公司档案分类大纲、说明、保管期限表

房地产开发有限分公司档案分类大纲为加强本公司档案业务管理,提高科学管理水平,更好地服务公司生产、经营管理工作。根据国家《企业档案工作规范》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《四川省民营企业档案管理办法》的要求，结合本公司实际，特制定本分类大纲。一、档案分类（一）公司档案一级类目10个：1、企业管理类(文书)档案；2、财务档案；3、人事档案；4、项目开发档案；5、客户档案；6、资产档案；7、照片档案；8、声像档案；9、电子档案；10、实物档案。（二）公司企业管理类(文书)档案、人事档案、项目开发档案、客户档案、照片档案不设二级类目，其余设二级类目共12个：1、财务档案分会计帐表、会计凭证共2类；2、资产档案分房产类、建筑及其他设备类共2类；3、声像档案分录音档案、录像档案共2类；4、电子档案分磁带类、光盘类共2类；5、实物档案分奖状类、奖牌类、奖杯类、锦旗类共4类。二、档案分类示意图房地产开发有限分公司档案分类示意图三、档案的收集与整理（一）企业管理类（文书）档案档案分类大纲企业管理类(文书)档案电子档案声像档案资产档案客户档案项目开发档案人事档案财务档案实物档案会计帐表会计凭证房产类建筑及其设备类录音档案录像档案磁带类光盘类奖状类锦旗类奖杯类奖牌类照片档案本公司成立以来的企业管理类（文书）档案可按行政综合、经营管理两方面收集，以“件”为单位整理，按永久、30年、10年分类再按年度依次排序，即按“保管期限(问题)-年度”方式编流水号排列。（二）财务档案本公司成立以来的财务档案严格按照《会计档案管理办法》的要求执行。按“年度---类别---期限”方式，以卷为保管单位，分为会计凭证类、会计账簿报表类2类，每年每类分别编制通号。（三）人事档案本公司人事档案按照《企业职工档案管理办法》的要求整理归档。（四）项目开发档案公司成立以来的项目开发档案，按每个工程项目竣工时间先后，确定工程归档的先后排列顺序。整理时以“卷”为单位，按“一卷一号，一卷一盒”原则组卷，按永久、30年、10年期限排列，每个项目按“X-开发公司·竣工项目序号-卷号”方式编通号。（五）客户档案对照竣工项目的排序编制相应的客户档案排序，一个项目的客户档案编制一个通号。客户档案按“件”整理,每一位客户的资料为一件，机构（问题）以“k-开发公司·竣工项目序号”标注在文书档案专用盒上，归档存放。（六）资产档案资产档案为公司所有的固定资产档案，分为房产类、建筑及其他设备类共2类。资产档案按“件”整理，分类存放于盒。（七）照片档案照片档案要按事件分组编制说明，按照“事件年月-简要事件内容-从左至右人物姓名描述”方式整理编制通号归档。(八)声像档案声像档案分录音档案、录像档案共2类，按时间先后分别编制通号归档。（九）电子档案电子档案分磁带、光盘类共2类,按时间先后分别编制通号归档。(十)实物档案实物档案分奖状、奖牌、奖杯、锦旗共4类,按时间先后顺序进行整理归档并分别编制通号归档。房地产开发有限分公司档案分类方案说明（一）企业管理类（文书）档案归档范围1、行政综合方面基本范围：本公司设立、变更的文件材料；董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料；资本登记、资本变动、融资文件材料；召开的工作会议、专题会议的文件材料；组织机构设置、人力资源、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、法律、外事、风险管理、内控与审计、社会责任、基本建设管理等管理工作文件材料；工会等群众工作文件材料；其他事务管理文件材料。2、经营管理方面基本范围：本公司房屋租赁、产品购销、安装；日常维护、修建、广告位招商、宣传媒体广告协议、合同等；房屋拆迁、赔偿类合同、协议；购房款抵工程款类合同、协议；股权转让、债权债务抵抹协议；资产清理报告、处理意见；上级下发涉及项目的会议纪要、批文（含复印件）；上报的有关项目的文件、请示、说明等。（二）财务档案归档范围1、帐表类：指本公司在财务活动中形成的会计帐簿和会计报表等材料。2、凭证类：指本公司在财务活动中形成的会计凭证。（三）人事档案包括公司的人事任命、人事调整、员工招聘和培训考核、工资核定记录及公司全体员工人事档案等相关资料。（四）项目开发档案指本公司项目开发过程中形成的科技文件材料。包括项目前期准备、施工、监理、竣工验收、运行管理等文件材料。（五）客户档案指本公司在产品销售过程中与客户形成的文件材料。（六）资产档案指本公司为了生产经营建设的房产和购置的设备的文件材料。1、房产档案：指本公司为了生产经营建设的房产和配套设施形成的文件材料。2、建筑及其他设备：指本公司为了生产经营购置通用设备的文件材料。（七）照片档案指本公司在生产经营过程中形成的具有查考价值的照片。(八)声像档案指本公司在生产经营过程中形成的具有查考价值的录音、录像材料。（九）电子档案指本公司在生产经营过程中使用和形成的软件和光盘。(十)实物档案1、奖状类：指本公司在生产经营过程中获得的奖状。2、奖牌类：指本公司在生产经营过程中获得的奖牌。3、奖杯类：指本公司在生产经营过程中获得的奖杯。4、奖旗类：指本公司在生产经营过程中获得的奖旗。房地产开发有限分公司档案保管期限表一、企业管理类（文书）档案保管期限表（一）行政综合方面1、本公司党委(支部)年度计划、总结和党委会、民主生活会会议记录、纪要、党内大事记永久2、本公司党委在企业党务管理工作中形成的专题调研材料、专题总结等永久3、本公司党委在企业党务日常管理工作中形成的文件材料材料30年4、本公司召开党员代表大会的文件材料：（1）召开党员代表大会的请示、批复、通知、参会的代表名单永久（2）党代会的议程、报告、领导讲话、选举结果的报告、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录永久（3）大会发言、党员代表的建议和意见及答复永久（4）各地市县以上的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结、简报10年（5）讨论未通过的文件10年5、上级(同级)机关颁发的党务工作的普发性需要执行的文件材料10年6、本公司党支部机关在党务工作、活动中形成的无批复、批示的请示、报告30年7、本公司党组织、宣传、廉政建设工作年度计划、总结30年8、本公司党委（支部）机构成立、撤并、印章启用的报告、通知、党内情况统计年报、党员名册、登记表永久9、本公司党委(支部)有关党的组织建设、发展计划、党委、支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根永久10、本公司党内统计年报表、党员花名册永久11、本公司党委(支部)有关党组织建设、思想建设、党员教育、中心组学习、争先创优、党员干部管理等工作的通知、批复、办法、规定、决定、报告、意见、计划、总结、汇报、党支部会议记录30年12、本公司党委(支部)有关党风廉政建设、反腐败工作、创“四好”班子及等工作的通知、批复、办法、规定、决定、报告、意见、计划、总结、汇报、党支部会议记录30年13、7、本公司党委(支部)党组织建设、思想建设、党员教育、中心组学习、党风廉政建设、反腐败工作及领导班子建设等工作的半年工作计划、总结、月、季度报表及党小组、中心组学习纪录、党费收缴情况10年14、本公司党委在党的机构、组织建设、党风廉政建设、反腐败工作及领导班子建设等工作中形成的无批复、批示的请示、报告10年15、上级(同级)机关颁发的有关党的机构、组织建设、党风廉政建设、反腐败工作及领导班子建设等工作的普发性需要执行的文件材料10年16、本公司有关新闻报道、广播稿和宣传材料、工作简报（1）被上级机关或新闻媒体、刊物采纳的30年（2）其他的10年17、本公司有关人员受到各类违规违纪警告（不含警告）以上处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料永久18、本公司有关人员受到各类违规违纪警告处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料30年19、本公司对相关人员违纪违规通报批评等文件材料10年20、本公司工会、共青团、协会年度工作计划、总结30年21、2、本公司工会、共青团、协会机构成立、撤并、印章起用、发展会员、工会干部任免的报告、通知、会员花名册、年度统计报表、组织关系介绍信、存根永久22、本公司工会、共青团、协会召开大会的文件材料（1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、代表发言、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、会议照片、录音录像等文件材料永久（2）筹备工作、选举工作中形成的文件、小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件30年（3）讨论未通过的文件10年23、本公司工会召开工作会议、开展各种文体活动、经验交流和募捐活动的通知、报告、汇报、方案、总结、记录、照片、录音录像等文件材料30年24、本公司在工会组织建设、积极分子队伍建设、工会干部培养教育、会员接收管理工作中形成的文件材料30年25、本公司工会在代表和组织职工参加企业民主管理、民主监督和检查、督促职工代表大会决议的执行工作中形成的文件材料30年26、本公司工会在配合相关部门维护职工合法权益，做好职工生活、福利保障、低保工作和互助互济、帮扶救助及管好、用好送温暖资金工作中形成的文件材料30年27、本公司工会、共青团、协会在开展日常工作、活动和会费使用管理中的通知、意见、报告、汇报、总结30年28、本公司在工会、共青团、协会工作、活动中形成的工作简报及会费收缴情况10年29、上级机关颁发的工会工作、活动普发性需要执行的文件材料10年30、本公司办公室年度工作计划、总结30年31、本公司年度工作计划、总结及董事会、监事会、总经理会议、行政会议及董事会、总经理办公会会议记录、纪要、决议、大事记、组织机构沿革、各类统计年报表、汇总表永久31、本公司年度以下的（含下属企业报送的年度和年度以上的）工作计划、总结、统计报表10年32、本公司召开股东大会形成的文件材料（1）召开股东代表大会的请示、批复、通知、参会的代表名单永久（2）召开股东大会的议程、报告、领导讲话、选举结果的报告、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录永久（3）大会发言、党员代表的建议和意见及答复永久（4）召开股东大会筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结、简报30年33、本公司召开先进表彰工作会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要、照片、录音录像材料永久34、本公司召开先进表彰工作会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年35、本公司在行政管理工作中形成的简报、情况反映、工作信息等文件材料10年36、本公司在处理人民来信来访工作中形成的文件材料（1）有本公司以上领导具体批示内容和处理结果的典型的、影响大、涉及面广的意见、结论永久（2）有其他处理结果的意见、结论30年37、本公司在政务公开、文秘、信访、保密、小车管理、双拥、红白理事等工作中形成的年度的计划、总结、通知、办法、规定等30年38、非本公司主要职能工作、活动的但需要贯彻执行的普发性行政事务工作的文件材料10年39、本公司在行政事务工作中形成的无批复的报告、请示、函10年40、本公司档案和信息管理年度工作计划、总结30年41、本公司人事、劳动、职工培训管理工作年度计划、总结30年42、本公司机构设置（含内部机构）、机构撤并、名称变更、组织简则、人员编制、印信启用（作废）的通知、请示、报告、批复永久43、本公司人事、劳动、职工培训工作、机关事务保险、医疗保险工作的总结、制度、方案及成立、调整各种领导小组的通知30年44、本公司人事任免、职工录用、转正、定级、晋级、聘任、工龄、停薪留职、辞职、解聘、离退休、死亡等问题的通知、请示、报告、批复、函永久45、本公司人事考核、职称评审、聘用工作文件材料永久46、本公司职工调动工作的通知、报告、函、复函、行政、工资介绍信及存根永久47、本公司干部职工名册、人事劳资、综合统计年报表永久48、本公司荣获县级（含县级）以上各类表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的通知、通报、决定永久49、本公司受县级以下各类表彰