常用的工作分析方法

对工作分析方法种类的认识摘要:工作分析是所有人力资源管理活动和决策的基础性依据,是所有职能工作的基础和前提要做好。工作分析就要根据工作分析的目的、工作分析的对象来选择不同工作分析方法。文章重点分析了几种常用的工作分析方法的优点与缺点。关键词:工作分析方法;优点;缺点工作分析又称职务分析,是指对组织中各项工作职务的特征、规范、要求、流程等进行科学规范的分析,以确定岗位的工作目的、工作内容、职责权限、工作关系以及对完成此工作员工的素质、知识、技能、任职资格要求进行描述的过程,它的结果是产生工作描述和任职说明。工作分析是人力资源管理的基础,是所有人力资源管理活动和决策的基础性依据,是人力资源管理所有职能工作的基础和前提。离开了工作分析,一切的管理工作都是感性的行为,毫无科学性可言。只有做好了工作分析与设计工作,才能有效地完成具体的现代人力资源管理工作。目前,在许多组织人力资源管理实务中,都强调“以岗位为核心的人力资源管理整体解决方案”。实际上,就是指组织人力资源管理的一切职能,都是以工作分析(岗位分析)为基础的。工作分析要对组织中存在的所有岗位进行分析。因此,它涉及到了包括所有岗位的所有人员,每个人都将在其中占据一定的岗位,承担不同的责职。工作分析方法的重要性要求在进行具体工作分析时要根据工作分析的目的、工作分析的对象、不同工作分析方法的利弊,针对不同人员的工作分析选择不同的方法。工作分析的方法是多种多样,一般来说主要有观察法、访谈法、问卷调查法、工作日志法、工作参与法、关键事件法等等。一、观察法观察法是指研究者根据一定的研究目的、研究提纲或观察表，用自己的感官和辅助工具去直接观察被研究对象，从而获得资料的一种方法。科学的观察具有目的性和计划性、系统性和可重复性。使用观察法时应注意以下原则：1、全方位原则。在运用观察法进行社会调查时，应尽量以多方面、多角度、不同层次进行观察，搜集资料。2、求实原则。观察者必须注意下列要求：第一，密切注意各种细节，详细做好观察记录；第二，确定范围，不遗漏偶然事件；第三，积极开动脑筋，加强与理论的联系；3、必须遵守法律和道德原则。观察法的主要优点是：1、它能通过观察直接获得资料，不需其他中间环节。因此，观察的资料比较真实。2、在自然状态下的观察，能获得生动的资料。3、观察具有及时性的优点，它能捕捉到正在发生的现象。4、观察能搜集到一些无法言表的材料。观察法的主要缺点是：1、受时间的限制。某些事件的发生是有一定时间限制的，过了这段时间就不会再发生。2、受观察对象限制。如研究青少年犯罪问题，有些秘密团伙一般不会让别人观察的。3、受观察者本身限制。一方面人的感官都有生理限制，超出这个限度就很难直接观察；另一方面，观察结果也会受到主观意识的影响。4、观察者只能观察外表现象和某些物质结构，不能直接观察到事物的本质和人们的思想意识。5、观察法不适应于大面积调查。二、访谈法访谈法是指是通过访员和受访人面对面地交谈来了解受访人的心理和行为的心理学基本研究方法。因研究问题的性质、目的或对象的不同，访谈法具有不同的形式。根据访谈进程的标准化程度，可将它分为结构型访谈和非结构型访谈。访谈法运用面广，能够简单而叙述地收集多方面的工作分析资料，因而深受人们的青睐。在工作分析时,可以先查阅和整理有关工作职责的现有资料。在大致了解职务情况的基础上,访问担任这些工作职务的人员,一起讨论工作的特点和要求。同时,也可以访问有关的管理者和从事相应培训工作的教员。由于被访问的对象是那些最熟悉这项工作的人,因此,认真的访谈可以获得很详细的工作分析资料。访谈法的主要优点是：1、可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解；2、运用面广，能够简单而叙述地收集多方面的工作分析资料；3、由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确；4、使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题；5、为任职者解释工作分析的必要性及功能；6、有助于与员工的沟通，缓解工作压力；访谈法的主要缺点是：1、访谈法要专门的技巧，需要受过专门训练的工作分析专业人员；2、比较费精力费时间，工作成本较高；3、收集到的信息往往已经扭曲和失真；4、访谈法易被员工认为是其工作业绩考核或薪酬调整的依据，所以他们会故意夸大或弱化某些职责。三、问卷调查法问卷调查法是用书面形式间接搜集研究材料的一种调查手段。通过向调查者发出简明扼要的征询单(表)，请示填写对有关问题的意见和建议来间接获得材料和信息的一种方法。按照问卷填答者的不同，可分为自填式问卷查和代填式问卷调查。其中，自填式问卷调查，按照问卷传递方式的不同，可分为报刊问卷调查、邮政问卷调查和送发问卷调查；代填式问卷调查，按照与被调查者交谈方式的不同，可分为访问问卷调查和电话问卷调查。通常,问卷的内容是由工作分析人员编制的问题或陈述,这些问题和陈述涉及实际的行为和心理素质,要求被调查者对这些行为和心理素质在他们工作中的重要性和频次按给定的方法作答。问卷调查法的最大优点是比较规范化、数量化,费用低、速度快；节省时间、不影响工作、调查范围广、可用于多种目的的四、工作日记法工作日志法，是由任职者按时间顺序，详细记录自己在一段时间内的工作内容与工作过程，经过归纳、分析，达到工作分析的目的的一种工作分析方法。工作日记法的主要特点是：1、详尽性。在完成工作以后逐日及时记录的，具有详尽性的优点；2、可靠性。同时通过工作日志法所获得的工作信息可靠性很高，往往适用于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度方面的消息；3、失真性。工作日志法是由工作任职者自行填写的，信息失真的可能性较大，任职者可能更注重工作过程，而对工作结果的关心程度不够。运用这种方法进行工作分析对任职者的要求较高，任职者必须完全了解工作的职务情况和要求；4、繁琐性。这种方法的信息整理工作量大，归纳工作繁琐。工作日记法的主要优点是：1、信息可靠性强，适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息；2、所需费用较低；3、对于高水平与复杂性工作的分析，比较经济有效。工作日记法的主要缺点是：1、将注意力集中于活动过程，而不是结果；2、使用这种方法必须要求从事这一工作的人对此项工作的情况与要求最清楚；3、使用范围较小，只适用于工作循环周期较短、工作状态稳定无大起伏的职位；4、信息整理的工作量大，归纳工作繁琐；5、工作执行人员在填写时，会因为不认真而遗漏很多工作内容，从而影响分析结果，另外在一定程度上填写日志会影响正常工作；6、若由第三者进行填写，人力投入量就会很大，不适于处理大量的职务；7、存在误差，需要对记录分析结果进行必要的检查。五、工作参与法工作参与法是工作分析人员亲自参加工作活动,体验工作的整个过程,从中获得工作分析的资料。要想对某一工作有一个深刻的了解,最好的方法就是亲自去实践。通过实地考察,可以细致、深入地体验、了解和分析某种工作的心理因素及工作所需的各种心理品质和行为模型。所以,从获得工作分析资料的质量方面而言,这种方法比前几种方法效果好。直接亲自体验,获得信息真实,但只适应于短期内可掌握的工作,不适于需进行大量的训练或有危险性工作的分析。六、关键事件法关键事件法是指确定关键的工作任务以获得工作上的成功。关键事件是使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件法要求分析人员、管理人员、本岗位人员，将工作过程中的“关键事件”详细地加以记录，并在大量收集信息后，对岗位的特征和要求进行分析研究的方法。关键事件法是一种常用的行为定向方法。这种方法要求管理人员、员工以及其他熟悉工作职务的人员记录工作行为中的“关键事件”也就是使工作成功或者失败的行为特征或事件。在大量收集关键事件以后,可以对它们作出分析,并总结出职务的关键特征和行为要求。关键事件法直接描述工作中的具体活动,可提示工作的动态性,既能获得有关职务的静态信息,也可以了解职务的动态特点,所研究的工作可观察、衡量,故所需资料适应于大部分工作,但归纳事例需耗大量时间;易遗漏一些不显著的工作行为,难以把握整个工作实体。关键事件法的主要优点是：研究的焦点集中在职务行为上，因为行为是可观察的、可测量的。同时，通过这种职务分析可以确定行为的任何可能的利益和作用。一是为向下属人员解释绩效评价结果提供了一些确切的事实证据；二是确保在对下属人员的绩效进行考察时，所依据的是员工在整个年度中的表现（因为这些关键事件肯定是在一年中累积下来的），而不是员工在最近一段时间的表现；三是保存一种动态的关键事件记录还可以获得一份关于下属员工是通过何种途径消除不良绩效的具体实例。但这个方法也有三个主要的缺点：1、费时，需要花大量的时间去搜集那些关键事件，并加以概括和分类；2、关键事件的定义是显著的对工作绩效有效或无效的事件，但是，这就遗漏了平均绩效水平。而对工作来说，最重要的一点就是要描述“平均”的职务绩效。利用关键事件法，对中等绩效的员工就难以涉及，因而全面的职务分析工作就不能完成。3、不可单独作为考核工具。必须跟其他方法搭配使用，效果才会更好。不同工作分析方法的利弊不同,人力资源管理者在进行具体的工作分析时除要根据工作分析方法本身的优缺点来选取外,还要根据工作分析的目的、工作分析的对象来选择不同的方法。参考文献：（1）加里·德斯勒；人力资源管理（第10版）；2010年5月第5次印刷﹔（2）董克用、朱勇国；人力资源管理专业知识与实务；中国人事出版社；2010年5月第1版﹔（3）徐珊珊、贾志科；如何有效进行工作分析；2010年8月﹔