊断问题等造成配件不能使用时，应办理配件退库；1.2借用配件出库时，归还配件时必须办理退库；1.3退库配件必须完好无损，清洁干净，有原包装；1.4退库零件时不常用配件时，配件部与供货商协调尽量办理退货，不留做库存零件；1.5因零件型号，尺寸不对造成配件退库时，班组提供的车辆信息准确时，配件主管和相关部门主管协调处理，并列入相关人员KPI考核；1.6因零件型号，尺寸不对造成配件退库时，班组提供的车辆信息不准确时，配件主管和相关部门主管协调处理，并列入相关人员KPI考核；1.7退货配件留下做库存时，必须在包装上注明领用班组和退货时间，以防止下次领用时零件损坏；1.8由于班组原因（如故障诊断失误等）造成零件退库，配件主管应告知车间主管，与班组协调解决；班组订货的零件时非常用件时，又不能正常退货时，配件部应在零件报价单上注明，提醒维修人员不能退货；非月结供应商配件退库，有计划员办理，已开发票的，须重开发票。