公文格式编排规则

—3—附件公司公文格式编排规则一、公文用纸幅面尺寸及版面要求（一）幅面尺寸：公文用纸统一采用A4型纸，幅面尺寸为210毫米×297毫米。（二）页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37毫米±1毫米，下白边为35毫米，公文用纸订口（左白边）为28毫米±1毫米，右白边为26毫米，版心尺寸为156毫米×225毫米。（三）字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号方正仿宋体字，特定情况可以作适当调整。（四）行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。（五）文字颜色：如无特殊说明，公文中文字颜色均为黑色。二、文件格式公文各要素编排规则版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。—4—页码位于版心外。（一）版头1.密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密的期限，应根据文件内容据实标注。一般用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。集团公司公文涉及的秘密分为国家秘密和集团公司商业秘密。国家秘密分为“秘密”、“机密”、“绝密”3个层级，企业商业秘密分为“油商密★”、“油商密★★”、“油商密★★★”3个层级。2．份号。指公文印制份数的顺序号。涉密公文（含国家秘密及集团公司商业秘密）应标注份号，一般用3～6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”等。3.紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，可分别标注“加急”或“特急”，用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则份号标在第一行，密级和保密期限标在第二行，紧急程度标在第三行。4.发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以同时标注联署发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发—5—文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排列。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35毫米，推荐使用方正小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则，字号不应大于上级机关。5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行、红色分隔线之上的位置，其中，下行文居中排布，上行文居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。用3号方正仿宋体字标识“签发人”三字，其后加全角冒号和签发人姓名，签发人姓名用3号方正楷体字，编排在发文机关标志下空二行位置。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（二）主体1.公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用２号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或—6—多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中一般不使用标点符号，特殊情况下可使用书名号、顿号、括号、引号。2.主送机关。指公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。主送机关用3号方正仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中。主送机关的顺序一般按重要程度排列。各单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔。总部印发普发性下行文件，主送机关规范用语为“公司各单位、机关各部门”。在遇到主送机关不是同类型的全部时，应一一列出，通常不用“各有关单位”、“各有关部门”等不确切的概括词。3.公文正文。指公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号方正仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文中的结构层次序数可依次用“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”标注；—7—一般第一层用3号方正黑体字、第二层用3号方正楷体字、第三层和第四层用3号方正仿宋体字标注。4.附件说明。指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后依次标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期、印章。发文机关署名发文机关全称或者规范化简称。成文日期署负责人签发的日期；联合行文时，署最后负责人签发的日期。加盖发文机关印章与署名机关相符，印章统一采用下套方式加盖。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得盖在空白页上。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。—8—成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。6.附注。指公文印发传达范围、联系人及联系电话等需要说明的事项。用3号方正仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。上行文和平行文均需以附注形式标注联系人及联系电话。7.附件。指公文正文的说明、补充或参考资料，与正文具有同等效力。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件首页版心左上角第一行顶格用3号方正黑体字标注公文的发文字号加“附件”二字及附件顺序号。转发、印发类公文，被转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附加说明，直接另面编排。（三）版记1.抄送机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。—9—一般用4号方正仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。抄送机关依次按上级机关、同级机关、下级机关的顺序排列。2.印发机关和印发日期。指公文的印制主管部门和送印日期。一般用4号方正仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。版记位于公文偶数页最后一面版心内最下方。3.页码。一般用4号半角方正宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。三、信函格式公文各要素编排规则（一）发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其后不加“文件”二字，居中排布，上边缘至上页边为30毫米，推荐使用红色方正小标宋体字。联合行文时，只使用主办机关标志。—10—（二）发文机关标志下4毫米处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20毫米处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170毫米，居中排布。第一条红色双线下面的文字和第二条红色双线上面的文字距红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。（三）如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（四）发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。（五）标题居中编排，与份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号中最后一个要素相距二行。（六）首页不显示页码，自第2面开始标注页码。（七）版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文偶数页最后一面版心内最下方。四、会议纪要格式公文各要素编排规则（一）纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35毫米，推荐使用红色方正小标宋体字。（二）标注出席人员名单，一般用3号方正黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号方正仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。—11—（三）标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。（四）会议纪要不加盖印章。（五）各单位可根据实际需要，参照GB/T9704—2012国家标准的要求，制定会议纪要格式。