有限公司办事处物件流转管理规定

第1页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/01.目的保障办事处物件流转快速、准确、安全。2.适用范围公司与办事处间往来的物件及办事处内部物件流转。3.主要职责办事处内务主任。4.说明本规定涉及的物件是指物品和公文。物品包括道具、灯片、促销用品、货品、自动化设备等；公文包括公司及各部门与办事处间日常工作中的往来文件、如通知、通告、通报、人事任免、公函、报表等，形式有电子邮件、传真及函件。5.管理要求5.1道具、灯片、促销用品的流转5.1.1五金道具1）由业务人员提出增加或减少五金道具的申请，经主管人员批准后，由内务岗监督发放，申请表交财务处做帐；2）商场之间调拨五金道具要填写调拨单，经主管人员批准后方可调拨，并将调拨单交财务处做帐；3）五金道具每个季度要盘点一次。5.1.2灯片由内务主任发放，业务人员安装，导购签收，签收单交财务处做帐。5.2货品（包括自动化设备）的流转5.2.1由公司发往办事处的货品，办事处到货运站取货时，首先要观察货品的外包装是否完好，如果出现破损要对其进行拍照并要求货运站出具包装已破损的证明；核查货品数量并要求货运站出具实际收到货品数量的证明。5.2.2办事处依据实收数量入库。5.2.3由办事处发往公司或其他办事处一定要附《货品发送通知单》，并要求对方返回签收单。5.3公文的流转5.3.1公文1）办事处上报公司的公文（电子邮件、传真及函件）交由内务主任统一向第2页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/0公司发送；2）上报公司的公文需按管理手册的要求有相应责任人签字；3）内务主任需在公文上注明给谁、做什么、需在什么时间前回复；4）公司发给办事处的公文由内务主任接收并分发给相应人员或张贴；5）内务主任对往来公文进行登记，记入《往来公文登记表》。5.3.2公文格式1）一般性文件的格式参照《公文编写规定》。2）重要文件格式一般包括：机密等级、紧急程度、发文编号、标题、主送单位、正文、附件说明、无正文说明、共页数、发文单位、发文日期、主题词、抄报单位、抄送单位、盖章及总发文编号等，发文部门可根据需要斟选其中项目。3）发文编号规定见《公文发文编号规定》。4）共页数为文件及其包含附件的总页数。位于页脚文件总号编号后，且最后一个字符与正文的右边界对齐。5）文件标题力求做到准确、鲜明和简要地概括文件的主要内容。6）文件如有附件，应注明附件的名称、份数和张数，它与正文具有同等效用。7）文件的发文日期按下列原则确定：文件经会议通过的，以通过日期为准；人事任免，以领导签发日期为准；请示、报告、通知、公函等，以打印日期为准。8）有的文件应根据其内容，注明“绝密”、“机密”、“内部”字样。“绝密”文件阅看权限为总经理和总经理助理；“机密”文件阅看权限为部门经理以上级别人员；“内部”文件阅看权限为有关部门人员及部门经理以上级别人员。9）如系紧急公文，应注明“急”或“特急”。对标注“急”的文件，相关人员应于半个工作日内处理完毕；对标注“特急”的文件，有关人员必须放下手中所有工作尽快处理。10）除主送单位外，还须其他上级单位或人了解的，应于抄报项目中写明；若须同级或下级单位了解或协助的，应于抄送单位项目中写明。11）行文用字的规范：a.曼妮芬发文：标题字体采用二号宋体，加黑；伊维斯发文：标题字体采用二号方正准圆简体。第3页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/0b.机密等级、紧急程度用三号黑体字。c.曼妮芬发文：主送单位、发文单位字体采用三号仿宋体，加黑；伊维斯发文：主送单位、发文单位字体采用三号方正细圆简体，加黑。d.曼妮芬发文：主题词字体采用三号宋体，加黑；伊维斯发文：主题词字体采用三号方正细圆简体，加黑。e.曼妮芬发文：正文、抄报单位、抄送单位、附件说明、无正文说明、成文日期等字体采用四号仿宋体；伊维斯发文：正文、抄报单位、抄送单位、附件说明、无正文说明、成文日期等字体采用四号方正细圆简体。f.曼妮芬发文：重要文件的发文编号字体用四号仿宋体；一般文件的发文编号字体用小四号仿宋体；伊维斯发文：重要文件的发文编号字体用四号方正细圆简体；一般文件的发文编号字体用小四号方正细圆简体。g.页边距设置：上为2厘米；下为2厘米；左为2.8厘米；右为2.8厘米。h.行间距设置：固定值，26磅。每页行数约为28行。i.每行字数约为31个字。j.文件中的数字，除发文编号、序号、百分比及表格等须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。在同一文件中数字的使用应前后一致。12）表格形式不受此限。13）一般文件格式见《一般文件页面格式式样》；重要文件页面格式见《重要文件页面格式式样》。5.3.3行文关系1）行文关系由隶属关系和职权范围确定。2）公司各部室向上级请示和汇报时，应主送主管上级。3）向上级的请示，主送单位或主送人只能有一个。4）除下列情况外，不得越级行文：a.情况特殊紧急，逐级上报或下达会给工作造成损失的。b.上级交办的或指定越级上报的事项。c.询问联系个别具体问题。d.以上a、b两项在越级上报或下达的同时，应抄报被越过的单位或人。5）公司各部室不得以部室名义向外单位行文，必须通过公司，以公司的名义向外行文。6.办事处物件收发工作的流程/职责和工作要求第4页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/06.1办事处物件接收工作的流程/职责和工作要求流程职责工作要求相关文件/记录物品文件内务岗内务岗提货人员内务岗内务岗内务岗收到由货运公司电话通知或邮局投递提货单。从拿到提货单起两个工作日内将货物提回办事处。提货人员要在提货地点验货。内务岗将取回货物信息记录在《外来文件物品签收单》中。内务通知实际收货人前来取货，并由取货人在《外来文件物品签收单》中签名。《外来文件物品签收单》《外来文件物品签收单》开始收到提货信息安排提货登记收货人取货物件类别物件类别判定判定第5页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/0流程职责工作要求相关文件/记录电非子电邮子件邮件传函真件内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗每个工作日上午9时、11时以及下午2时、5时接收公司电子邮件。阅看范围为全体员工的文件要在通告栏张贴，专人阅看的发到相应收件箱。内务将收到的公司的传真及时发给收件人。收文发文收文文件类别文件类别第6页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/0流程职责工作要求相关文件/记录内务岗内务岗内务岗内务岗内务岗前台通知各实际接收者到前台取传真，时间不得迟于收到传真后15分钟。紧急传真随收随发。接收函件。填写《外来文件物品签收单》做好登记工作。通知实际收件人收取函件，并由领件人在《外来文件物品签收单》上签名。对于经处理后须返回公司的函件，内务岗应根据《办事处文件往来处理单》中的信息跟踪函件的流转状况，及时跟催、寄还公司，将情况登记入《办事处文件往来处理单》备查。《外来文件物品签收单》《外来文件物品签收单》《办事处文件往来处理单》发文跟踪收件登记发件结束第7页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/06.2办事处物件发送工作的流程/职责和工作要求流程传正真式文件、函件YNNYN职责内务岗内务岗内务岗发文部门发文部门、内务主任工作要求需发传真的岗位将待发传真件交内务岗发送。内务岗发出传真并在原件上盖上当日的日期章。返回给发件人。发文部门参考本规定第七条的要求拟好发文稿，若为发商场的文件还须填具《发文呈批表》。文件需经内务主任审批。审批不合格，返回“拟文”阶段对文件进行修改后，再继续审批；审批合格则将稿件（包括电子版件）交内务主任。相关文件/记录《发文呈批表》《发文呈批表》发文收文拟文文件类别正式文件审批开始第8页共8页办事处物件流转管理规定文件编号：版次：文件编号：SMZHXZ-BSC-GL-05版次：B/0流程职责内务主任相关部门内务岗交寄部门内务岗内务岗工作要求内务主任根据本规定第七条的要求将审批合格的待发文件重新排版、编号。发出文件内务岗收取函件并督促交寄人填写《办事处邮寄物品登记表》。寄出函件在《办事处邮寄物品登记表》中做好记录。相关文件/记录《发文呈批表》、《文件控制程序》《办事处邮寄物品登记表》文件格式化发文归档递交函件接收函件递交函件结束