公司前台接待工作规范

公司前台接待工作规范第一章总则第一条本规范制定的目的是为了前台接待工作规范化管理，充分发挥前台接待窗口的作用，从而树立良好的公司形象。第二条此规范适用于公司的前台工作规范。第三条前台工作职责：（一）接听、转接来电；（二）接待日常访客；（三）收发往来函件或传真；（四）领导安排的其它工作任务。第二章工作要求第四条前台接待日常工作要求如下：（一）上班时须穿着职业装，化淡妆，精神饱满，仪态大方；（二）每天提前5分钟到岗，做好上班前准备工作，包括：开走廊灯、记录笔、记录本、确保电话、传真及其它所管电子设备处于正常工作状态；（三）前台的接待工作在前台区域，上班时间不得随便离开工作区域，确因情况特殊需离开的，必须安排临时人员值守，严禁出现上班时间无人接听电话的情况出现；（四）接听电话或接待访客时，不得答复自己职责范围外的内容，以免公司机密外泄或导致不必要的麻烦；（五）对待员工或客人应礼貌周到，热情大方；（六）上班过程中不得长时间占用公司电话拨打私人电话，不得上网聊天或是浏览与工作无关的网站，不得做与本职工作不相关的工作；（七）保持前台工作区域的干净整洁，维持前台区域的秩序，不聊天、不大声喧哗、不吃零食；（八）对于与公司业务无关的人员应谢绝入内，对陌生来客应提高警惕，注意维护公司与员工的财产安全；（九）遇午休时间董事长办公室有客人，需了解客人用餐情况，解决好客人餐饮，请示董事长无其他接待服务工作后方可离岗午休。（十）遇下班时间董事长办公室仍有客人时，需在岗待命，如客人逗留时间超过半小时以上，需请示董事长无其他接待服务工作后方可下班离岗。第五条接听电话管理（一）接听电话必须口齿清晰、音量适中、语气和蔼，忌态度生硬；（二）电话铃声响三声内必须接听，首先使用礼貌用语问候对方，然后自报公司名称；（三）应熟记常用电话号码，对方询问时能做到脱口而出；（四）电话需要转接时，应问清对方需求后迅速按下转接键，将电话转接给被招人。若被找人不在时，应及时告知对方；若对方有信息需要传达时，应认真记录，必要时应复诵一遍待对方认可后及时传达；（五）接到要求转接公司领导电话时，须先将电话转接给领导秘书或助理，切忌泄露领导信息；（六）接听电话中，需保守公司机密；（七）接到打错的电话，切忌态度粗暴，应礼貌谦和的回绝对方；（八）通话结束后，应在对方挂断电话后轻轻放下电话；（九）应随时记录电话内容，并定期对电话记录进行整理，做好电话记录的编号存档工作。第六条拨打电话管理（一）拨打电话前首先确认电话号码的正确性。电话接通后，应首先报出公司名称、职务、姓名，然后转入正题；（二）拨打电话前，应做好必要的准备工作，备齐与通话内容相关的资料，内容较多时，可把重点记录在本子上以免遗漏；（三）通话时应观点鲜明，避免长时间占用电话，影响来电。第七条接待访客，应遵循以下工作规范：（一）对待访客应热情周到，礼貌大方；（二）有客人来访时应面带微笑主动起身问好，问清楚客人身份和来意后立即电话通知被访者，得到被访者认可后，方可指引来访者进入办公区域；（三）若领导带客人来访时，应面带微笑小步跑到大门处问好，并陪同领导和访客送入电梯后方可返回；（四）若领导进门手里携带东西较多时，应面带微笑起身主动接下领导手里物品并送入办公室后方可返回；（五）应引导到访者进入公司区域并帮助其找到被访者；（六）因被访者有故无法立即接待到访者，需来访者等待时，应将其引领至公司会客区，为其提供茶水并询问是否有其它特殊需求，必要时还应为其更换茶水，期间应注意来访者的活动情况，委婉告知来访者不得在办公区域内随意走动；（七）如被访者不在公司，应明确告知来访者。在其离开时，应请其留下联系方式，以便告知被访者；（八）如因某种原因，不方便让被访者进入办公区域时，应委婉拒绝对方，以免引起客人不满；（九）客人离开公司时应礼貌道别目送其离开。第八条乘坐电梯时规范：先按电梯，让客人先进，若客人不止一人时，可先进电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门，对客人礼貌地说“请进!”,到目的地后，一手按“开”，一手做出请出的动作，说“到了，你先请！”，客人走出电梯后，自己立即步出电梯，在前面引导方向第九条三楼前台其它要求：（一）负责二楼经营副总办公室、总工办公室和三楼董事长办公室等高管办公室的日常保洁，务必保证窗明几净；（二）及时更换高管办公室的日常饮用水、卫生纸等；（三）养护高管办公室绿植，董事长办公室鱼缸；（四）每周定时询问是否需要领取办公用品或是其它特殊需要，并根据需要领取后分发。第九条若违反上述规定，公司根据具体情况给予批评、警告、降薪直至辞退处理。第三章附则第十条本规范的最终解释权为公司行政办公室，公司其它部门监督实施。第十一条本规范自颁布之日起执行。