毕业生档案专题讲座ppt

毕业生档案专题讲座湖南科技学院刘星一、毕业生档案的重要性及作用二、毕业生档案具体内容三、毕业生档案材料的要求四、毕业生档案转递程序五、毕业生档案转递信息查询六、特别提醒讲座内容一、毕业生档案的重要性及作用•学生档案是记录学生在校期间的政治思想表现、学习经历、专业技能、社会实践、身体状况等方面的主要材料，是用人单位全面考察了解和选拔使用人才的重要依据。•档案的作用体现在工作、落户、升学和人事方面。（如毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明都会用到档案。）二、毕业生档案具体内容•高中学籍档案：包括高中毕业生登记表或高中学籍表或高中学生成长报告等。•高考录取材料：包括高考报考志愿书、高考体检表、高考考生登记表等。•大学档案材料包括入学登记表、毕业生登记表、体格检查表、学习成绩总表、实习鉴定表、综合素质测评表、毕业论文评议表、学位审批表、就业报到证副联等。•奖励材料：包括学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励审核表及其它奖励材料。•处分材料：包括学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形式的各类处分材料。•加入组织的材料：包括入团、入党的申请书、志愿书、自传、入党积极分子考察表等材料。•其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。三、毕业生档案材料的要求（1）归档材料必须完整、真实，文字表达清楚、对象明确，有承办单位或个人署名的正式材料，且有形成材料的日期。（2）归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。（3）归档材料应使用A4规格的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。（4）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。1.回生源地档案：指本人要求回生源地就业的毕业生档案。此类毕业生档案，要求学生本人先到招生就业处办理就业报到证，然后，各系辅导员根据就业单位的具体情况，按“就业报到证”左上角的单位，统一以“机要”文件的形式寄至生源地档案管理部门。四、毕业生档案转递程序四、毕业生档案转递程序四、毕业生档案转递程序四、毕业生档案转递程序四、毕业生档案转递程序2.有具体就业单位，本人来校提取档案，其程序：本人携带调档函原件（或就业协议书原件及复印件）和有效身份证原件----到辅导员或教务处学生档案室办理调档手续。四、毕业生档案转递程序3.有具体就业单位，委托他人来校提取档案，其程序：•当事人写出委托某某调档的委托书原件，并提供身份证复印件和调档函原件给被委托人•被委托人带本人身份证及复印件和委托人提供的材料----到辅导员或教务处学生档案室办理调档手续••委托书(范文）•委托人：•身份证号：•毕业学校：•被委托人：•身份证号：•工作单位：•本人因工作繁忙，不能亲自前来调档，特委托作为我的合法代理人，全权代我办理调档手续。对被委托人在调档中签署的字据和材料，我均予认可，并承担相应的责任。••委托人（手印）：•年月日四、毕业生档案转递程序：4.有具体就业单位，本人提供携带调档函原原件辅导员或教务处学生档案室统一以“机“机要”方式邮寄到其所在单位人事主管部门的档案室。（注：凭调档函调档，须提供本人专业、班级、学号。否则不予邮寄）四、毕业生档案转递程序四、毕业生档案转递程序四、毕业生档案转递程序四、毕业生档案转递程序•5.有具体就业单位，本人提供就业协议书原件辅导员或教务处学生档案室统一以“机要”方式邮寄到其所在单位人事主管部门的档案室。（注：凭就业协议调档，协议书中档案转寄单位和详细地址一栏要求填写清楚，并加盖档案接收部门的公章；②要提供本人专业、班级、学号。否则不予邮寄）6.关于调档函的说明：•就业单位是“国营企业、机关、事业单位”的毕业生，调档函必须由“用人单位人事主管部门出具”；•就业单位是“私营或合资企业等”的毕业生，调档函须“委托单位所在地的人才交流中心出具”。•注：凡不符合以上要求者，不能调档；四、毕业生档案转递程序7.考上研究生的毕业生，凭研究生调档函到辅导员处办理调档手续。四、毕业生档案转递程序•8.毕业生毕业当年7月15月以后（放暑假后），所有毕业生根据提档条件和程序来教务处学生档案室提取本人档案。（暑假教务处将安排人员值班）•9.保留在学校的毕业生档案，当年10月后移交至永州市人事局人才交流中心和零陵区人事局人才交流中心，由中心免费代理保管2年。(说明:人才中心免费代理保管的起止年限是2013年7月—2015年7月30日，2015年7月30日后要收取保管费；如要求其开出工龄证明，则还要收取一定费用，此项采取毕业生自愿原则)四、毕业生档案转递程序五、毕业生档案转递信息查询毕业当年7月31日后，毕业生可对其档案转递情况进行查询。方法一，请直接进入湖南科技学院教务处网站（网址：）点击首页中“档案查询”查看。方法二，先进入湖南科技学院首页，找到首页中的“机关部处”，点击教务处，进入教务处网站，再点击“档案查询”查看。（注：含有档案去向地址及联系电话）六、特别提醒（1）毕业生应关注本人档案转递状态，为了防止档案在转递过程中发生丢失，因时间太久而无法查找。请毕业生注意三方面档案转递情况：①回生源地毕业生档案，本人回生源地报到时，及时查询自己档案是否已到达及询问如何调档等事项；②考研学生档案，毕业生报到入学时，及时查询自己档案是否已到达；③辅导员或教务处学生档案邮寄的其它档案，也要落实档案是否到达目的地；上述三类档案，调档毕业生若发现没有到达目的地，请速与辅导员或教务处学生档案室联系。（2）本人提取档案后，自己不能拆封。否则，此档案自动失效，责任自负。六、特别提醒