采购管理信息系统方案

采购管理系统信息化设计方案2017年2月2项目名称：采购管理平台一、采购信息化的现状和存在的问题1、采购、库房数据脱节：目前，美国仓仓库使用了WMS系统。虽然通过系统相应功能的应用，对商品出入库业务和流程进行了规范和管理。但是由于业务前端的采购人员和财务人员没有使用相应的信息化工具，造成采购部门、财务部门和仓库的数据不能及时共享、单据重复录入以及采购、财务、仓库三个部门对账困难等现象，不仅给工作带来了很大的影响，也使得采购成本无法准确的得到管控。2、采购管理系统缺失，不能完全满足业务发展需要现有的信息化系统，采购部分缺少财务部分缺少应付款管理模块，从而财务与采购的资金流信息断开，采购的应付款、付款数据不能及时更新、查询，需要新增加应付款管理模块才能满足当前业务管理的需要。3、现有系统业务模式存在漏洞由于现有系统业务上只有库存管理系统和订单管理系统，对于采购成本无法及时的进行记录和分析，对于成本管控可能会造成严重的管理漏洞。二、项目目标和预期效益本次采购管理系统实施的目标是：1、补充完善业务完整闭环中缺少的模块：供应商管理、采购管理、应付款管理，通过采购管理系统的实施以及和WMS系统的对接，实现采购、库房、财务之间完整的物流、资金流、信息流的实时传递和有效共享。使目前业务通过采购信息化的完善达到管理体制的改进实现对交付商品质量、成本与风险的全局控制，提升企业竞争力。32、通过采购管理系统的实施，实现完整的采购业务流程管理：采购申请-采购订单-采购到货-采购入库-采购发票-采购付款-财务凭证3、通过采购系统到货、和WMS系统入库两个环节的分开处理，实现到货后、入库前的信息记录，填补这一潜在的管理漏洞。通过以上举措，真正完善公司的信息化管理系统，从而使公司信息化水平达同行业管理先进水平，实现企业资源计划、财务管理、供应链管理的有效统一，可以系统地利用信息化网络平台,打造高效信息管理企业，同时实现以下预期的效益：通过信息在企业各部门的快速传递和各管理环节对信息的响应，预防和及时发现管理瓶颈，优化资源调度，降低运营成本，提高企业对市场的响应速度。从而提升企业的竞争力。加强公司财务管理、通过资金流、物流、票据流、信息流的有效链接，理顺公司的业务流程及信息数据流程，及时提供准确的企业经营状况及分析预测资料，为经营者提供真实、准确的辅助决策数据。加快信息数据的更改传递，实现采购、财务、库房等部门信息共享，避免多次、多人更改造成的人为错误，减少不必要的运营成本。使业务数据能够迅速转化企业信息，提高企业核心竞争力。通过建立完善的采购管理体系、仓储物流管理体系，通过与财务体系的有效集成，进一步规范并完善企业的综合管理体系，使之全面反映公司在长期经营运作过程当中总结出的管理精华，并通过动态可控的信息系统进一步优化、发展管理实践和管理精华，使其成为企业智慧资产的重要组成部分。三、系统模型及功能架构：3.1采购管理模型41.采购策略管理品类管理、供应商管理、战略寻源、开支分析、预算管理2.采购执行管理申请（计划）管理、订单管理、收货管理、发票管理、付款管理3.采购协同寻源协同、订单协同、送货协同、财务协同4.Values降低成本、提高效率、保证供应、增强管控、规范流程Values采购协同采购执行管理采购策略管理123453.2采购系统业务模型3.3采购系统功能架构功能架构分两大部分：采购策略管理和采购执行管理采购策略管理：供应商管理、战略寻源、品类管理、预算管理、开支分析采购执行管理：申请管理、订单管理、收货管理、发票管理、付款管理6四、采购管理系统功能需求4.1采购执行管理采购执行管理可以提供请购、询报价、订货、收货、开票的完整采购流程，支持普通采购、受托代销、固定资产等多种类型的采购业务。采购执行管理涵盖了供应商管理，价格管控，采购过程，采购成本计算以及大量采购分析和统计。采购申请管理：从源头控制采购需求和计划，最大限度减少不合理的采购情况，规范采购申请过程，减少人为干预而造成的损失。满足美国仓库多种采购途径产生的采购需求。可以提升工作效率和采购计划准确性，降低采购资金占用。功能需求：多途径产生采购申请申请审批流程进行管控可按照物料，供应商信息进行采购申请合并支持采购价格及历史价格、库存查询提供价格管理，可以按供应商、物料、数量、时间设定价格；提供订单变更功能采购订单管理：完整的订单管理功能，可有效的规范采购订单作业流程，提高采购业7务处理效率。同时提供严格的价格管理、订单按比例允收控制等多种控制方式，帮助管理人员有效的管理采购业务。功能需求：提供统一格式的订单申请订单审批流程进行管控支持合并PR下单支持采购价格及历史价格、库存查询提供订单的价格管理提供订单变更功能提供订单执行情况跟踪报表收货管理：收货管理是保证订单执行的重要环节。是付款的依据。收货过程信息化管理可以确保收货动作的准确，提高收货人员工作效率。降低人工成本。功能需求：发货提醒发货管理收货管理退换货管理发票和付款管理：发票和付款作为采购执行管理的最后一个环节，对公司现金流管理是非常重要的组成部分。完善的采购信息化管理系统可保证正确付款，现金流预测。功能需求：开票通知发票登记/确认发票提醒预付款管理结算管理4.2采购决策管理采购信息化管理系统可以提供从寻缘到采购策略管理的能力。利用开支分析管理可以对采购开支情况进行分析，确立公司采购支出的目标。利用品类管理，确定采购各种物资的采购策略及采购方法，流程；利用战略寻源管理，确定供应商和供应策略；利用供应商管理，跟踪管理供应商的绩效及风险。保证供应的安全；利用预算管理模块，定义公司支出的方向和范围。8开支分析：开支分析对采购流程的采购数据进行监控和分析，识别问题，支持更好的决策。节省成本。功能需求：便于监控采购开支情况比对采购支出KPI执行情况跟踪预算使用情况了解资金使用情况预测未来支出供应商关系管理：供应商全生命周期的管理。可以及时管理供应商的绩效及风险，及时发现问题，规避供应风险。功能需求：供应商档案供应商开发供应商认证供应商评估供应商绩效考核品类管理：提供采购对象的管理能力，不仅能管理采购的对象，也能管理对应的供应商。还能管理与供应商达成的采购协议。同时也为采购再选品过程中提供了决策管理能力。功能需求：9分类管理SKU管理品类采购策略管理协议管理战略寻源管理：如何确定供应商及采购价格是采购工作中的一个重要组成部分。战略寻源管理可以帮助采购降低采购成本，减少寻源执行成本，提高寻源执行效率。功能需求：寻源项目管理招投标管理跟踪预算使用情况询报价管理预算管理：严格的控制和管理好预算才能提升战略优势。改变了资金管理方式，由事后管理变成了事前控制。预算管理可在采购执行过程中进行对比控制。功能需求：成本管理中心预算科目管理预算费用管理预算对比管理4.3全面订单业务信息化管理的意义采购询价比价管理规范备用品，关键品采购过程中供应商价格比价，以及供应商的选择，实现货比三家控制采购成本。请购归口统一管理，实现公司多源头采购，统一归口控制的要求，同时兼顾产销配合、库存规划的有效结合。采购订单通过采购计划单、请购单、销售订单作为采购下达的多种指令依据，保证采购严格按照需求进行执行，通过审批流，预算控制保证订单的内部确认和严格的事前成本控制。采购过程在执行数量、执行时间进度控制系统提供了有效预警机制，保证采购业务员的跟催，商品到货检验和控制，帮助控制商品质量的稳定性。通过对供应商进行催货处理处理采购过程中的发生的以及预计发生的例外情况。采购受控于预算系统的管控，尤其在固定资产采购过程中，从请购开始一直到发10票执行全过程，完全严格的受制于预算的项目控制。能够有效的保证手工执行下，控制力度乏力，甚至缺失的问题。整个采购管理，本着降低企业采购成本，减少不必要的采购，提高采购过程效率，改进公司正规采购流程，为公司实现总体的成本及效益分析提供帮助。五、采购业务流程1.采购业务流程供应商管理流程采购价格管理流程采购申请流程采购订单流程采购收货流程采购退货流程采购发票结算流程2.采购管理系统信息化涉及人员采购信息化主要涉及采购部、开发部、财务部、仓库入库人员等相关人员。需要对流程有清晰的理解，业务单据会熟练的操作，能查询报表，能理解数据来源并能分析数据。3.实施计划表111、采购订单流程采购订单流程操作说明采购部供应商备注1、采购部业务员收到申购部门采购申请单2、采购部业务员选择供应商，生成采购订单，并打印。3、业务员将打印后订单或电子传单传真给供应商，货真电话联系供应商。4、供应商能否在规定时间内规定数量的物料，如不能，则更换供应商或者更改订单。5、回传给采购部供应商如能按期交货，则回传给供应商或电话确认。6、审核采购订单采购业务员得到供应商肯定答复后，审核采购订单。如采购急用，经过邮件或电话请示相应领导同意后，可先实施采购，后补交采购申请。生成采购订单，并打印是否同意审核采购订单收到采购申请采购订单传真给供应商回传给采购部审核否结束122、采购入库流程采购入库流程操作说明供应商采购部仓库备注1、供应商通知采购部将要供货，并提供订单号。2、采购部根据供应商提供的订单号下推生成收料通知单。3、业务员审核4、采购部业务员通知仓库仓管员准备收货。5、仓库根据收料通知单的内容，准备场地、人员、设备等。7、仓库清点实物，并与收料通知单核对。8、如数量不一致，在一定范围内可收货，如物料不一致，通知采购部业务员修改收料通知单。9、生成外购入库单 如一致，根据收料通知单生成外购入库单，审核并且打印，一式四联。10、仓管员签字 仓管员在打印好的入库单上签字。一联留存，另三联交与采购部，待采购部发票来时，连同发票一同交与财务，结账前如发票没来，则将一联入库单交与财务。注：收料通知单须在供应商将要供货时才生成，切不可一生成采购订单就立刻生成。采购价格会自动携带到收料通知单上和外购入库单上。如没有收料通知单，仓库拒接收料。供应商供货生成收货通知单审核收货通知单通知仓库仓库准备收货供应商交货仓库收货是否一致生成外购入库单，审核并打印仓管员签字签字后外购入库单结束签字后外购入库133、采购结算流程采购结算流程操作说明供应商采购部财务部门备注1.开发票供应商开出发票，送交采购部相关业务员。2.核对发票核对发票与系统数据，数量金额是否正确，有没有将一张入库单拆开发票。3.查找对应入库单采购业务员查找发票所对应的入库单，并将原打印出来的入库单附在发票后面。4.生成采购发票采购业务员根据对应入库单，下推生成发票，保存，然后将发票和附在后面的入库单交与财务。5.核对财务核对系统内发票、附在发票后入库单、真实发票。6.是否正确如不正确，退回采购。7.审核并勾稽正确后，财务审核采购发票，并勾稽。为了保证财务结算的简便、快捷，要求供应商开票时能做到入库单、发票一一对应，至少入库单与发票是多对一，一定不能出现某张入库单部分物料开了发票，部分还没有开票的情况。生成系统采购发票时，确保真实发票与系统发票一致。是否正确审核采购发票，并勾稽结束核对发票对应入库单核对发票与入库单采购发票开发票14