企业公文写作培训教材

公文写作培训主讲：刘伟一、公文的基本知识（一）公文的概念及其特点公文是机关及企事业单位实施、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。特点：特定性权威性规范性实用性特别提醒:在起草公文的过程中切忌出现带感情色彩的词句。（二）常用公文文种•决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。•通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。•报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。•请示：适用于向上级机关请求指示、批准。•会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、常用公文写作的基本要求•1、公文的观点必须正确（合法、合理、全面）；•2、公文的内容必须务实（真实、可行）；•3、公文的语言必须得体（准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨）；•4、领导（上级）意图理解领会必须到位。•语言要求：规范、准确、科学、简练、得体•简练：•1、简短：•在准确表达思想内容的前提下，用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容；•◆在删改方面下功夫；◆在遣词造句方面下功夫；•◆清除空话套话；◆适当使用简略语言。•2、简明：•要把思想内容表达得简要明白。•◆必须重视开头：开门见山，起笔入题。•◆必须重视结尾：明确提出行文要求。•◆必须层次分明。•◆恰当运用分条列项的表达方法。二、常用公文写作的基本要求•语言要求：规范、准确、科学、简练、得体•得体：•◆符合公文体裁的总体要求。•◆适应不同文种表达形式的要求。•◆使用含义确切、限定的书面语言。•◆恰当使用公文术语。二、常用公文写作的基本要求领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。怎样搞清领导意图：◆从主动询问中获得；◆从领导批示中领会；◆从平时言谈中捕捉；◆从讲话材料中把握；◆从积零为整中综合。二、常用公文写作的基本要求三、公司常用公文类别•（一）请示•（二）报告•（三）通知•（四）计划•（五）总结•（六）会议纪要•四、公司常用公文规范要求及写作技巧（重点）请示的起草（一）请示的分类1.请求指示：适用于遇到疑难问题，须请求上级机关批示的事项。解决“我们请求该怎样做”的问题。2.请求批准：适用于那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办理的事项。解决“请求批准我们这样做”的问题。3.请求批转：请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。解决“我们请求有关部门配合这样做”的问题。（二）请示正文的写作方法1、开头：说明请示的根据、目的，需要明确交代请示事项的背景或理由。2、主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。3、结尾：恰当使用结语。“当否，请批示（我公司通用版式）。”“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转××执行。”（三）起草请示的注意事项1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文；5、不能多头请示，只能主送一个上级主管机关；6、请示与报告不能混用。报告的起草（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。（二）报告的分类•按照内容划分：综合报告；专题报告（客户服务等）。•按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。（三）工作报告正文的写作方法开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体：•重点回顾工作进展情况和主要成绩；•提炼工作中取得的经验和体会；•找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；•提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。（四）注意事项•采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。•重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。•实事求是，如实报告成绩和不足。•节俭篇幅。•报告中不能写请示事项。通知的起草（一）用途用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（二）把握特点1.内容单纯，行文灵活简便。2.表述具体，可操作性强。3.时效性强，需要及时周知或执行。（三）分类1.指示性通知2.规定性通知3.知照性通知4.事务性通知5.批转、转发、公布性通知6.任免性通知（四）事务性通知会议通知篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议。要素：时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。（五）指示性通知应用范围：1、多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策，布置需要执行与办理的工作。例如：《关于进一步加强公务电话管理的通知》2、发布式通知。发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规。例如：《关于印发〈业务差错责任追究办法〉的通知》（六）撰写通知的注意事项1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。4.注重发文时限。怎样编写计划（一）计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。古代孙武曾说：“用兵之道，以计为首”。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。安排、打算、设想、要点、方案等都属于计划的范畴。（二）计划的功能1、指明努力方向，协调行动步调。2、预测未来变化，减少不利因素影响。3、减少浪费现象，避免利益损失。4、加强行为控制，避免无序状态。（三）计划的写作开头：阐明制定计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。目标（做什么：具体工作内容）措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。描绘前景，鼓舞士气。3、落款：写明制订计划的部门名称或个人姓名，标明成文时间。如果标题中已标明单位名称，落款处就不再署名。（四）主体内容表述方式开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。（适合于大型综合性计划）展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要求、实施步骤、依次展开编写。（适合于单项计划）阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。（适合于阶段性明显的工作）图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写。（单独或作为附件均可）（五）如何增强计划的操作性•内容方面：制定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。怎样起草总结（一）总结的特点1、实践性2、经验性3、理论性（二）总结写作要领（做好写前准备）1.调查研究，占有资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习理论，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。总结正文的起草要领前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容：•回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩•提炼工作中的经验体会。•指出存在的不足之处。•今后的努力方向。结尾：简要说明今后工作的打算。（三）主体内容表述方式1.两段式写法（采用叙述＋议论方式)2.概述式写法（情况—成绩—经验—问题—意见）3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）（四）如何发挥总结的指导作用1、避免为了总结而总结的做法，不要记流水帐。2、突出重点。即工作中的成功做法与体会，取得成绩的主观因素，这是总结的重点。3、找出特点：在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。4、加强总结交流工作。5、注重经验的传播，不能以归档为目的。（五）写好总结的注意事项1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合，认真写。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结工作。3、材料取舍得当。努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识，避免事无巨细面面俱到。六、公文写作相关要求（一）公文写作应遵循的原则1、必要性原则2、精简性原则3、实效性原则4、规范性原则5、程序性原则六、公文写作相关要求（二）公文写作六项基本要求重点把握：1、领会意图2、准确立意3、精确命题4、精于谋篇5、文风鲜明6、表述规范六、公文写作相关要求（三）公文写作应体现“六性”政治性政策性准确性鲜明性生动性创新性（四）调查研究是公文写作的基础1、调查研究有利于提高文稿的思想性2、调查研究有利于提高文稿的针对性3、调查研究有利于提高文稿的创新性4、调查研究有利于提高文稿的生动性六、公文写作相关要求（五）培养能力身是提高公文写作水平的关键1、培养把握规律的能力2、培养适应能力3、培养渐进的能力4、培养观察能力5、培养“结合”的能力（六）精于修改是公文了作的重要环节1、文精于改；2、文贵于改；3、文不厌改七、公文写作常见问题解析•1、对内容把握不准，不能准确领会领导意图。•2、不能正确使用文种、称谓，对文种的使用区分不清晰。•3、内容不简练，冗长，不能直接点题。•4、请示、报告不分。•5、内容不完整，有头无尾，不能按照规定要求书写。•6、对数字的使用把握不准确。•（一）文种使用不当•1、请示、报告不分：•有的正文是报告，标题却是请示；有的正文是请示，标题却是报告，如《关于呈请审批××的报告》；•请示报告并用，如《关于××的请示报告》或《关于××的申请报告》七、公文写作常见问题解析（二）格式不规范1、公文标题不规范a.成分多余：如关于做好××工作（问题）的通知；b.句式杂糅：如关于召开××会议（有关事宜）的通知；七、公文写作常见问题解析c.无事由：如“办公室通知”，“紧急通知”；d.标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示；（2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。）七、公文写作常见问题解析•2、结构层次序数混乱经常直接用“1.”、“2.”…..；正确的结构层次应为“一”、“（一）”、“1.”、“（1）.”等；3、生造文种如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如《××同志在员工大会上的讲话》，《关于XXX工作的措施》等；七、公文写作常见问题解析•（三）数字使用不当•1、该用汉字表示的错用阿拉伯数字：成文日期：2004年7月5日（二○○四年七月五日）；定型的词组：如第3（三）季度，星期5（五）；邻近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份；七、公文写作常见问题解析•2、该用阿拉伯数字的错用汉字世纪、年代、年、月、日等：二十世纪九十年代（20世纪90年代），二○一一年三月四日（2011年3月4日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时