企业档案管理系统操作指导

企业档案管理系统操作指导量子伟业企业档案管理系统根据电子档案管理及利用的特点，提供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅以及网络化浏览、下载、打印等完整、强大的功能。根据档案管理的分工不同，在逻辑上分为信息采集、业务管理、信息利用、系统设置、安全防护五个部分：其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用”三个部分包括了用户日常档案管理的主要内容，实现了档案信息的收集、整理、管理、利用的网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全、高效运行的基础。用户在系统设置部分，利用系统提供的模板定制技术来定制本单位的档案管理体系。系统的安全防护主要提供对用户访问系统权限的严密管理以及对电子档案数据的安全存储管理。系统强大的定制功能使得量子伟业企业可以满足不同行业、不同规模的企（事）业单位的不同应用。并且由于设计的灵活性，可以让用户自己量身定制，使其更加符合用户自身的需求。一、信息采集数据收集部分包含建库、接口引入、数据录入、数据转换、立卷归档等功能。实现不同来源的各类档案的数据收集录入工作，是整个系统档案电子化的入口。现行文件信息可以通过与OA、MIS、ERP、PDM等系统建立接口程序，自动采集到预归档库并网上归档；实体纸质档案、照片档案以及音像档案可以通过扫描、非线性编辑等手段采集到档案库里；以前的历史数据可以通过数据转换引入到档案系统里来。1.建立预归档数据库预归档数据库主要用于录入和管理文件状态的信息，这包括需要预归档的文件、无须归档的资料，文件信息来源的多样性决定了数据库的管理层次及管理结构要能够灵活的对这种情况灵活适应，系统在建库时提供三个层次的节点管理：（1）分类结点类似于Windows操作系统里的文件夹，并可以建立下一层分类，系统最多可以支持64层的深度扩展，分类结点主要用来显示并管理“目录树”，并不用于管理具体的数据。（2）模板结点用于表示一个管理的类型，模板里将包括该管理类型的数据库结构、录入字段、界面、报表格式、排序设置、网页发布字段等具体管理细则。（3）数据结点用于建立管理具体数据的数据库，可以按照年度、分类、项目等任意角度建库，在此库里录入、存储、管理、利用数据。2.建立档案数据库档案档数据库主要用于录入和管理档案信息，包括文书、科技、财务、照片、音像、实物、专业、特殊载体以后任意其它用户需要管理的档案类型，档案数据库的建立和预归档数据库的建立基本相似。具体的数据结点支持项目级、案卷级、文件级以及件盒级管理方式。3.数据录入（1）目录著录用户在此进行项目、案卷、卷内、件盒级等不同管理目录的录入工作，系统提供记录增加、插入、删除、编辑、检索、排序等操作。为减少录入工作强度，系统提供以下功能加快录入速度：项目、案卷、卷内目录关联用户逐级按照项目、案卷、卷内目录录入数据，系统自动关联项目下的案卷、案卷自动关联其下的卷内目录。可以根据档案模板的设置，将上级目录的相同信息自动携带到下一级目录，系统自动计算整个项目和案卷的起止日期，对文件件数、总页数进行自动记数，在增加、删除、插入记录时自动调整。指定记录追加携带使用此功能，可在增加记录时将指定记录的内容自动复制，在此基础上局部修改。插、删卷状态录入模式系统支持插、删卷模式，在此模式下，在插入、删除案卷时，系统自动调整案卷号。字段代码维护可将常用的有规律的录入字段设置相应代码，录入时自动产生下拉菜单，选择录入。信息自动生成可在系统中设置档号的组成规则以及主题词库，在著录时系统自动生成档号、主题词可以通过分析主题词库实现自动标引。自动查重系统提供自动查重功能，出现重复信息，系统自动提示。批量修改、批量删除系统可对用户选择的一批数据进行统一操作，包括批量修改内容、批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据。（2）文件扫描用户可以在本模块中对纸质档案进行扫描，根据命名规则，系统自动生成文件名。可以对扫描文件进行图像处理(非标准版本功能)，包括纠偏、去污、去黑边、去杂点、组成文档等操作。（3）电子文件挂接单个记录文件上传将记录对应的文件自动上传到服务器，并且与目录做好对应。批量挂接根据文件命名规则，批量将一批文件上传到服务器，并且批量与目录做好对应。4.数据转换（1）数据转入将外部的数据按一定规则转入到当前的档案管理系统中来。本系统所提供的数据转换功能可支持多种数据库，可以把不同档案整理形成的数据（档案信息）转换到当前的系统，同时也为用户提供了一个通用的转换接口，可以在不同数据库之间进行数据转换。（2）数据转出将系统中的数据按一定规则转出去，转出的数据格式为国家档案局规定的标准格式。5.立卷归档立卷归档是文件与档案的接口，是实现文件与档案一体化管理的主要环节。利用此模块可将文件信息按照用户定义的立卷规则，自动转化为档案信息，同时自动生成档案所需的档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。根据用户立卷归档的分工不同可以选择部门立卷或者档案室集中立卷；根据编目规则的不同，还可以选择组卷模式和一事一件方式。（1）立卷选项设置在此模块中选择立卷的方式，如：是部门立卷还是档案室集中立卷，是组卷模式还是一事一件管理模式；并且可以设置文件库与档案库的字段对应关系，可以实现异构数据的转换。（2）立卷归档文件价值自动鉴定结合用户保管期限分类表中确定的归档范围，系统可以智能对归档文件进行鉴定，批量自动生成分类号、保管期限等重要归档信息。整理编目在立卷归档过程中，用户可以按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库，在临时库中可以进行人工干预，将不需要归档的信息移除，并可进行手工的调整，如案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等信息。经用户调整后可以将临时库正式移到档案正式库里，在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过立卷归档，档案的绝大部分信息都已自动生成，包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。二、业务管理此部分量子伟业企业档案管理系统的重要环节，档案管理的各项主要业务均在于此。用户可以在电子档案数据资源的基础上进行报表输出、查、借阅管理、档案统计、年报管理、档案销毁、档案丢失找回、库房实体管理等电子化、网络化业务管理。1.报表输出档案管理工作中需要输出大量的报表，如案卷目录、卷内目录，对于改革后的文书档案立卷还需要输出归档文件目录等，打印管理模块可完成档案工作中所需的固定报表的打印输出，可打印出符合国家档案标准的各种美观的报表；系统还提供了强大的报表设计功能，来满足用户设计新报表或修改已有报表的需求，档案人员再也不需要对各种目录进行手写录入或用字处理软件（word、WPS等）来进行报表的打印输出。报表的操作非常简单，操作模式与EXCEL相似，会用EXCEL，就可以自如的操作本模块。报表打印系统提供了五十多种各种档案的常用报表模板，如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可通过设置各种打印条件，输出满足用户要求的各种报表。用户可以自已控制分页输出的数据，只需在系统里设置分页打印字段，即可根据设置自动过滤输出数据，并在打印时自动分页，实现同一报表样式不同角度输出。如卷内目录按保管期限或按机构输出等。报表维护系统自带五十多种报表模板，完全符合国家档案局的要求，但用户也可根据自己行业的特点，对已有的报表进行修改，或增加自己需要的新的报表，以满足日常工作的需要。用户可以进行报表的格式修改，如修改字体、大小、线条的位置等。2.查、借阅管理查、借阅管理功能分为实体档案的查、借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括：查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。查、借阅登记档案管理员在此检索到提供查、借阅的档案，用户一次可以借多份案卷或文件，如果在库则记录查、借阅日期、借阅人、批准人、利用目的等信息。实体归还管理对借出实体档案的归还进行登记，同时记录好利用效果等信息。续借管理如果借出的档案需要继续利用，如果逾期无法归还，需要再办理续借手续并由档案管理员在系统里进行登记。催还管理系统可以自动统计逾期仍然未按时归还的记录，系统可以自动出催还单给借阅人。统计①查、借阅统计系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。按借阅人查询：统计并打印借阅人(档案用户)在某一时间段内借阅档案的次数及档案详细信息。按时间查询：统计并打印在某一时间段内被借阅的所有档案及其详细信息。按档案查询：统计并打印某一时间段内某个档案被借阅的情况(包括借阅次数,借阅人,借阅时间,归还日期,档案类型等)。借阅频率查询：统计并打印某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测档案利用价值的高低。按操作者查询：统计并打印某一时间段内借阅管理员的操作次数及其操作对象，该功能可用于统计档案管理人员的工作量。②检索统计用于统计和监控用户通过网络对电子档案的访问和利用情况。可以将档号、提名、浏览/拷贝次数和时间列表统计。并可对网上用户对电子档案的浏览情况和拷贝情况分别进行统计，统计方式如下：按检索人统计：可以统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝的次数及其详细信息按时间统计：可以统计并打印某一时间段内所有档案用户对档案文件浏览或拷贝的情况按文件统计：统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览、拷贝下载的次数及其详细信息浏览/拷贝频率统计：统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载的所有档案文件各自的累计次数,以此可以评测档案利用价值的高低。③预约管理用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。所有用户在网上通过访问档案网站和使用检索查询系统借阅预约的信息都能显示出来，由档案管理人员进行办理，等待用户提取。3.档案统计系统能自动对系统内的档案数据进行统计，可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如直方图、饼图、柱状图等,并可以将统计信息转出或发布。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。4.年报管理系统提供了较完善的年报录入、管理等功能，所形成的年报报表完全符合国家标准。部分信息可以通过系统自动提取，数据校验后可形成上报盘上报给上级主管单位或上交当地档案馆，同时可接受下级单位上报来的数据,并可对报上来的数据进行数据汇总。5.档案保管在此模块中，主要对对档案的实体保管进行管理，包括档案的鉴定销毁、档案的损坏、丢失、找回进行登记。定义档案保管模板本功能类似于定义档案模板，即用户可以自定义销毁库、损坏库及丢失找回库等档案保管库的库结构，并且可以由用户建立年度档案保管库，即档案保管库数据按照年度严格分开。档案销毁管理在此模块中，可根据用户所列条件，查询到期应销毁的档案，系统可自动输出销毁清册，经过审批后，可对实体进行销毁，同时系统里的数据做同步更新。另外还可以对达到降密、解密要求的档案自动出清册，经过审批后，将密级调整后对外利用。档案损坏管理本模块可进行档案损坏登记，在档案损坏的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案损坏登记表。档案丢失找回管理本模块可进行档案丢失登记，在档案丢失找回的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案丢失找回登记表。6.库房实体管理库房实体管理主要是做到实体的存放与档案系统里的实体存放记录做到一致，以便于图形化显示档案外借、损坏、修裱、丢失、馆展、扫描等状态，并且可以图形化显示库存的库存及实体排放情况。库房树维护利用此功能可以将本单位的档案库房以及库房排架等多层存放位置做设置，为档案实体存放图形化做好基础工作。库房实体管理在档案著录里将对应档案实体存放位置录入完毕后，即可在此模块直接依次点击库房、排架等存储单元就可以直接查到档案实体记录，从而实现档案的图形化管理。三、信息利用建立电子档案管理系统的主要目的是希望通过系统管理主动、方便、快速的对单位内部提供利用。系统提供强大的档案编研、光盘制作、WEB查询功能，配合数据库检索、内容检索、流媒体技术，可以大大方便档案利用的程度及效率。1.档案编研档案本身是一个个孤立的数据或信