山东泰盛恒房地产有限公司行政管理制度

山东泰盛恒房地产有限公司行政、后勤管理制度汇编山东泰盛恒房地产有限公司二〇〇九年八月（内部文件翻印必究）目录1一、行政管理制度1、《行政公文处理实施办法》·······················（2）2、《会议管理制度》·······························(17)3、《印章管理制度》······························(24)4、《计算机、网络、自动化办公管理规定》············(36)5、《保密管理细则》·······························(53)6、《档案管理制度》······························(60)二、后勤管理制度1、《办公楼管理规定》····························(112)2、《办公用品管理办法》··························(116)3、《前台接待制度》····················(121)4、《车辆管理制度》·····························(122)5、《劳保用品管理办法》··························(136)6、《资源节约办法》······························(140)2行政公文处理实施办法第一章总则第一条为了使山东泰盛恒房地产有限公司（以下简称公司）行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据陕西金泰恒业房地产有限公司《行政公文处理实施办法》，结合异地项目公司的实际，特制定本办法。第二条公司公文是公司在企业管理和生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行企业经营、管理和公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第五条综合办公室是公文处理的管理部门，负责公文处理的具体工作，并承担指导、监督各部门公文处理工作的责任。第二章公文种类第七条公司的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单3位及人员，变更或者撤消不适当的决定事项。（二）公告适用于向外部宣布重要事项或者法定事项。（三）通知适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，印发本单位的重要规范性公文，传达要求本单位各部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（六）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、4经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。第三章公文格式第八条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印刷数量等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文的，主办单位排列在前。（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。单位与其他单位联合行文，标明主办单位发文字号；与其他单位联合行文，原则上应使用排列在前的单位的发文字号，也可以协商确定，但只能标明一个单位的发文字号。（五）上行文应当注明签发人及所有会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文单位和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加5书名号外，一般不用标点符号，词组、短语之间一般不空格。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称；普发的公文使用准确、统一的规范化统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文，不应以附件说明。（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。印章与正文最后一行应当保持规定的间距。当正文内容排完，所剩空间不能容下印章位置时，应通过调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的做法。（十）成文日期以公司领导签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导的签发日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期和印章之下，版记之上加圆括号标注。（十二）公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。上行文按照集团公司的要求标注主题词。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。抄送单位标识应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位名称的排列顺序应力求统一。（十四）公文文字从左至右横写、横排，并使用规定的6字号和字体。第九条公文中各组成部分的具体标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准制定的公文格式执行。第十条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十一条行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时，应说明情况并抄送被越过的上级单位。“请示”和“报告”的行文程序为：办公室可直接对外正式行文，也可以向各职能部门行文；各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得对内、对外正式行文。第十三条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第五章发文办理第十四条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，7包括草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、发文登记、分发等程序第十五条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）对涉及国家秘密的公文应标注密级，如有具体保密期限要求的，应当标明保密期限。（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。（八）应当使用国家法定计量单位。（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数8和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十六条公文送公司领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施办法的规定，拟稿人和主办部门负责人是否签名等。第十七条以公司名义制发的上行文，由总经理签发；以公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或总经理授权的其他副总经理签发。联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。第十八条公文正式印制前，办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第十九条上行文一律交由总经理办公室按办文程序处理，主办部门不得向上级单位直接送文。第六章收文办理第二十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。9第二十一条公司正式文件统一由办公室签收。收到下级单位和其它同级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。第二十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的办公室部门并说明理由。第二十三条收到上级单位下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送公司领导批示后办理。第二十四条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，由主办部门主要负责人出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调或裁定。第二十五条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示已阅知。第二十六条公司领导收到交办事项的行文，应在批示后交由办公室登记存档，需要转有关部门的，用复制件。第二十七条送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。10第六章公文归档第二十八条公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，承办人员应当将公文定稿、正本（含负责人讲话稿和有关材料）及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。第二十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第三十条按照分工负责的原则做好归档公文的收集、整理（立卷）、归档工作。（一）各种公文定稿、正本，由办公室收集、整理；（二）投资项目的调研、论证、谈判、决策的会议记录、纪要等，包括原始记录及有关材料，由承办部门或承办人收集、整理；（三）以单位名义召开的工作会议等会议形成的公文、领导讲话定稿、正本及有关材料（包括录音、录像等材料），由会议有关工作人员负责收集、整理；（四）外出参加会议收到的应归档的公文等材料，参加会议的人员使用后交公司档案部门整理；（五）有关重要会议、重大活动的文稿、材料，必要时11可由档案部门（人员）到现场及时收集；（六）科技、财务档案，分别由技术部门和财务部门收集、整理、保管使用，定期向档案室移交。（七）每年3月底前，须将上年度应归档的公文向档案部门移交并办理交接手续。第三十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第三十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第七章公文管理第三十三条公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。第三十四条办公室负责公司公文处理有关制度的建设工作，针对公文处理工作中存在的问题，提出加强和改进意见。第三十五条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第三十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经领导批准，可以销毁。第三十七条销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行12登记。第八章附则第三十八条关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求及本实施办法第十九条的规定办理。上级单位应对下级单位报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。第三十九条关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与使用其他主要文种的公文具有同样的法定效力。第四十条关于“决