深圳市东西方社工服务社档案管理规章制度

深圳市东西方社工服务社档案管理规章制度为了加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。一、服务社的档案包括：1、参加外机构会议或培训文件（会议邀请函；大会通讯录；大会日程安排；大会发行文集及相关资料；与会议相关的音像资料；参会其他相关机构资料、折页等；大会最终形成的会议成果）2、服务社人事档案（员工履历材料；绩效考评材料；工资、任免、退（离）休等材料等）3、项目档案（项目概况、背景材料；项目书；协议、合同；项目进度报告；财务类材料；项目执行材料；项目期间的来往信函；项目音像资料；媒体报道资料等）4、服务社机构管理文件（机构建设管理类；行政会议类；在研究领域形成的成果性材料）5、服务社各社工工作领域文件（各领域前期调研资料、督导记录、会议资料、个案记录、小组计划及报告、各类活动计划和报告、季度/年度总结等）二、档案保管期限和密级的划分1、保管期限根据被鉴定档案的价值确定，一般分为永久和定期两种，定期又分为长期和短期两种。中国基本上分为永久、长期和短期(15年以下)3种保管期限，定期中有时酌情再分若干具体年限。（档案保管期限根据《标准档案保管期限表》划分，服务社档案根据具体情况结合档案保管期限表划分保管期限。）2、本会档案的密级分为：普通档案、秘密档案和绝密档案；(1)普通档案可办理借阅、复印；(2)秘密档案须经主管部门批准方可借阅、复印；(3)绝密档案须经理事长批准方可借阅。（服务社档案密级划分由管理人员按照具体实际提交处理意见，交主管领导讨论确定。）三、档案接收制度1．定期收集各社工领域在工作中形成的具有保存价值，经过整理立卷后的不同载体的文件材料。2．接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：（l）应归档的文件材料齐全完整；（2）文件按其内容的联系，合理整理、立卷；（3）归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。3．接收档案时间和手续：（1）随时接收各社工领域形成的各种文件、资料；（2）接收档案必须履行手续，填写移交清单，一式三份，注明移交内容、移交数量和移交时间，交接双方要签名。四、档案管理制度1．按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理出的档案能够反映各领域活动的真实面貌，便于保管和利用。2．对接收按要求整理好的档案进一步系统化。主要是：（l）对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有：以件为单位的件内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。（2）进行必要的编目工作。（3）根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。3．定期对档案进行全面整理。包括：档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等；定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。五、档案的修破补充制度1．已归档的档案如需更改，须经主管领导批准。填写更改单后，方可更改。一律不得在原件上随意修改。2．修改内容较少时，可直接在原件上修改。但要注明“修改标记”。3．如遇修改内容较多或原件需报废时，应另出新件代替，并在备考中注明。六、档案保管制度1．档案管理人员外出时，需锁好档案柜、门窗。2．档案库房门窗应设有遮阳装置，避免阳光直接照射在档案柜上。3．档案库房须经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。4．案卷入库时应检查清单、物品是否相符。以件为单位，按不同门类、载体，依档案顺序排列。5．案卷应依档案顺序排放，库房柜架须编顺序号，各柜应有档案资料存放标注。6．档案工作人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作、非本部门人员，未经同意，不得进入库房。七、档案借阅制度1．凡需借阅档案者，必须履行借阅登记手续，并有义务将利用效果反馈给档案管理人员。2．服务社实习生或（准）社工借阅本社档案时，需经服务社或部门主管负责人批准。3．服务社以外单位向服务社借阅档案时，需要经过服务社负责人批准，并按有关规定办理借阅手续。4．凡属永久保存的档案原本和绝密级的原则上不准借出，只能在档案室内查阅。如有特殊需要，须经档案室负责人同意后报请主管领导批准，方可借出，但必须在当日内归还。5．保密级的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。需要时可提出申请，经部门主管领导、服务社负责人批准，方可进行上述工作。6．所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况，必须借出时，按照规定办理借出手续，但每次借出时间不得跨月，如到规定时间还需借用，应办理续借手续。7．借阅者对所借档案材料要确保安全、完整、不得涂改、勾划、转借和拆卷，如发现损坏档案，视情节给予处理。8．借用档案材料，应及时归还，不得长期放置个人手中或超过规定时间。重大节日前，应主动归还所借的档案。9．如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告主管部门，写出书面材料，以利于及时采取措施。10．对密级外的资料复印、打印时，需按照资源中心收费标准执行。注：收费标准（收费按具体情况有所波动，如果有变会及时通知）八、档案的统计制度1．认真做好档案年度案卷数量统计。以原始记录为依据，做到准确、可靠。2．坚持进行档案提供利用及利用效果的统计。3．建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和本部门内各种情况数据，按照有关规定及时报送各种报表。4．按服务社要求进行定期的综合或专项统计分析。找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告服务社领导。5．通过档案统计工作、总结和掌握档案的发展规律，不断提高档案的科学管理水平。九、档案的保密制度1．严格执行档案的保密制度，维护档案的安全，凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。2．凡需复制保密档案材料，须经主管领导批准后，方可复制。3．如遇所借档案丢失，须及时通知档案管理人员和主管领导，并写明情况以便及时处理。4．档案人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，随手锁好档案柜，做到不失密、不泄密。5．严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密；慎之又慎”。6．档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。十、档案销毁制度1．对已满期的档案，在部门负责人领导下，档案管理人员和有关领导、人员组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，凡需销毁档案，须提出销毁申请，编制《销毁档案目录》，经主管领导和服务社负责人审核批准后，可以实施销毁。2．销毁的档案要登记造册，注明顺序号、案卷标题、档号、起止日期、数量，并附备考表。3．执行销毁时，指定专人负责，监督销毁，并在销毁表上至少有两人以上签字证明。4．档案销毁后，报档案管理部门备案，销毁清册、销毁报告及审批手续须永久保存。十一、附则1.附则本准则未规定事项均需依照国家档案管理及机构规章制度的相关规定办理。2.实施与修订本办法经东西方社工服务社理事长审核、理事长办公会议通过，自发布之日起实施。