费用报销制度V0.1

省软件产品质量监督检验中心1/3软件中心费用报销制度及实施细则第一条本制度所指费用主要包括发生在国内的差旅费、交通费、办公用品费，低值易耗品费、业务招待费、培训费、资料费以及各类其它专项费用。第二条费用报销的一般规定：1、所有的报销必须按实报销。2、报销人必须取得相应的合法票据。3、根据费用的不同性质填写相应单据，并严格按照单据要求据实填写，阐明事由及费用内容、注明附件张数、保证金额大小写书写一致（不得涂改）。4、所有的费用报销必须严格按照审批程序报批。5、各项目组费用的报销务必由各项目组内勤人员为经办人统一报销。6、对于5000元以上的报销需提前一天通知财务部备款。第三条费用报销一般流程1、资本性支出：由经办人、中心副主任、中心主任、院财务部部长共同签字后方可办理；2、单笔超过5000元（包括5000元）的收益性支出：由经办人、中心副主任、中心主任、院财务部部长共同签字后方可办理；3、单笔在5000元以下的收益性支出：由经办人、中心副主任、中心财务人员共同签字后方可办理。第四条差旅费报销制度及流程1、出差的申请和审批（1）申请员工因工作关系需要安排出差的，应提前填写《出差申请表》（附件一），详细填写出差目的、出差地、行程安排、交通工具和差旅费用预算等项目，经分管副主任审批后方可生效。（2）审批出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续。出纳按规定支付所借款项。对于财务欠款未还清的人员，不予办理本次借款。（3）购票中心采取自行订票或者委托他人订票的方式，订票费用待返程后与其他费用一同报销。2、费用标准职务住宿标准外埠补贴（含伙食、外埠市内交通费等）中心副主任以上300元/天150元/天项目主管/业务经理250元/天120元/天普通员工200元/天100元/天3、对以上费用的补充说明：（1）住宿费报销时必须提供住宿发票。实际发生额未达到住宿标准金额的，对于差额不予补偿；实际发生额超过住宿标准金额的，对于超出的部分由员工自行承担。（2）伙食费、交通费实行包干制。根据实际出差天数结算，原则上采用补贴标准额度内据实报销的形式，如遇特殊情况无法提供相关票据时可按补贴标准领取。（3）出差期间因为工作关系宴请客户产生的费用，必须由分管副主任批准后方可报销招待费。省软件产品质量监督检验中心2/3（4）出差期间若由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具的，返程后不予报销相关费用。4、返程报销出差人员原则上在返回中心后的7个工作日内提交《差旅费报销单》（附件二）办理报销手续。该报销单必须经中心副主任和财务人员共同审核后方可生效。对于财务欠款未还清的人员，本次报销不予办理。第五条交通费报销制度及流程1、该费用主要是指因工作需要在市内产生的打车费（在中心无法派车的情况下产生的费用）、公交车费。2、可以乘坐出租车的情况：（1）加班至晚间20：00之后，无公交车出行；（2）出现临时紧急情况；（3）领导允许的范围内。3、因公务活动需征用员工私人车辆时，中心将给与一定的用车补贴。具体补贴标准详见《私车公用制度》。4、报销流程（1）整理交通车票，并由报销人员在每张车票背面签字确认；（2）提交《费用报销单》（附件三）给直属领导和财务人员审核；（3）审核通过后办理报销手续。第六条办公用品费、低值易耗品费报销制度及流程1、管理规定为了合理控制费用支出,上述费用由院资产中心集中购置,分基地管理，并指定专人负责仓库保管领用。中心因工作需要，独立采购部分办公用品或者低值易耗品的，由中心综合管理室指定专人负责保管领用，并向院综合管理办公室报备。2、自行购置报销流程（1）购置申请中心综合管理室每月根据中心实际需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，并在实际购置时填写《购置申请单》（附件四）。（2）报销流程A．报销人填写《费用报销单》(附出入库单)（附件五），按日常费用审批程序报批；B．将审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交中心财务人员，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。（3）费用分摊中心财务人员根据中心综合管理办公室提供的各部门每月领用金额统计表，将相关费用分摊到各部门。第七条招待费、培训费、资料费及其他费用报销制度及流程1.费用标准(1)招待费为了规范招待费的支出，2000元/次（包含2000元及2000元以下）的招待费由中心副主任/主任签字审核报销，超过2000元/次的大额招待费应事前征得中心主任的同意。(2)培训费中心根据实际工作需要将培训计划及时报送院人力资源部门，由院人力资源部门统筹安排培训，同时，该项费用由院人力资源部门统一管理。省软件产品质量监督检验中心3/3(3)资料费本着节约成本，资源共享的原则，为了保证中心各项工作的顺利开展，满足实际工作需要，在征得中心副主任/主任的同意下可自行购买相关资料。(4)其他费用根据实际需要据实支付。2.报销流程：(1)招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。(2)培训费由院人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。(3)资料费在报销前需先填写《资料申请表》（附件六），并在中心综合管理办公室相关责任人处办理资料登记手续后，按审批程序及报销程序办理报销手续。(4)其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第八条软件及固定资产购置报销制度及流程1.填写购置申请：按院《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》（附件七）并报批，通过政府采购方式进行购置。2.报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。3.结账报销：(1)资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附入库单）；(2)按资金支出规定审批程序进行审批；(3)院财务人员根据审批后的报销单以支票形式付款。第九条其他专项支出报销制度及流程1.费用范围：其他专项支出包括中心办公场地修缮费用、中心设备维修费用、中心广告宣传费等其他所有专门立项的费用支出。2.费用标准：此类费用一般金额较大，5万元以上（含5万）的必须由中心主任、中心副主任、院财务部部长和经办人共同签字后方可办理；5万元以下的由中心副主任、院财务部长、中心财务人员和经办人共同签字后办理。3.报销前的资料准备(1)审批后的文件到院财务部备案，以便财务部备款。(2)合同签订：由中心副主任以上人员与合作方签订正式合作合同（合同签订前由院中心法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。4.报销流程：A．经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定），按日常费用审批程序报批；B．将审批后的报销单及原始单据交中心财务人员，按日常费用报销流程付款；C．若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第十条报销时间的具体规定1.财务报销：中心每周二、周五为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的25日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日将停止报销。2.借支及其他业务的办理不受上述时间限制，可随时办理。