铁路站段公文写作

铁路站段公文写作2007-04-0500:00:00来源：中国铁路网点击热度：°C网友评论：0条铁路单位公文大致可分为14种，这里主要讲常用的几种。通知通知是适用范围最广、使用频率最高的一个文种，按行文方向和内容可以划分为告知性通知、批转性通知、指示性通知。告知性通知可以是平行文，也可以是下行文，主要取决于通知对象。通知事项一般是具体活动事项，如会议通知、活动通知等。告知性通知内容单一，形式简便，可以拟标题，也可以只冠以“通知”二字；可以标明发送范围，也可以不标发送范围；可以盖章，也可以只落款不盖章，视具体情况而定。批转性通知是下行文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文。这类通知一般要有一段按语式的文字，说明批转或转发的理由和目的，有时还可以提出具体要求，被批转或转发。通报通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。表彰先进、批评错误的通报还是奖惩的一种形式。铁路传达重要精神或情况的通报很多是例行的，如行车安全、劳动安全、产品质量监督抽查等。通报的事实一定要准确，并要对事实进行分析，得出结论，提出要求。因此写通报要处理好“材料”与“观点”的关系，要用材料说明观点，用观点统率材料，以此来决定取舍、详略。报告报告是上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告按起因可以分为主动型报告和被动型报告。大多数情况下，报告是因上级机关要求或询问而写的，即被动型报告。被动型报告要注意，开头一定要把写报告的起因交待清楚，如应上级机关文件要求（标题、文号引清楚）或某领导的批示等，以便上级机关销号。然后按上级机关要求报告情况即可，可不做分析或过多分析。主动型报告既然是主动的，必有意图，因此要对情况进行分析，得出结论，通常还要提出相应的意见或建议。无论是哪种报告，都要注意与请示和意见相区别，即报告中不能夹带请示事项，所提意见、建议不是要求上级机关必须处理或答复的。同时，报告要注意篇幅精炼，结构严谨，切忌乱而长。请示请示是上行文，一般来说，没有大事、要事是不会向上级机关请示的。因此，写请示要特别注意：（1）请示开头最好有准确概括全文要旨的一段文字，这段文字有时还可在文尾再强调一次，以加深印象。（2）既要把理由说充分，又要简明扼要，切忌冗长而冲淡浓度。（3）涉及人、财、物时，要确保数据准确，关系明晰。（4）如果有解决问题的意见、建议，最好一并提出。（5）要注意行文规则，不能一文数事、多头主送，不能抄送下级机关，非领导交办事项不能送领导个人。（6）注意与报告、意见相区别，不要把请示写成报告或意见。会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要在格式上有自己的独特之处：不盖章；成文日期要转变为会议的通过日期，一般以会议结束的日期为准，标注在会议纪要标题之下，用圆括号括起；主送单位不放在公文的抬头而放在版记中的主题词之下，抄送机关之上。会议纪要不盖章，如何体现其效力？掌握会议纪要的这一特点，需要分析会议纪要出现的几种情况。一种是办公会议纪要。如铁路局的“局长办公会议纪要”，这种会议纪要的效力是由会议的性质决定的，因此虽然不盖章，但有决策的约束力。办公会议纪要通常有固定的格式。另一种是办事的会议纪要，这里又分两种情况：一是上级机关召集下级机关开会所形成的会议纪要，由上级机关来发，这种情况最好以“印发……会议纪要的通知”形式发。这时文种已变成通知，不再是会议纪要了，会议纪要成为通知的主件。由于通知要盖章，自然能体现公文的效力。二是不相隶属的单位为办事而开会，会议纪要通常委托参加会议的某个单位来发，这是最标准的会议纪要。由于参加会议的单位相互不隶属，盖章便显得没有必要，特别是如果参加会议的单位很多，如果都盖章则更加不现实。这种会议纪要虽然不盖章，但仍有约束力，其约束力是由参加会议的单位在会议纪要中所做的承诺决定的。会议纪要不同于会议记录和会议简报，虽然都是会议的产物，都具有纪实性，都不能脱离会议内容而任意发挥，但只有会议纪要具有约束力。会议纪要也不同于会议决议和会议协议，虽然都具有约束力，但会议纪要只要参加会议的单位认可，有时也采取签字方式，然后委托某个单位印发即可，而会议决议需要经过表决通过才能生效，会议协议则必须经协议各方签字或盖章才具有约束力，必要时还要作公证。经验材料、调研报告、宣传报道这三类公文在表现方式上要求标题要新颖、独特；小标题要适当对称；多用名人、名言或格言；多用顺口溜，如：人人都说技术好，就是资金不好找；多用比喻，如：小房间想装大设备———鸡笼装象；多用歌曲、歌词等。公文写作的基本要求情况属实观点明确表达准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅简短通俗易懂原稿关于将郑州供电段管理的居民生活用电移交贵局管理的函郑州市供电公司：近年来，随着职工生活水平的提高，铁路内部现有电网已远远满足不了居民的用电需求，而且可靠性较低、铁路购电成本较高，特别是铁路进行了一系列重大改革及生产力布局调整后，各项运营成本更加紧张，无法对居民用电进行补贴，因此必须解决企业办社会职能的问题。我段拟逐步将铁路管理的居民生活用电移交贵局管理，需移交的用户用电统计情况见附表。特此函告。二○○五年十一月二十五日修改稿关于郑州铁路地区居民生活用电移交郑州电业局管理的函郑州电业局：随着贵局实施居民用电一户一表改造工程步伐的加快，铁路地区居民生活用电改为贵局直接供电的愿望也越来越迫切。近几年来，由于种种原因，铁路供电可靠性低、供电能力不足的矛盾越来越突出，已不能满足铁路地区居民用电的需求，迫切需要按省、市有关政策将郑州铁路地区居民用电尽快改为贵局直接供电管理，铁路局愿意承担省、市有关规定的改造费用。特此函告。附：申请移交郑州市电业局用户情况调查表二〇〇五年十一月二十五日作者：中国铁路网