采购管理及流程图

采购管理流程图物料生产需求计划收集供应商信息询比议价沟通索样品附数据参数说明采购申请单采购合同采购价格管理采购订单支付预付款跟催质量管理不合格产品退料通知单收料通知单委外加工需求计划合格材料外购入库单委外加工订单委外加工申请采购发票委外加工入库质量管理应付款管理委外加工应付款管理采购流程目的便于在最适当的时间，可能的范围内，以最低价格，向最适当的供应商购买品质最佳、数量最恰当的原料、商品和服务。对采购过程和合格供应商进行控制，确保所购物资满足工厂生产的需求。过程1、生产计划部门制定《采购申请单》，仓库对常用材料可制定《月采购计划》。1.1生产计划部制定的《临时采购申请单》,需经部门负责人审批。重大、重要物资需经高层领导批准，经仓库核实后送交采购部。仓库制定的《月采购计划》每月底交采购部。1.2采购单必须注明所购产品的名称、型号、质量、数量、交货日期、理想单生产价、验收标准等相关事项。可推荐供应商。1.3采购部收到采购单后，根据实际情况认真组织、收集供应信息合理安排。1.31对一些需要定做的材料,假如计划量达不到厂家一次性定做的量,此时我们就必须与计划部门协调,根据生产实际情况,加大定量,以期达到最理想的定量。1.32对一些专用的产品，请生产计划部门对产品的规格型号进行认真细致的确认，以便完全正确。方便我们采购时找到生产的源头厂家。1.33对一些专用的，价格较昂贵的产品，及时的与生产计划部及技术工艺部沟通，讨论是否可以使用替代产品。2、根据所购材料对最终产品性能的影响程度，将采购物资分成三类。2.1重要物资：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资；2.2一般物资：不影响使用性能或即使稍有影响可采取措施予以弥补的物资；2.3辅助物资：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。3、识别、掌握采购要求，确定供货方向。3.1识别、掌握所购产品的性能、精密度、品牌、厂家及其它的特殊要求。3.2确定产品的采购方向。3.21对于重要物资,确定采购方向时,不能局限于一个地区,一个范围内,要尽可能多的找不同的地区的不同的厂家进行比较，在同等质量的前提下，寻求合理的价格。3.22对于一般物资、辅助物资，只要在质量能保证的前提下，我们应尽可能的找价格低的厂家。即不管生产产品的厂家的规模如何，只要它的产品质量符合我们的使用要求，价格合理，我们就选用。3.3了解产品的申购部门及申购人，以便进行技术洽谈。4、对供方的评定三类物资的区别。4.1对于重要物资，需要经过样品测试和小批量试用测试。然后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。4.2对于一般物资，采取样品试验的方法，样品试验后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。4.3对于辅助物资，采用使用前对其进行检验或验证的方法作出评价。并且保存检验或验证记录，评价合格后由采购部通知其送货。5、询价、报价、招标。5.1对供应商进行最大限度的询价，供应商应不少于两家。对其价格性能进行综合比较、对市场趋势和前景进行分析。5.11询价采购：同时找几家供应商进行比质、比价、比服务。5.12竞争性采购：同时找多家供应商，根据我们产品要求、技术指标进行竞争性的招标采购。5.13单一来源采购：对一些因为受技术、工艺、专利等原因控制的产品，只由单一的供应商提供。既然产品是单一的，那么它的用户也是有限的，它们也希望获取更多的定单，赢得更多的用户，这是对我们有利的。对供应商所提供的产品我们一定要了如指掌，在谈判时做到有的放矢。5.14选择性的招标采购：对一些本来产品质量就差，工厂又无实力，售后服务又不好的厂家，就没必要对其发标。5.15谈判采购：对一些已确定的供应商，在随市场变化的过程中，需要调整价格、服务时，双方面对面进行单独的商谈，加强对各供应商的管理。5.2确保质量的前提下，尽可能的享受供应商长期供货的优惠价格。6、确定运输方式，核算运输费用、装卸货费用，并估算不可预测的费用。7、确定供应商。7.1对供应商的质量、价格、付款方式、交货期和售后服务进行比较，并对其综合的供货能力作出评价。7.2请相关的部门对其产品和质量管理体制进行全面的认证。7.3使用公司的规范合同，与供应商订立采购合同和质量保证协议，此合同必须符合法律的要求，便于执行。7.4此合同必须有详细的质量保证体系、技术标准、验收条件、违约责任、付款方式等相关内容，对供方的组织结构、程序、过程、资源等方面同样的要求。7.5产品的质量保证应不少于12个月，起始日为产品验收之日。7.6综合各方面，对合同填制《合同订立评审表》。8、审查供方的生产是否按合同规定。8.1通过定期或不定期的到供方工厂对其生产工艺、生产材料、包装材料等进行严格的审查，确保其按合同规定生产。同时考察其生产进度，确保供方按合同要求准时交货。8.2需方有权在供方或本公司对供方提供的产品进行初步的验证，此验证不能免除供方提供不合格产品的责任，也不能排除其后需方的拒收。8.3所有的验证结果都必须向相关的技术人员（部门）反映，并记录其相关的验证数据。9、产品到货后的处理。9.1产品到货后，通知使用部门或技术部门对其到货产品进行检验。包括产品的数量、性能、外观、包装、配套的零部件及其产品的使用说明书、质量合格证、权威部门的检测报告等各种合同要求的。9.2对到货产品的检验，我们可以根据生产需要做出各种性能的检验,包括专检、送检、自检、全检、抽检五种检验方式。9.3检验不合格的产品，及时反馈处理，包括是否修复或退换处理等。根据合同要求是否对其进行索赔，是否要求其重新交货；检验合格的产品要求仓库做收料单进账。9.4根据检验的结果，确定所购产品的合格率和次品率。9.5及时了解产品在生产中的使用情况，积极与各部门沟通，认真处理产品的质量反馈意见。10、对供方的质量监控。10.1合同执行完毕后，对供方执行合同的情况进行全面的评审、定级。记录每批货物的质量情况，每次送货的配合情况，货到后的服务情况。10.2本部门每半年对合格供方进行一次业绩评估，评估时质量占40%的份额，价格占30%的份额，交货期占10%，付款方式占10%，配合度、售后服务等其它的占10%。经评估达不到我们要求的，将取消其合格供方的资格。如要求留用的，需经各相关部门讨论决定。（总经理室、生产部、采购部、财务部等）10.3同一供应商提供的同一产品，连续两批货物不合格的，我们将要求其分析原因，采取措施改善质量。在接到通知后，供方的产品质量无明显改善的，将取消其合格供方的资格。结果通过以上的过程控制，使我公司的产品能长期的处于质量稳定状态。