归档文件整理工作的八个环节

归档文件整理工作的八个环节海口市档案局归档文件整理工作的八个环节一、归档文件的收集二、归档文件的价值鉴定三、归档文件的装订四、归档文件的分类五、归档文件的排列六、归档文件的编号七、归档文件的编目八、归档文件的装盒两个概念1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一个原则归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。一、文件材料的收集收集文件时要注意的几个问题：（一）收集的文件是否是生效文件。（二）文件是否收集齐全完整。（三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。也就是这份文件是否办理完毕，是否已完成公文处理的每一个程序。常见无效文件类型：文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等)；归档文件不是原件，是复印件;文件没有文号;底稿上领导没有签发等等。（一）收集的文件是否是生效文件包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。容易疏漏的文件有：1、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。2、党、团员花名册；干部、职工花名册；知识分子花名册；公务员考核备案花名册。3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定（晋升）工资审批表。（二）文件是否收集齐全完整1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批示文件。2、不能用复写纸拟稿。3、不能将传真纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。4、不能将色带打印纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。（三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求二、文件材料的价值鉴定第一步：对收集到的文件材料能否转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价值的文件材料，把有保存价值的文件材料留下来，进行下一步的鉴定。第二步：对进入归档范围的文件材料，根据它在日后保存过程可能产生的不同作用来确定这些文件材料的保存年限。归档文件价值鉴定的依据是：国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。《规定》中，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。三、归档文件的装订（一）归档文件装订前的修整工作（二）归档文件装订的几点要求（一）归档文件装订前的修整工作修裱破损文件复制字迹模糊或易退变的文件超大纸张的折叠归档文件要去掉易锈蚀的金属物（二）归档文件装订的几点要求归档文件应按件装订装订的对齐方式装订方式及采用的装订用品归档文件应按件装订归档文件的整理单位为“件”文件正本与定稿为一件;重要文件的正本与历次修改稿可为一件；计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以一次会议记录为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。装订时正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。装订的对齐方式采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。装订方式及采用的装订用品对于比较薄的文件，用不锈钢订书钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢固装订的文件，采用三点一线的丝线装订。四、归档文件的分类（一）基本分类法1、年度分类法2、机构（问题）分类法3、保管期限分类法（二）复式分类法根据《海口市归档文件整理规则实施细则》，我们将全市档案的分类法统一为“年度－保管期限”分类法。首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。“年度—保管期限”分类法如何确定文件的年度？一般应以文件形成时间判定文件所属年度。跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。五、归档文件的排列在《海口市归档文件整理规则实施细则》中要求，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。归档文件排列时要注意遵循“事由原则”事由原则：归档文件在排列时，要将同一事由的文件排在一起。事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。例如：一项工程、一次会议、一次活动看作是一个事由。六、归档文件的编号归档文件的编号：将每份归档文件在所有归档文件中的相对位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。（一）归档章的盖章位置（二）归档章的填写（一）归档章的盖章位置（1）一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白处；（2）如果领导批示或收文章等占用了中间位置可以盖在首页上端的其他空白处；（3）如果收文有文件处理单的，可以放在最前面做为首页，在文件处理单上盖归档章；（4）文件首页确实没有盖章位置或重要的文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸加盖归档章。（二）归档章的填写全宗号年度室编件号机构（问题）＊保管期限馆编件号•全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如B014。•年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。如2006。•保管期限：归档文件保管期限的简称（永久、30年、10年）。•件号：文件的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按文件排列从“1”开始标注，每种保管期限各编一个顺序号。以“年度－保管期限”分类法为例：归档文件排列后，永久、30年、10年保管的文件经过编号，形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水号，30年的从“1”开始编一个流水号，10年的从“1”开始编一个流水号。室编件号的编制方法归档章的填写要求必须使用符合档案保护要求的字迹材料填写，如碳素墨水。禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写材料填写。全宗号B014年度2006室编件号26机构（问题）＊保管期限30年馆编件号七、归档文件的编目（一）编写全宗说明（二）编制归档文件目录（三）打印归档文件目录的要求（四）机读目录电子表格的录入（一）编写全宗说明全宗说明的标题：＊＊＊（单位名称）＊＊＊年全宗说明全宗说明包括4部分内容：1、归档单位的主要工作职能2、组织机构情况3、本年度工作概况4、文件材料整理归档情况归档文件目录设置的项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注件号责任者文号题名日期页数备注（二）编制归档文件目录1、件号：室编件号。2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者时注意：1）应使用全称或通用简称；不能使用本部、本委、本局等含义不明，难以判断的简称；2）联合发文时一般应将所有责任者照抄，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄写；3）未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。3、文号：发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。填写文号时注意：1）要照实抄录，不能省略；2）不能填写如“会议文件之一”等文件顺序号，“情况反映”等刊物名称。4、题名：归档文件的标题。填写题名时注意：1）因为在第2栏中已经标明责任者，所以在“题名”这一栏中只需填写问题和文种。如：国家档案局有一份文件，完整的题名是《国家档案局关于加强社区档案工作的通知》。题名栏只需填入“关于加强社区档案工作的通知”。件号责任者文号题名日期页数备注国家档案局关于加强社区档案工作的通知2）文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”号。如：原标题《移交清单》。这是我局一个同志因工作调动，向办公室移交摄像器材的清单。那么，标题要重新拟为［关于移交摄像器材的清单］。如：原标题《中共海口市人民政府办公厅党组关于陈业秀等同志职务任免的通知》。在这个通知里，有我们市档案局王位益等3名同志的职务任免。那么，市档案局存档此文件时，标题要重新拟为［关于王位益、蔡俊标、麦春鸣等同志职务任免的通知］。3）正文题名不能反映出附件内容的，要在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。如：原标题《关于进一步加强我市精神文明建设的决定》，附件是：市民公约。那么题名应为：“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。4）会议记录应填写每次会议的主要内容。如：××会议记录［1、××××；2、××××］。会议纪要的填写：××××会议纪要（第×期）：［××××××××］。简报、令、情况反映等填写方法类同会议纪要形式。5）干部、党员、知识分子花名册，干部定期统计报表，党员统计报表等填写形式。如：国家机关、企事业单位干部定期统计报表拟写为：××××年干部定期统计报表6）对于一些请示件，领导只是在文件处理单上做了意见或者批示，没有正式行文答复，这张文件处理单就可以看作是复文。如：海口市档案局写给徐唐先副市长的请示：《海口市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示》，徐唐先副市长作了批示，不再另外行文答复，此时，文件处理单与请示件为一件，题名可以拟写为：[关于海口市档案局召开档案工作表彰大会的批复]，责任者一栏填写为“徐唐先副市长”。5、日期：文件的形成时间，即文件的落款时间。如20060427填写日期时注意：1）文件未注明日期的应根据文件内容考证出来并填上；2）只有年无月日的标为“××××0000”。6、页数：即一件文件的总页数。归档文件须编页号，页号用钢笔标注于归档文件页面正面的右上角和背面的左上角。文件中有图文的为一页。另，若在空白页加盖归档章，则此页也算作一页。7、备注：注释文件需说明的情况。如密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。备注栏填写不下时，可在备注栏内加注“*”号，将具体内容移入备考表中填写。（三）打印归档文件目录的要求1、必须使用耐久材料打印，如激光打印机或者油印机等，不能用喷墨或针式打印机打印。2、归档文件目录永久、30年的各打印1式3份，10年的打印1式2份。使用计算机管理软件管理档案的单位永久、30年和10年的目录各打印1式2份。可利用档案管理软件以黑白形式直接打印。（四）机读目录电子表格的录入机读目录电子表格的设置录入的栏目：全宗号、保管期限、归档年度、件号、责任者、文件编号、文件题名、文件时间、页数、附注（备注）、密级、文本项、载体类型、载体形态、主题词、附件、被转发件文号、人名等机读目录电子表格下载地址：“机读目录”文件夹机读目录电子表格著录的要求1、每栏最大长度为128个字；2、以下栏目录入内容为选择项：保管期限：永久、30年、10年密级：绝密、机密、秘密、无密文本项：正本、副本载体类型：纸载体形态：A4、A3、16开、8开（可多选）3、主题词、人名项，用“/”(半角）分隔；人名项录入原则是：主要录入干部任免、调动、奖惩、工资等与人有切身利益的人名。本单位发文的需全部录入；外单位发文的只需录入与本单位相关的人员。4、一个年度的所有保管期限都录在同一张工作表内。八、归档文件及其目录的装盒（一）归档文件的装盒（二）归档文件目录的装盒（一）归档文件