word高级进阶培训2

第2章Word2007的基本操作本章要点掌握文档的几种创建方法掌握打开文档的方法掌握在Word中输入文本的方法掌握Word文档编辑技术了解拼写与语法检查以及自动更正的应用掌握文档的保存与加密方法熟悉相关文档的显示设置本章将对Word2007的基本操作进行详细的讲解。其主要内容包括：新建/打开/保存与关闭文档的方法、输入文本内容、复制与移动、查找与替换、撤销与恢复以及对文档加密、拼写与语法检查、自动更正、改变视力显示比例等。2.1创建文档在启动Word2007时，程序会自动创建一个名为“文档1”的空白文档。Word2007是可以进行多文档同时编辑的程序，在需要继续创建新文档时，可以通过以下方法来完成。2.1.1创建空白文创建空白的Word文档，可以通过以下几种方式来完成。单击“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，程序将打开“新建文档”窗口，用鼠标单击“空白文档”按钮后按下右下角的“创建”按钮，即可创建一个空白文档，如图2-1所示。单击“快速访问工具栏”中的“新建”按钮（快捷键“Ctrl+N”）。打开“我的电脑”中需要创建文档的文件目录，在空白位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“MicrosoftOfficeWord文档”命令，如图2-2所示。即可在该位置创建一个空白文档文件。图2-1选择“空白文档”进行创建图2-2新建MicrosoftOfficeWord文档2.1.2利用模板创建文档Word2007提供了种类丰富的文档模板，还可以通过连线官方资源系统，下载更多精美实用的文档模板。应用这些模板，可以快速创建各种类型的文档文件。上机练习2.1利用模板制作简历文档1.单击“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，程序将打开“新建文档”窗口；在左边的列表中单击“已安装的模板”按钮，然后向下拖动“已安装的模板”列表中的滚动条，找到并点选“平衡简历”，如图2-3所示。2.单击“创建”按钮，Word2007即以所选模板作为基础创建一个简历文档，在其中预留了需要用户输入内容的位置，如图2-4所示。图2-3选择“平衡简历”模板图2-4从简历模板创建的文档2.1.2利用模板创建文档1.用鼠标单击文档中预留的文字输入控件，然后直接通过键盘输入对应的文字内容即可，如图2-5所示。2.将鼠标移动到“文档部件”按钮上并单击，可以在弹出的补充信息菜单中单击需要的条目，进一步完善模板中预留的对应信息，如图2-6所示。图2-5在预留位置输入信息图2-6选取并添加补充信息2.2打开文档若要对已有文档进行编辑，则需要将其实打开。在Word2007中打开文档的方法有很多，用户可以根据需要选择合适的打开方式。2.2.1通过“打开”对话框打开文档在Word2007的“打开”对话框中，可以打开不同位置的多种格式的Word文档。上机练习2.4通过“打开”对话框打开文档1.单击“Office”按钮，从弹出的菜单中选择“打开”命令（快捷键“Ctrl+O”）。2.在“打开”对话框中，单击“查找范围”框右边的向下箭头，选择文档的存储路径。3.如要打开其他格式的文档，单击“文档类型”框的下拉按钮，从文件类型列表中选出要打开的文档格式。4.选择所要打开的文件名，最后单击“打开”按钮，如图2-18所示。图2-18“打开”对话框2.2.2在资源管理器中打开文档首先打开资源管理器，例如[E:\打字]文件夹，如图2-19所示，显示了二种Word文档图标。其中，为Word97-2003版本的Word文档，扩展名为：.doc；为Word2007版本的Word文档，扩展名为：.docx。在某个Word图标上双击鼠标即可打开该文档并启动Word程序窗口。另外，在图标上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“打开”命令也可将其打开。图2-19资源管理器中的Word图标2.3文本的输入文本的输入是在“文字编辑区”内来完成的。在开启的Word文档中，可以看到有一条闪烁的竖线(如图2-22所示)，这就是光标所在的位置。此时输入文字就会出现在光标闪烁的地方。闪烁的光标图2-22光标所在的位置2.3.1输入新文本在Word2007中输入的文本包括中文、英文字母、数字、符号等。如果要输入英文字母、0-9数字、常用标点符号，直接按下键盘上对应的按键输入即可。如果要输入中文，就需要先调用中文输入法，然后再录入汉字。在Word2007中输入文字非常简单，只需要在光标处输入需要的文字即可。在文档中输入文本时，光标位置会随着文本的输入自动向右移动。当输入的文本到达文档的右边界时，Word2007会自动换行。当一个段落的文本输入完毕后，可按下Enter键实现分段功能。2.3.2光标的定位在进行文本的录入前，必须先将光标定位到准确的位置。光标定位可以使用鼠标也可以使用键盘。使用鼠标定位的方法很简单，只需用鼠标左键单击目标位置即可。使用键盘上的按钮和组合键进行光标定位，可大大提高文档编辑速度，具体操作方法如下：左光标键“←”：光标左移一个字符。右光标键“→”：光标右移一个字符。上光标键“↑”：光标上移一行。下光标键“↓”：光标下移一行。按键“PageUp”：光标上移一页。按键“PageDown”：光标下移一页。按键“End”：光标右移至当前行末。按键“Home”：光标移至当前行的开头。组合键“Ctrl+Home”：光标移至文件头。组合键“Ctrl+End”：光标移至文件末尾。2.3.3删除文本输入时发生错误，就需要将其删除。Delete：删除光标后一个字符或被选中的文本。BackSpace：删除光标前一个字符。2.4文本的编辑技术在输入文本内容的过程当中，常常需要进行一些复制、移动、删除、撤销、替换等操作。下面就来学习一下如何在Word2007中进行一系列的编辑操作。2.4.1选定文本在编辑之前，用户必须选定文本。选定文本的方法非常简单，直接使用鼠标拖拽就可以很方便地进行选取。被选中的文本将突出显示，如图2-27所示。此外，对于选定特定的文本内容还有以下方法。•常用选定方法：在文档中需要选取的起始位置拖动鼠标到终止位置，起始位置和终止位置的文本被选取。•选定大块文本：将光标定位到起始位置，按住“Shift”键，移动鼠标到终止位置点击鼠标左键。起始位置和终止位置的文本被选中。该方法常用于跨页内容的选定。•选定某个词语：在该词语的中间双击鼠标左键。•选定一个段落：①在需要选定的某段文本中，点击鼠标左键三次即可。②将鼠标指针移到该行左侧，鼠标指针变为时双击鼠标左键。•选定一行：将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时单击即可。•选定一句：按住“Ctrl”键，用鼠标单击某行•选定多行：将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时，按下鼠标左键向上或向下拖动鼠标。•选定整篇文档：①按下快捷键“Ctrl+A”。②将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时连续按下鼠标左键三次。•选定垂直文本：按住“Alt”键，拖动鼠标可选定垂直的一块文字。图2-27选中的文本2.4.2复制文本当需要在文档中输入相同内容的文本时，就可以使用复制功能，以提高编辑效率。上机练习2.7复制文本1.选定需要复制的文本，选定的文本将突出显示。2.单击“开始”功能选项卡左侧的“复制”按钮，或者直接按下快捷键“Ctrl+C”。3.将光标定位到新的位置。单击“开始”功能选项卡上的“粘贴”按钮；或者直接按下快捷键“Ctrl+V”。提示：文本粘贴后，会在文字的右方出现一个“粘贴”图标，单击该图标会出现如图2-30所示的三个选项，默认情况下，粘贴的文字将“保留源格式”，如果需要修改，点选某个选项即可。图2-30“粘贴”图标2.4.3选择性粘贴在日常的办公应用中，文本的复制和粘贴是使用频率较高的操作，而“选择性粘贴”则是“粘贴”命令中较特殊的功能。通过该功能，用户可以将图形图像转换为图片格式，将文本或表格装换为图片格式等。上机练习2.10将文本转换为图片格式1.选定需要转换为图片格式的文本，然后执行复制操作。2.将光标定位在目标位置，单击“粘贴”按钮下边的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“选择性粘贴”选项，如图2-36所示。3.弹出“选择性粘贴”对话框，在“形式”列表框中选择“图片（Windows图元文件）”选项，然后单击“确定”按钮即可，如图2-37所示。图2-36“选择性粘贴”命令图2-37“选择性粘贴”对话框2.4.4选择性粘贴4.此时，粘贴到文档中的文字将会以图片显示，选中它，则会出现“图片工具/格式”功能选项卡，使用图片编辑工具还可以对其进行编辑，如图2-38所示。图2-38粘贴到文档中的文字以图片显示在“选择性粘贴”对话框的“形式”列表框中包含了七个选项，下面对各个选项的作用进行简单的介绍。MicrosoftOfficeWord文档对象：以文件的方式嵌入在目标文件中。在目标文件中双击该嵌入的对象时，该对象将在新的Word窗口中打开，对其进行编辑的结果同样会反映在目标文件中。带格式文本（RTF）：粘贴时带RTF格式，即与复制对象的格式一样。无格式文本：粘贴不带任何格式（如字体、字号等）的纯文本。图片（Windows图元文件）：将剪贴板中的内容作为Windows图元文件（BMP）粘贴到Word中。图片（增强型图元文件）：将剪贴板中的内容作为增强型图元文件（EMF）粘贴到Word中。HTML格式：以HTML格式粘贴文本。无格式的Unicode文本：粘贴不带任何格式的纯文本。2.4.5查找和替换使用Word提供的查找与替换功能，可以很方便地搜索指定的内容，并可将搜索到的内容替换成需要的内容。避免了在文档中逐字逐句进行查找和修改的麻烦，从而达到事半功倍的效果。1．查找Word中的查找功能，不仅可以查找文档中的中文、英文字母、标点符号，还可以根据文本的格式以及通配符等项目来进行查找。上机练习2.11查找文本1.在“开始”功能选项卡中，单击“编辑”组中的“查找”按钮。2.打开“查找和替换”对话框并切换到“查找”选项卡，在“查找内容”文本框内输入要查找的内容，然后单击“查找下一处”按钮。3.在查找到的第一个文字时，系统会暂停一会，并将查找到的文字突出显示，如图2-38所示。图2-39查找文本2.4.5查找和替换4.单击“查找和替换”对话框中的“阅读突出显示”按钮，在弹出的菜单中执行“全部突出显示”命令，可以将查找内容突出显示出来，如图2-40所示。5.继续单击“查找下一处”按钮，则会继续查找输入内容，直至查找到文档结尾处，并弹出提示框提示查找完毕，如图2-41所示。6.单击“是”按钮，返回到“查找和替换”对话框，单击“否”按钮关闭对话框。图2-40突出显示全部查找内容图2-41查找完毕提示框2．替换使用Word的替换功能，不但可以替换文字，而且还可以替换带有格式的文字、分页符、段落标记和其他项目。也可以使用通配符来扩展搜索。上机练习2.12替换文本1.在“开始”功能选项卡中，单击“编辑”组中的“替换”按钮。2.打开“查找和替换”对话框，并切换到如图2-42所示的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框内输入查找的内容，然后在“替换为”文本框内输入替换的内容。3.然后单击“查找下一处”按钮，在查找到第一个文字时，系统会暂停一会儿并将查找到的文字突出显示。4.此时，若不需要替换，需要继续查找，可单击“查找下一处”按钮，系统自动跳转到指定内容的下一个位置。5.若需要替换，则单击“替换”按钮，然后继续查找。6.单击“替换全部”按钮，可将文档中所有找到的文字替换为替换文字。7.直至查找到文档结尾处，并弹出提示框提示搜索完毕。图2-42“替换”选项卡2.4.5查找和替换2.4.7文本的定位通过Word提供的“定位”功能，用户可以快速定位到指定的页、节、行、书签、脚注或其他对象。下面以快速定位到某页为例，介绍文本定位的方法。打开“查找和替换”对话框，切换到“定位”选项卡。在“定位目标”列表框中选择“页”，然后在“输入页号”文本框内输入需要定位的页码，设置完成后，单击“定位”按钮，即可快速跳转到指定的页