电子表格基本操作技巧

海仁达企业管理咨询有限公司海纳百川、仁者通达1第一讲制作电子表格的操作技巧一、选取的特殊技巧：1、选定不相邻的文本矩形区域：按着＂ctrl”＂键，然后单击所选定的单元格（可拖拉）2、选定相邻的多张工作表：单击要选择的第一工作表标签，然后按着shift键，再单击最后一张工作表，（不拖拉）3、选定不相邻的多张工作表：先单击想要选定的第一张工作表的标签，按住＂ctrl＂键分别单击我们所要选定的工作表标签．二、工作表的插入、删除、移动、复制及其它：1.插入工作表：选择＂插入＂菜单中的＂工作表＂；2.删除工作表：选择＂编辑＂菜单中的＂删除工作表＂3.移动（在工作簿中）鼠标法:单击标签，然后拖拉到相应位置.4.复制（在工作簿中）鼠标法：按下ctrl+拖拉到相应位置移动和复制到另外一本工作簿菜单法“:编辑”菜单的“移动和复制”（如下图）5.重新命名工作表：＂双击＂选中的工作表的标签或“格式”菜单下的“工作表”中的“重命名”.6.分割工作表：利用横向和竖向滚动条上的分割符号进行拖动；或窗口（菜单）分割窗口7.取消分隔：双击分隔符注：分割后的工作表还是一张工作表，对任一窗格内容的修改都会反映到另一窗格．8.隐藏表格线：工具（菜单）选项“视窗＂中的“网格线”（批注）9.在工作表中增加注释：利用＂插入＂菜单中的＂批注＂．10.工具栏的显示/隐藏：“视图”菜单下的“工具栏”中的“各选项”三、输入特殊数据的技巧：1.输入文字：(1)默认的单元格宽度是8个字符宽,如果超过8个字符时,我们可以通过＂格式＂中的＂列＂中的＂列宽＂改变宽度，或者使用鼠标移动，但一个单元格最多可以输入122汉字．(2)改变单元格内的汉字排列格式：＂格式＂中的＂单元格＂中的＂对齐＂,标题应采用合并单元格的方法。海仁达企业管理咨询有限公司海纳百川、仁者通达2(3)对于以”0”开头的数字串,实际属于＂字符串＂,应按’0592方法输入（即先输入‘）或者对选定的单元格设定为文字格式(通过”格式”菜单中的”单元格”中的“数字”下的“文本”．2.输入数字：我们可以通过＂格式＂中的＂单元格＂中的＂数字＂来设置＂数字输入＂的各种格式，其中注意小数（7.89）．科学记数（1.23E+0.8）＝12356789．分数（0７８）．3.输入日期和时间：（1）我们在以12小时计时时，数字与字母之间必须有一空格，ａｍ／ａ．ｐｍ／ｐ分别代表上午，下午，例：5:00ａｍ．（2）在既输入日期,又输入时间,日期与时间之间也必须有空格,键入日期时,我们可以使用斜杠(＼)或连字符(--)，但我们可以选定不同的输出格式．二、相同数据的输入：1、同时对多个单元格输入相同的数据①选定要输入相同数据的单元格区域②输入数据（此数据会出现在选定单元格的左上角的第一单元格）③同时按下Ctrl+回车2、同时选定工作表组①选定工作表组②在工作表组中的一张工作表内输入数据，那么该数据也会反映到这组工作表中三.输入的自动化：对一些有规则的数据（等差，等比，星期星期日等）．利用＂编辑＂菜单中的＂填充＂中的＂序列＂．其基本步骤：（１）在序列中的第一个单元格中输入初值，例如：1（２）用拖拉选定区域．（３）选择＂编辑＂中的＂填充”中的”序列”中的自动填充、等差、等比（步长值）．如图3-1图3-1(5)、自定义序列：工具（菜单）选项…自定义序列海仁达企业管理咨询有限公司海纳百川、仁者通达3四、编辑工作表1、编辑（修改．插入，删除）单元格内容，先选定所要编辑的单元格，然后双击．2、编辑栏中的数据：先选定所要编辑的单元格，然后单击上面的编辑栏．3、变单元格中的字体、大小、颜色和对齐方式（注意分散对齐）．执行＂格式＂中的＂单元格＂中的各选项此项内容非常丰富．如下图：第二讲公式的输入及函数应用一、在公式中使用运算符号：＋（加法）－（减法）*（乘法）／（除法）^（乘方）&(文字运算符号)，例＝＂本月＂＆＂销售＂＝本月销售、＜＞（不等于）、＜＝（小于等于）其运算的优先级跟数学上差不多，若要改变，请加括符其中要注意输入负数时，不能加括符，例：＝5*－10＝－50．三、公式位置的引用．1.单元格地址的输入：例：＝Ａ1+B2+C32.位置引用符号及说明符号说明区域(：冒号）引用位于两个引用位置之间的所有单元格，并包括这两个引用位置a1:b3合集（，；）引用两个指定的引用位置,例:Ｃ3,Ｃ6.；逗号和分号交集（空格）引用两个引用位置的公共单元,例:a2:c2b1:b3实际为b23.相对地址引用：也就是当我们把一单元格里的公式拷贝到另外的单元格时，其格式会发生海仁达企业管理咨询有限公司海纳百川、仁者通达4相对变化，也就是说公式的各个单元格地址会根据(2),相对于(1)的相对位置变化.．公式单元格拷贝后单元格地址(1)b2=a1+a2+C6(1)2(2)C2=b1+b2+d6(2)2E2=d1+d2+F64.绝对地址引用：就是在我们要把公式拷贝或填入到新位置，并且使那些固定单元格地址保持不变时使用，通常我们是在行号和列号前面添加美无＂$＂5.混合地址引用：混合地址是指只有行或者列变为绝对地址．6.三维地址引用：是指在一本工作簿中不同的工作表引用单元格，三维引用的一般格式为：工作名！单元格地址，例：＝sheet1！ａ1+ａ2(注意:其中的a2是指当前工作区的a2)7.数组：就是单元的集合或是一组处理的值集合数组的输入：（1）输入公式如：=B2：B4*C2：C4结果放于三格。=SUM（B2：B4*C2：C4）结果放于一格=B2:B4*{120；140；160}结果放于三格，逗号表示水平，分号表垂直。(2)Ctrl+shift+Enter数组的扩充：在使用数组时，其它运算对象应该和第一个数组具有相同的维数。必要是Excel会将运算对象扩展，以符合操作需要的维数。如：=SUM（{1，2，3}+4）会自动将数值扩充成=SUM（{1，2，3}+{4，4，4}）五、控制重算的方式:主要是通过＂工具＂菜单中的＂选项＂中的＂重新计算＂里面的各种设置来改变它，在公式中之所以其结果能自动改变，是因为上述对话框中设为“自动重算”，若设为“人工重算”，其单元格的值被改变时，公式的值不会自动改变，还得设置“重算所有文档”海仁达企业管理咨询有限公司海纳百川、仁者通达5六．使用自动求和按钮：其中分四种情况：1.把多个单元格的数值之和放在一个单元格中：其步骤：(1)先选定放置求和结果的单元格(2)按下＂自动求和＂按钮(3)用鼠标改变虚框的范围．(4)按下＂确认＂或＂回车键＂2.在Excel中,我们还能够利用自动求和按钮一次输入多个求和公式．例如对图5-1表中的部门和产品分别求总计,我们只需先选定总计栏中的＂B5:D5”单元格区域,然后按下＂求和＂按扭，或选＂E2：E5”单元格区域,按下＂确认＂按钮即可．对列或行求和．3.此外，我们还可以利用选定操作对不相邻的单元格自动求和．4.对行、列一起求和:全部选定第二讲之二：函数一、基本概念：（函数）参数：我们传给函数用来执行运算的数值．各个参数需要用括号（）括起来．结果：函数返回的数值称为结果，工作表函数能自动实现决策，执行和数值返回．语法：在公式中使用的字符次序称为语法，所有函数都有相同的基本语法．如果一个公式以函数开头，也要象输入其它公式一样，输入一个＂等号＂．二、有关函数的约定：1.当我们手工输入函数时，需要一个等号,例：＝A1-A3（Sum(B2:C3)*100)+100和＝sqrt(B1);2.当我们直接使用＂函数指南f(x)或插入\函数＂中的＂函数＂进行运算，不需要人为输入等号，系统在编辑栏自动产生一个等号．在使用参数时，我们一定要注意必选项（粗体）和任选项（非粗体）．对于参数，我们可以用区域代表一个参数（如：Sum(A1：A5)因为函数中仅能带30个参数．三、其它规定：1.参数名和参数类型：参数名：我们可以根据参数的名称来判断参数的类型，以免输入的数据类型错误参数类型：数，文字（需要用双引号），逻辑值（True,False）.错误值(#NAME?#Null!)；引用（$A$10）．数组Sum(B2:D2*B3:D3).2.参数表中使用逗号：（高级班才讲）用户必须用逗号分隔单个参数，但应注意不要额外键入逗号，因为一个逗号将代表一个参数，例：Aver(1,2,3,4,5)返回值3,而Aver(,,l,2,3,4,5)却返回2.14.注意:如果将引用作为一个参数,而且这一引用使用逗号做合并运算,则用括弧将引用括起来.例：Areas((A1,C1)).注意：在公式中输入函数：例：＝A1-A3／Sum(B2:C3)*100)+1003.错误值的意义：错误值#DIN/01公式被零除．#N/A没有可用的数值．通常情况是，您将数值直接输入某些工作表单元格．虽然这些单元格中会包含数据，但目前尚无数据．引用这些单元格的公式将返回#N/A,而不会计算数值．海仁达企业管理咨询有限公司海纳百川、仁者通达6#NANE?MicrosoftExcel不识别公式中使用的名字.#NULL!指定的两个区域不相交.#NUM!数字有问题.．#REF!公式引用了无效的单元格．#VALUE!参数或操作数的类型有错．具体函数实例：1，SUM（）求和2，AVERAGE（）求平均值3，COUNT（）统计参数的个数4，FACT（）求阶乘例：FACT（5）=1205，POWER（）幂函数210=POWER（2，10）6，LOG（）求对数LOG21024=LOG（1024，2）7，MAX（）8，MIN（）9，STDEV（）估算样本的标准偏差财务函数1，RATE（）求利率语法：RATE（NPER，PMT，PV，FV，TYPE）其参数的含义：NPER：期数PMT：付款数PV：现值FV：未来值TYPE：类型例：金额为8000的4年期贷款，月支付款为200，则该笔贷款的月利率为多少？=RATE（4*12，-200，8000，0，0）2，PMT（RATE，NPER，PV，FV，TYPE）例：若需要10个月付清年利率为8%的10000贷款的月付款为多少？=PMT（8%/12，10，10000，0，0）又例：对于同一笔贷款，如果支付期在每期初，则：=PMT（8%/12，10，10000，0，1）（注：TYPE=0则为期未TYPE=1则为期初）又例：如果需要以按月定期存款方式在20年内存款50000，假设年利率为6%，则每月应向银行支付多少？=PMT（6%/12，20*12，0，50000，1）练习：若每月向银行定期存款800，年利率为7%，那么30年后银行存款应为多少？（用FV（）逻辑函数：AND（）判断参数的逻辑值，参数只要一个为假，则输出为假；参数全为真，则输出为真。OR（）只要一个为真，则输出为真，全假则输出为假。IF（）执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。例：A1=55，A2=60，A3=30AND(A10,A20,A30):输出的结果是”真”AND(A10,A20,A30):输出的结果是”假”OR(A10,A20,A30):输出的结果是”真”OR(A10,A20,A30):输出的结果是”真”OR(A10,A20,A30):输出的结果是”假”IF(A10,A1*2,A1/2):输出的结果是”110”IF(A20,A1*2,A1/5):输出的结果是”11”SUMIF(A1:B7,“50”,A1:B7)其含义是:求A1:B7大于50的单元格的和函数嵌套：例：IF(AVERAGE(A1:A3)50,MAX(A1:A3),SUM(A1:A3))含义是:如果A1,A2,A3三个数的均值50,则求A1,A2,A3三个数的最在值,否则,求A1,A2,A3三个数的和.如下图中函数:IF(IF(C4=男,65-D4,60-D4)0,退职,IF(C4=男,65-D4,60-D4))海仁达企业管理咨询有限公司海纳百川、仁者通达7=If(c31200,0,if(c31700,(c3-1200)*5%,if(c33000,