文件编号管理制度

巴州泓信石油化工有限公司管理制度1文件编号管理办法HXSH/WS-ZD-001-1503-0.1为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。第一条总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。2.由企业管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。第二条适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。第三条相关术语1、质量体系文件指质量手册、程序文件、作业文件、管理文件、质量记录等与质量体系有关的文件。2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件、建设图纸和其它技术文件六大类。3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。第四条职责1、企业管理部负责行政文书、各类文件的编号和归口管理。2、供销部负责合同文件的归口管理。3、生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的归口管理。第五条类别及代码1、公司名称公司全称：巴州泓信石油化工有限公司简称：HXSH2、部门代码企业管理部QG生产部SC供销部GX财务部CW3、日期代号巴州泓信石油化工有限公司管理制度2统一采用“yyxx”的格式。例如：“1503”代表该文件是2015年3月制定的。4、流水号统一采用阿拉伯数字编码。例如：“001”代表第一份文件。5、版本号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2,...,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1,2.2等。6、文件类别及代码第六条文件编号规则（一）外来文件编号规则格式：HXSH/WW-XX-RC-001-1503格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-流水号-年月。（二）质量体系文件编号规则：1、质量体系文件类别2、质量体系文件编号格式：HXSH/QM-QC-001-1503-0.1格式说明：公司名称/文件类别-质量文件类别-流水号-年月-版本号。它代表这是由公司于2015年3月第一次起草的第一份质量手册文件。如果3月份第一次颁布实施了则格式为：HXSH/ZW-QC-001-1503-1.0（三）技术文件编号规则：序号文件名称代码序号文件名称代码01质量文件QM02技术文件JW03合同文件HW04文书文件WS05外来文件WW06规章制度ZD序号文件名称代码序号文件名称代码01管理文件GW02质量手册QC03作业文件ZW04记录文件JL05程序文件PM06表单文件BD巴州泓信石油化工有限公司管理制度31、技术文件类别：2、技术文件编号格式：HXSH/JW-GY-001-1503-0.1格式说明：公司名称/文件类别-技术文件类别-流水号-日期-版本号。（四）合同文件编码：1、合同文件类别2、合同文件编号格式：HXSH/HW-X-GX-004-1503格式说明：公司名称/文件类别-合同类别-部门-流水号-日期。（五）文书文件编码规则1、文书文件类别2、红头文件编号格式：巴泓字(XXXX)XXX号。格式说明：（XXXX）为年号，XXX为流水号。例如：巴泓字（2015）008号，为公司于2015年发布的第八号文件。3、一般文书编号格式：HXSH/WS-J-SC-004-1503格式说明：公司名称/文件类别-文书文件类别-部门-流水号-年号。序号文件名称代码序号文件名称代码01产品技术文件CP02工艺技术文件GY03检验技术文件JY04外来技术文件WJ05建设图纸JS06其他技术文件O序号文件名称代码序号文件名称代码01采购合同C02销售合同X03工程合同G04人事合同R05其他合同O行文类别代码行文类别代码计划、规划H方案、总结、报告Z会议纪要J通知、通报、通告T巴州泓信石油化工有限公司管理制度4（六）公司统一执行的文件编码不需标注部门代码，部门内实行的需标注代码。第七条文书文件编写规范1、红头文件编写规范（见附件一）；2、会议纪要编写规范（见附件二）。第八条附则1、本办法自颁布之日起实施。2、本办法最终解释权归企业管理办公室。巴州泓信石油化工有限公司管理制度5附件一巴州泓信石油化工有限公司文件巴泓字【2015】001号签发人：文件标题发文对象：文书特此通知二零一五年三月十九日主题词：××××××上报：××××××下发：××××××巴州泓信石油化工有限公司企业管理部（共印×份存档×份）仿宋三号字体宋体小初加粗保持同一行。可适当调整字体大小宋体二号加粗左对齐仿宋体四号加粗正文退两字符、仿宋体四号巴州泓信石油化工有限公司管理制度6附件二：××××××会议纪要HXSH/WS-J-007-1503时间：××××年××月××日地点：××××主持人：×××与会人员：××××××××××××××××××主题：××××××××××××××文书主题词：××××××报：××××××送：××××××发：××××××巴州泓信石油化工有限公司管理制度7