购销存管理

第5章购销存管理•购销存管理，是财务管理中基础的管理之一。购销存管理与工资管理一样，需要汇集多个表格中的数据。用户可以利用Excel快捷、方便地引用多个数据表中的数据，有效、方便地管理商品的购销存。通过购销存管理，可以快速获得商品的各项分析数据，从而对商品的购货、销售、存货进行有序管理。在本章中，将利用Excel强大的数据处理功能，详细介绍如何对商品进行购销存管理。5.1购销存管理概述•购销存管理，是对企业日常经营中最基本的采购、商品销售、入库出库（库存管理）等业务流程的管理。对于企业而言购销存过程相当于企业经营运作的过程，即采购的是成品，销售后所获得的差价即是利润。其中，采购、销售与存货几个环节相互关联，合理管理产品购销存中的各个环节是非常重要的财务管理。在购销存管理中，首先需要编制业务基础表单，然后对各项表单中的数据进行单个分析，最后利用Excel自带的分析工具，进行收入与成本分析。•编制业务表单，包括编制采购业务表单、销售业绩表单、编制库存管理表单。上述三种表单，是购销存管理中最基础的表单，也是最有效的表单。其中，采购业务表单主要包括采购日期、货物编号、规格、单位、数量、价格、供货商等内容。销售业绩统计表主要包括销售日期、货物编号、规格、单位、数量、客户等内容。库存报表主要包括上期库存数量与金额、本期收入数量与金额、本期发出数量与金额、本期结存数量与金额等内容。5.2编制业务表单•在购销存管理中，要依据各个业务表单中的数据来完成整个购销存管理中的分析、预算及决策。其业务表单包括采购业务表单、销售业务表单、库存业务表单等，上述表单记录了购销存原始的数据，并为购销存管理提供了数据依据。在本小节中，将详细介绍如何利用Excel编制业务表单。5.2.1基础知识•编制业务表单，是购销存管理中基础内容，也是购销存管理中所获得数据的依据。业务表单，主要包括采购业务表单、销售业务表单、库存业务表单3种表单，每种表单的具体内容，如下所述。•采购业务表单，是记录采购业务的原始数据的汇总表格通过采购业务表单，用户可快速查看不同供货商的进货情况，同时用户也可以掌握月采购的详细数据，如图5.2所示。•销售业绩统计表，是记录销售业务的原始数据的汇总表格。通过销售业务表单，可以将销售数据统一记录，方便用户分析、汇总销售数据，如图5.3所示。5.2.2制作流程•编制业务表单包括设置采购业务表单结构、设置采购业务表单格式、设置销售业绩统计表结构、设置销售业绩统计表格式、设置库存报表结构、设置库存报表格式、设置库存报表数据7个步骤，如图5.5所示。5.2.3设置采购业务表单结构•在制作采购业务表单时，首先是制作采购业务表单框架及内容，包括制作标题、制作表格内容、输入数据、制作表尾部等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.4设置采购业务表单格式•设置采购业务表单结构后，就可以设置采购业务表单单元格格式。主要包括设置对齐格式、设置边框格式、设置数字格式等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.5设置销售业绩统计表结构•制作销售业绩统计表的第一步，便是设计表格具体内容，制作销售业务表单框架。主要包括制作标题、制作列标题、输入数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.2.6设置销售业绩统计表格式•设置销售业绩统计表结构后，需要美化工作表，使工作表达到整洁、美观的效果。设置销售业绩统计表格式，主要包括设置对齐格式、设置边框格式、设置数字格式等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.7设置库存报表结构•制作库存报表，首先需要设置库存报表结构，只有合理设置库存报表结构，才能帮助用户根据库存商品信息设计表格框架及内容。设置库存报表结构，主要包括制作标题、制作列标题、输入数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.2.8设置库存报表格式•设置库存报表结构后，为了实现库存报表的强大功能，使库存报表达到整齐、美观的效果，方便用户快速查看库存数据。需要设置库存报表格式，主要包括设置对齐格式、设置边框格式、设置数字格式等操作。具体的操作步骤，如下所述。5.2.9设置库存报表数据•设置库存报表结构与格式，只是完成制作库存报表的期初工作。由于计算库存总金额需要库存报表中的基础数据，所以设置库存报表数据则是制作库存报表的灵魂。设置库存报表数据，即是利用SUMIF函数引用采购与销售数据，自动生成库存管理数据。主要包括输入引用本期收入数量、引用本期收入金额、引用本期销售金额等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.2.10注意事项•在编制业务表单时，用户需要注意以下事项：•所引用的单元格是相对引用还是绝对引用。因为，当复制公式时，相对引用单元格会根据复制公式而改变引用单元格，而绝对引用则不会。•可根据公司销售业务需求添加求和项目。•可以利用单击列标题栏的方法根据单元格内容改变列宽。而对于商品名称过长的单元格，可以通过“设置单元格格式”中的“对齐”选项卡设置“自动换行”格式。5.3分析采购数据•分析采购数据，即是按类别，按金额，按供货商等类别分析、汇总采购数据。通过分析采购数据，可帮助用户汇总采购数据，及分析采购商品在一定时期内的变化趋势。在本小节中，主要利用筛选、分类汇总、数据透视表等分析工具，对采购数据进行分析。5.3.1基础知识•日常采购管理中，有专用的采购管理单，财务人员在月底会根据采购管理单汇总本月内的采购数据。汇总采购数据，只是购销存管理系统中的基础工作，是为分析数据而做的基础铺垫。汇总采购数据后，需要对一个月内的采购数据进行分析，单纯依靠手工分析采购数据比较麻烦，也比较困难。Excel为用户提供了多种分析工具，用户可利用Excel自带的分析工具，快速、准确地分析采购数据。•多重条件分析采购数据，是利用筛选工具分析采购数据，可以实现按货物名称、数量、金额、供货商等类别进行分析数据，也可以按照排名先后顺序分析采购数据。如图5.51所示。•按供货商分析采购数据，是利用分类汇总分析采购数据，可以实现按不同字段、不同的汇总方式分析数据。分类汇总工具中为用户提供了11种汇总方式，用户可根据需要选择不同的汇总方式进行分析数据，如图5.52所示。5.3.2制作流程•分析采购数据，是利用Excel自带的分析工具对采购数据进行分析，主要包括多重条件分析采购数据、按供货商分析采购数据、多样化分析采购数据3个步骤，如图5.54所示。•通过上述流程图，读者已经了解了分析采购数据的具体流程。在下面的小节中，将详细介绍如何分析采购数据。5.3.3多重条件分析采购数据•多重条件分析采购数据，即是利用Excel自带的高级筛选工具分析采购数据。主要包括按供货商名称筛选数据、多重条件筛选数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.3.4按供货商分析采购数据•按供货商分析采购数据，即是利用Excel自带的分类汇总工具，对采购数据按供货商名称进行汇总分析。通过按供货商分析采购数据，可帮助用户分析各供货商所送货物的详细信息。5.3.5多样化分析采购数据•多样化分析采购数据，即是利用Excel自带的数据透视表工具，对采购数据按类别、按金额等多方位的分析。通过多样化分析采购数据，可帮助用户实现按商品类别分析数据、按不同的计算方式汇总数据等分析效果。具体的操作步骤，如下所述。5.3.6注意事项•在分析采购数据时，用户需要注意以下事项：•设计分析条件要根据采购数据类型，设计出符合分析需求而互不干扰的条件。•供货商数量及类别，如果供货商数量比较少或供货商一个时期只送一次货物，则无需使用此分析方法。•根据不同的分析需求，选择不同的分析方式。5.4分析销售数据•分析销售数据与分析采购数据一样，也是利用Excel自带的分析工具对数据进行分析、汇总。在本小节中，主要利用筛选、数据透视表、数据透视图等分析工具对销售数据按排名、多样化、图形等方式进行分析。5.4.1基础知识•财务工作人员在月底会根据销售管理单汇总本月内的销售数据，汇总销售数据后，需要对一个月内的销售数据进行分析，以方便管理人员根据分析结果，及时调整下期销售目标。用户可利用Excel自带的分析工具，多样式、高敏度的分析销售数据。•按排名分析销售数据，是利用筛选工具分析采购数据包括按类别、按数字排列等方式分析数据。如果，利用筛选高级选项，还可以同时满足多个条件的筛选，如图5.77所示。•多样化分析销售数据，是利用数据透视表工具分析销售数据，可同时实现筛选与分类汇总两种分析功能，如图5.78所示。5.4.2制作流程•分析销售数据，是利用Excel分析工具分析销售数据，主要包按排名分析销售数据、多样化分析销售数据、图形分析销售数据3个步骤，如图5.80所示。•通过上述流程图，读者已经了解了分析销售数据的具体流程。在下面的小节中，将详细介绍如何分析销售数据。5.4.3按排名分析销售数据•按排名分析销售数据，即是利用Excel自带的筛选功能，对数据按条件进行分析。可帮助用户分析排名前几名的销售商品及排名后几名的销售商品，从而为制订销售计划提供依据。按排名分析销售数据，主要包括按列表筛选数据、筛选金额为前3名数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.4.5多样化分析销售数据•多样化分析销售数据，即是利用数据透视表多角度的分析销售数据，按排名，按最大值，按客户名称等方式进行分析。多样化分析销售数据，主要包括创建数据透视表、改变数据透视表样式、筛选数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.4.6图形分析销售数据•图形分析销售数据，即是利用数据透视图分析以图表的形式分析销售数据，可方便观察与比较数据销售数据发展趋势。图形分析销售数据，主要包括创建数据透视图、添加数据字段、更改图表类型等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.4.7注意事项•在分析销售数据时，用户需要注意以下事项：•按排名分析销售数据时，应该注意所选择的筛选方式必须符合需要分析的数据类型，也就是不同的数据类型应该选择不同的筛选方式。•多样化分析销售数据时，应该注意不同的项目应该选择不同的汇总方式，以达到最佳分析效果。•图形分析销售数据时，应该注意在图表中添加趋势线、折线、误差线会有利于数据的分析。5.5收入与成本分析•收入与成本分析，是购销存管理中必不可少的工作，通过收入与成本分析，可使用户时刻掌握成本与销售之间的比率，并通过分析结果扩展销售力度，缩减商品成本，使企业尽可能地获得更大利润。在本小节中，将利用Excel数据处理功能，详细介绍收入与成本分析的操作与技巧。5.5.1基础知识•在前面的章节中，已经介绍了采购业务表单、销售业务表单与库存业务表单，并利用Excel自带的分析工具对采购数据、销售数据进行了详细的分析。但是，单纯的依据单个数据进行分析，达不到综合分析数据的效果。而购销存管理的真正用途是集采购、销售与库存三方数据为一体，并根据三方数据计算成本率、毛利率等比率数据。同时，通过分析成本率及毛利率，可使用户更详细地比较各商品之间的收入与成本情况，为制订下期销售决策提供数据依据。•收入与成本分析，其实就是创建分析报表，并通过Excel自动引用及SUMIF函数功能，引用采购业务表单、销售业务表单及库存管理表单中的数据，然后利用简单的四则运算公式，计算每个商品的成本率及毛利率。计算出来的成本率与毛利率都是以数据的形式进行显示，观察与分析起来比较费劲。为了更直观地表达各个商品所占总体商品的毛利率及成本率情况，用户可利用图表进行显示各商品毛利率及成本率，如图5.98所示5.5.2制作流程•收入与成本分析，是利用购销存各表格中的数据计算产品销售收入与成本，主要包括设置分析表结构、设置分析表数据、设置分析表格式3个步骤，如图5.99所示。•通过上述流程图，读者已经了解了收入与成本分析的具体流程。在下面的小节中，将详细介绍如何进行收入与成本分析。5.5.3设置分析表格结构•设置分析表格结构，即是制作分析表格框架及内容。通过设置分析内容及分析项目，使分析表格达到最大分析效果。设置分析表格结构，主要包括制作标题、制作列标题、输入部分数据等内容。具体的操作步骤，如下所述。5.5.4设置分析表格数据•设置分析表格数据，即是利用直接引用与SU