办公环境管理规定

***集团操作标准文件FF/01-C-001-2014办公环境管理规定第一版第0次修改共4页第1页1目的为了营造整洁、良好的办公环境，创建和谐、高效的办公秩序，降低办公成本，特制定本管理规定。2适用范围本规定适用于集团总部及集团各公司办公室区域的日常办公管理。3职责3．1集团总部行政中心及各公司行政管理部门（以下简称行政部）是本规定的监督部门。3．2集团及各公司各部门是本管理规定的执行部门。4具体内容4．1仪容管理4．1．1衣着须整洁得体。男士不得穿短裤、背心；女士不得穿热裤、超短裙、吊带露背上装。4．1．2容貌须端庄精神。男士不得留胡须、染发（除黑色外）、留长发（发尾不盖耳及衣领）；女士不得化浓妆，不得佩戴过于夸张的饰物。4．1．3严禁赤脚或穿拖鞋（无后跟带）进入办公场所。4．1．4外来人员衣冠不整者、醉酒者、精神有异常者、情绪激动者以及有可能扰乱公司办公秩序者禁止进入公司办公场所。4．1．5工作时间，员工根据需要佩戴工作证。4．2卫生管理4．2．1各办公人员有义务保持办公场所的整洁、舒适、干净，有权对不文明现象进行批评、指正。4．2．2未经批准，不得擅自改变办公室的布局，保持室内装饰的美观、整洁。4．2．3办公场所内、外未经许可不准张贴与公司无关的广告、宣传画、标语；不得随意在墙壁上、门板上打钉悬挂物品、用浆糊或透明胶（双面胶泡沫胶）张贴纸质通知等材料。4．2．4除由保洁员负责清理的办公室外，其它办公室的清洁卫生由各办公室自行负责，逢周六下午17:00～17:30部门自行组织办公室人员进行20～30分钟的卫生大扫除。办公室外的区域实行“门前三包”，三包内容包括门前走廊地板等地方的清洁卫生。4．2．5办公室卫生要求地面、桌面、办公设备（如茶几、柜顶、沙发、复印机、打印机、电脑主机、显示器等）、门口、窗户等地方无垃圾、无污迹、无灰尘，天面和墙壁无蜘蛛网，桌底、角落无杂物。4．2．6不能将食物、用过的茶叶、易发霉发臭及其它液态物质倒进垃圾箩，应及时清理。FF/01-C-001-2014共4页第2页4．2．7个人办公桌的办公用品需要摆放整齐有序，下班前抽3～5分钟整理桌面。4.2.7.1文件、书刊等纸质材料需分类摆放至文件夹、文件篮、抽屉或文件柜里；在不办公情况下，不能堆放、散放在桌面上。4.2.7.2电话、台历、文具盒、笔筒、盆景、文件篮、相框、水杯和手机应定点固定放置，不能随手乱摆乱放。4.2.7.3文具用品使用完后及时放回文具盒、笔筒或抽屉里。4.2.7.4办公椅保持干净整洁，离开办公桌时要将其推向桌底下方。4.2.7.5每周需定期清理不需要的办公用品。4.2.7.6无人办公的桌面需要保持整洁，不能在桌面乱放物品。4.2.8文件柜顶原则不允许摆放物品，如因空间所限需要摆放时，必须叠放整齐。文件柜里面的文件需归类整理，要求摆放有序且美观；柜门标识牌要规范统一；柜子与墙壁之间不能塞杂物。4.2.9办公室的茶几上面下面的物品要摆放有序，茶具在不使用情况下及时清洁。4.2.10沙发上不允许乱放物品，其下面和后面不能塞有杂物。4.2.11办公室电线网线尽量归入线槽或扎束整齐，布置合理；如放有交换机、终端机、路由器等网络设施的，需定期对其清理积尘。4.2.12办公室养有花草植物的，应精心打理，清理叶面积尘，采除枯死的枝叶。4.2.13抹布、拖把、扫帚和垃圾篓等清洁用具须定点放置不能随手乱放。4．3安全管理4．3．1办公室工作人员应加强安全意识，应做用好消防、安全防范工作。下班时最后离开的人员应将办公室门窗锁好。4．3．2个人贵重物品、钱包现金应随身携带或锁进抽屉内，不应放在桌面上或留放在办公室内过夜。4．3．3严禁将易燃易爆物品带进办公场所内，不得在办公室内使用明火或超过2000w的大功率发热设备。4.3.4下午下班或放假前，应将个人办公电脑、打印机、复印机、饮水机的电源插座开关打到关闭状况。电源的插座有松动、脱落、破损等现象的，须及报修或更换。4．3．5严禁将宠物带进办公场所内。4．4办公秩序管理4．4．1各办公人员有义务创建、维护高效、和谐的办公秩序。4．4．2作考勤记录（打考勤卡、按指纹或其它记录方式）后应迅速到达工作场所，严禁作考勤记录后吃早餐。FF/01-C-001-2014共4页第3页4．4．3工作时间内不应无故离岗、串岗，因公事临时离开应知会同事去向及时间。4．4．4上班时间不得闲聊、吃零食、听音乐、播放与工作无关的视频，不得浏览与工作无关的网站、书报。4．4．5善于做工作计划，无特殊情况应有条不紊的按计划完成工作。4．4．6上班时间员工应保持良好的精神状态，不得打瞌睡；身体欠佳有可能影响到其他同事工作时，应主动请假休息。4．4．7不得在办公场所大声喧哗，因工作需要沟通时，音量以对方能听清楚且不影响其他人工作为宜。需要进行讨论的，应选择到会议室或其它不影响他人工作的办公场所进行。4．4．8进行工作沟通应使用普通话，交谈应用文明用语，不使用过激语言或有过激行为。4．4．9未经允许，不得随意使用他人的办公设备或翻阅他人办公桌面文件资料。4．4．10做好保密工作，不得将机密文件放置在桌面或他人容易翻阅的地方。4．4．11不应在两人（含）以上办公室内吸烟及将有异味物品带进办公室。4．4．12借用他人办公设备、办公用品应当及时归还。4．4．13使用办公设备时应按规程操作，以耗材少，费用低，效率高为原则，力求降低办公费用。4．4．14进入他人办公室，应先轻轻敲门，得到允许再进入，并注意开、关门的力度不要过大。4．4．15不应随意打断他人谈话，情况紧急必须打断时，也应择机礼貌打断。4．4．16接听电话的应在电话响铃3声内接听，使用规范用语，语气温和，音量适中，必要时作书面记录。4．4．16．1接听电话规范用语a.接起电话时应说：“您好！XX部。”b.对方打错电话时应说：“您找的XX不在我们这里，请您改拔XX号码。”、“没关系，欢迎来电”。一般情况下不宜告诉对方要找的人的手机号码。c.打身边的同事时应说：“请你稍等。”若同事当时无法接听电话，应说：“他现在无法接听电话请您留下您的姓名及电话，我通知她给您回电。”或者说：“他现在不在办公室，有什么我可以帮您吗？”d.通话结束时应说：“再见。”等对方挂断电话后，自己再轻挂电话。4．4．16．2拨打电话规范用语：a.拔打外部电话，电话接通后，应先说：“您好，我是***集团XX（部门）的XXX。”b.拨打内部电话，电话接通后，应先说：“您好，我是XX（部门）的XXX。”c.打错电话时应说：“非常抱歉，打错了。”FF/01-C-001-2014共4页第3页4．4．17对进入办公室的陌生人应礼貌询问及作指引。4．4．18客人来访，应笑脸相迎，请字当头，热情接待；客人辞行，以礼相送；接待来访和业务洽谈应在会议室内进行。4．4．19工作时间不应进行非工作业务接待。4．5节能管理4．5．1工作、办公应励行节约，反对浪费。4．5．2养成光线不足方可开灯，人走灯熄，人离水停的好习惯，严禁开长明灯长流水。4．5．3打用饮用水时，喝多少打多少，以免造成喝不完倒掉的浪费现象。4．5．4洗手时应使用小流量的水，不得开着龙头水再挤洗手液或做其它事情。4．5．5对于不经常使用的办公设备，应断开电源；将较长时间不使用电脑或下午下班后，应将电脑主机、显示器关闭。4．5．6夏天使用空调时不宜将制冷温度设置低于26摄氏度，开启空调时应将门窗关闭。进入秋冬季节后，须及时将空调电源插头拨掉。4．5．7使用公司便笺纸时应充分使用,杜绝浪费。4．5．8打印、复印内部交流的文件，应尽量使用可二次利用的纸张。4．5．9各种文具的使用，应实用实领，办公管制品按以旧换新原则发放，不得将公司文具带回家私用。4．5．10适量使用卫生用纸，不得拿纸巾当抹布抹擦桌椅。4．5．11外出办事，应选择费用低，速度快的交通方式，尽量不要求派车。4．5．12进行工作沟通，应选择方便、快捷、低费用的方式，尽量降低办公成本。5办公监察5.1逢周六下午17:00～17:30，集团各职能中心和各子公司各部门的办公室自行组织办公室人员进行20～30分钟的卫生大扫除。5.2各子公司负责人或其指定人员组织2～3个部门的负责人对本公司办公区域范围进行检查，检查频次每2月至少1次以上；并将检查情况和整改要求填写到《办公环境检查表》中，并根据检查发现的问题，形成处理通报。5.3集团行政中心负责人或其指定人员组织2～3人检查小组对各子公司或集团办公楼的办公区域进行抽查，或者根据工作需要抽调各子公司相关人员进行交叉互查，抽查和互查的频次每季度至少在2次以上；并将检查情况和整改要求填写到《办公环境检查表》中，并根据检查发现的问题，形成处理通报。5.4检查小组开展办公监察工作时，范围包括办公区域，但不仅局限于办公区域，还可以覆盖生产区域、消防区域、其他公共区域等。5.5集团行政中心根据工作安排须随时组织相关人员针对本规定所列举的某项要求进行FF/01-C-001-2014共4页第4页持续性阶段性的专项检查，并将专项检查结果形成处理通报。6考核6.1违反4.1“仪容管理”、4.4“办公秩序管理”的，对直接责任人处于20元/次扣款。6.2违反4.2“卫生管理”的，按每检查发现一处，对直接责任人处于5元/处扣款。6.3违反4.3“安全管理”、4.5“节能管理”的，对直接责任人处于50元/次扣款。6.4在公司组织的检查工作中，除对直接责任人按6.1～6.3款标准处罚外，发现部门违反本规定的问题超过20处的，责任部门的负责人承担管理责任，每次扣罚100元/处理。6.5在集团组织对各公司的抽查或互查工作中，除按6.4款处理相关责任人外，发现违反本规定的问题超过50处的，公司负责人承担领导责任，每次扣罚200元处理。6.6在子公司组成联合检查小组对集团各职能中心检查工作中，除对直接责任人按6.1～6.3款标准处罚外，发现职能中心违反本规定的问题超过15处的，责任中心的负责人承担领导责任，每次扣罚150元/处理。6.7检查发现的问题在复查中，没有按时限完成整改的，或需延期整改未经报批也不反馈的，在该问题原来已扣罚金额的基础上，翻倍扣罚该问题的直接责任人和部门负责人；再次延期整改仍未按时完成的，则翻三倍扣罚该问题的直接责任人、部门负责人和公司负责人，并以此类推。比如，某个问题属4.5款“节能管理”，在检查时，直接责任人被扣了50元；在复查中，该问题还是没有整改，则直接责任人再扣100元，部门负责人也扣100元；在再次延期后仍未按时完成整改的，则直接责任人再扣150元，部门负责人再扣150元，公司负责人也扣150元。6.8不按“办公监察”条款按时按质开展相关工作的，对责任部门的负责人或公司负责人或集团职能中心负责人，处于100元/次扣款。6.9其它未尽事项，参照集团《奖励和处分制度》实施考核。7支持性文件FF/02-C-018-2007《奖励和处分制度》8记录表单序号记录名称记录编号存放地点保存期1办公环境检查情况登记表行政中心一年9本管理规定自发文之日起生效，从2014年5月1日起正式执行，同时《办公管理规定》（FF/02-C-018-2009）予以废止。编制/日期审核/日期批准/日期