Excel基础教程PPT课件

EXCEL2003Excel概述Excel的启动和退出Excel工作界面基本操作保护功能数据的输入目录工作表的格式化数据的管理公式函数的应用图表排版与打印高级应用一、Excel概述在日常办公事务中，人们经常要“写”和“算”。“写”（写通知，写报告等）可通过文字处理软件进行，而“算”（计算，统计数字等）则应使用电子表格来实现。Excel之所以被称为电子表格，是因为它采用表格的方式来管理数据。Excel以二维表格作为基本操作界面。Excel2003是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能Office家族成员之一——电子报表软件二、Excel2003的启动和退出启动Excel的方法：用快捷图标启动：桌面快捷方式图标双击已存在的表格文件（扩展名为.xls的文件）启动用“开始”按钮中的“程序”项启动1234从Excel窗口的“文件”菜单中选择“退出”命令单击Excel窗口标题栏右侧的关闭按钮按Alt+F4键退出Excel的方法：三、Excel工作界面工作簿工作簿（Workbook）：是用于存储并处理数据的文件，启动Excel2003后，系统将自动建立建立一个名为Book1的新工作簿。一个工作簿是一个Excel文件，扩展名为.XLS，工作簿的名字就是文件名.xls工作表工作表标签工作表（Worksheet）：由单元格构成的表格，是工作簿的重要组成部分，又称电子（报）表格。系统默认一个工作簿包含三个工作表名称为：Sheet1，Sheet2，Sheet3一个工作簿最多有255张互相独立的工作表Sheet。工作簿是工作表的集合。一个工作簿可包含多个工作表。同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理；正在使用的工作表（即活动工作表）显示为白色；在活动工作表标签的左侧有4个按钮，每个按钮显示不同的工作表。当前单元格单元格：行和列的交点形成的每个网格称单元格。是工作表的基本单元。每个工作表有256列和65536行组成。取消按钮：单击该按钮，可取消此次对单元格的输入或修改操作，相当于按Esc键。输入按钮：单击该按钮，可确认此次键入或修改的内容，相当于按Enter键。插入函数按钮：调出【插入函数】对话框，以便于在单元格中输入或修改函数地址栏/名称框编辑栏名称框：显示活动单元格的地址或单元格区域名称，也可以给单元格区域命名。编辑区：显示活动单元格中的内容，向活动单元格输入数据、公式或函数时，输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现。单元格：是工作表的基本单位。（1）列标由A,B,C…字母表示，行标由1,2,3…数字表示（2）每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格,称为活动单元格，当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时，它的四周就会出现粗黑线框，同时它的名称还会显示在表格左上方的名称框中。单元格工作簿工作表工作簿（255）（3）为便于对单元格的引用，系统赋予每个单元格一个地址：列标+行号。如：F6表示的是第F列第6行交叉点处的单元格；A1：D4表示的是A1到D4单元格之间的巨型区域。行号列号单元格地址：C2单元格地址：B8单元格地址（4）单元格的选取：单个单元格：鼠标左键单击；或“编辑”菜单/“定位”命令多个连续单元：鼠标变成空心十字时按住左键拖动鼠标。不连续单元格：选一单元格，按住Ctrl键，逐一选取。整行/列：单击相应的行号/列标整表：单击左上角行列交叉的全选按纽相临行/列：鼠标拖拽行号或列标。选定内容操作方法单个单元格单击某一单元格或按光标移动键，移动到某一单格单元格区域单击要选定区域的第一个单元格，并拖动鼠标到最后一个单元格非相邻单元格或单元格区域先选定第一个单元格或单元格区域，按Ctrl键的同时再选择其他单元格或单元格区域大范围的单元格区域单击单元格区域的第一个单元格，按Shift键的同时再单击区域的最后一个单元格整行单击行号整列单击列标相邻的多行或多列从第一行（列）开始拖动鼠标到最后一行（列）；或先选定第一行（列），按Shift键在选定最后一行（列）非相邻的多行或多列选定第一行（列），按Ctrl键的同时再选定其他行（列）工作表的所有单元格单击工作表左上角行号和列标交叉处1.Excel文件的建立选择“文件”|“新建”命令来建立一个Excel文件。直接点击常用工具栏中的“新建”按钮。按Ctrl+N键来完成新建操作。2．Excel文件的打开♣使用“文件”|“打开”命令♣直接单击工具栏中的“打开”按钮。♣按Ctrl+O键3．Excel文件的保存四、工作薄与工作表的基本操作4.改变默认的工作表数目“工具”/“选项”命令，弹出“选项”对话框，单击其中的“常规”选项卡，如图所示。微调框中输入。5.工作表的选定单击，选定单个工作表选择相邻多个工作表：shift（工作组）选择不相邻多个工作表：ctrl选择全部工作表：右键快捷菜单6.工作表的插入、删除选定一表，“插入”-“工作表”、“编辑”|“删除工作表”命令选定一表，右键单击可见插入、删除等命令7.工作表复制、移动：同一个工作簿：拖动标签、ctrl不同book之间：如图,或右键“移动或复制工作表”8.工作表的重命名：双击要改名的工作表标签，使其反白显示，直接输入新名，然后按Enter即可；右键快捷菜单“重命名”；菜单“格式”/“工作表”/“重命名”9.切换工作表：出现在工作表中的：直接单击相应的标签未出现在工作表中的：使用滚动按钮切换快捷键：Ctrl+PageupCtrl+Pagedown10.工作表的隐藏和恢复选定要操作的表，使用“格式”|“工作表”|“隐藏”“取消隐藏”11.改变工作表显示比例：“视图”|“显示比例”命令（在格式工具栏上有提示操作）当一个工作表数据超过一屏幕时，滚动会使表头移出当前屏幕，而不利于观看。有时，我们希望数据上下移动时，表头不动，左右移动时，表题列不动。拆分屏幕使之成为多个窗口，目的是使同一工作表中相距较（甚）远的数据能同时显示在同一屏幕上。分割有菜单法和鼠标拖动法两种。12.拆分与冻结工作表(以“销售统计表.xls”为例)先来看拖动法：拖动“水平分割条”可将屏幕分成上下两个部分，拖动“垂直分割条”可将屏幕分为左右两个部分。水平、垂直同时都分割，最多可以分割成四个窗口。取消拆分：可通过鼠标双击拆分线来完成；或将拆分框拖拽出工作区均可取消相应的拆分框。菜单“窗口”|“拆分”（【窗口】→冻结窗格）若要取消拆分：执行【窗口】/【取消拆分】命令取消冻结，可选择【窗口】→【撤消窗口结】。♣拆分后，Excel工作窗口中有一个拆分框，拆分后的窗口被称为窗格，在数据多的情况下，每个窗格都有各自的滚动条。♣拆分后的工作表还是一张工作表，对拆分后任意一个窗格中的内容的修改都会反映到另一个窗格中。♣对于一张较大的工作表，可以将其按横向或者纵向进行拆分，这样就能够同时观察或编辑同一张工作表的不同部分再来看菜单法：五、保护和隐藏功能所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿密码区分字母的大小写sheet工作簿1、保护工作簿工作簿的保护有两个方面：第一是保护工作簿，防止他人非法访问；第二是禁止他人对工作簿或对工作簿窗口的非法操作。2、对工作表的保护如果不允许对工作簿中工作表进行移动、删除、插入、隐藏、取消隐藏、重命名或禁止对工作簿窗口的移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭，操作步骤如下：①【工具】/保护/保护工作表②如果选勾复选框，工作表将不能移动、删除、插入等③键入密码，若要取消这种保护，可以选择【工具】→保护→撤消工作簿保护。3、保护单元格①首先使工作表处于非保护状态（撤消工作表保护）②选定需要锁定或取消锁定的单元格区域；③【格式】→单元格/“保护”标签④注意：清除“锁定”复选框并单击“确定”按钮。重新对工作表实施保护后，本操作中取消锁定的单元格就是可以进行修改的单元格，其余单元格为保护单元格。（1）隐藏工作簿隐藏：①打开要隐藏的工作簿；②单击【窗口】→隐藏；③退出Excel，退出时选择保存；下次打开该文件时，以隐藏方式打开。可以使用其数据，但不可见。取消隐藏：4、隐藏功能【窗口】→取消隐藏对工作簿和工作表除了上述密码保护外，也可以赋予“隐藏”特性，使之可以被其他工作表调用，但其内容不可见，从而得到一定程度的保护。（2）隐藏工作表隐藏工作表①打开要隐藏的工作表；②【格式】→工作表→隐藏，单击“保存”。隐藏工作表后，屏幕上不再出现该工作表，但可以引用该工作表中的数据。若对工作簿实施“结构”保护后，就不能隐藏其中的工作表。取消工作表的隐藏①【格式】→工作表→取消隐藏②在弹出的对话框中选中要取消隐藏的sheet，“确定”。隐藏单元格内容：“格式-单元格-保护-隐藏”(若需要隐藏的单元格区域有保护，则要先取消单元格保护)；【工具】→保护→保护工作表，使隐藏特性起作用。隐藏单元格内容是指:单元格的内容不在数据编辑区显示。（3）隐藏单元格的内容例如，对存有重要公式的单元格进行隐藏后，人们只能在单元格中看到公式的计算结果，但在数据编辑区中看不到公式本身，而隐藏之前却可以看到。①取消工作表的保护，方法如前；选定要取消隐藏的单元格区域。②单击【格式】→【单元格】，对话框中单击“保护”标签，清除“隐藏”复选框，最后单击“确定”按钮。取消单元格隐藏1）隐藏行（列）：法一：“格式”-行-隐藏法二：右键快捷菜单-隐藏（4）隐藏行或列①鼠标变为=形状时双击②单击【格式】→行（或“列”）→取消隐藏。③也可用鼠标拖动的方式来完成，把鼠标指针指向已隐藏行的下一行的行号最上端（或已隐藏列右列的列标最左侧），当鼠标指针出现为=，向下（右）拖动鼠标即可。2）取消行（列）的隐藏六、数据的输入输入文本输入数值输入日期和时间快速填充数据•每个单元格最多包含32000个字符。•文本包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合。•当数字作为文本输入时，1、输入文本存储数据：取消输入:默认单元格内左对齐数字前输入单引号‘表示输入的数字作为文本处理。如´1234Enter键或Tab键;上、下、左、右的光标键;或在其它单元格单击鼠标，都可以存储当前单元格中输入的数据。若在未存储之前，取消输入的数据，按Esc键进入修改状态的方法：按F2或双击单元格内换行：按Alt+Enter组合键可强制在某处换行确认操作取消操作2、输入数字对齐方式：默认右对齐正数：直接输入负数：带括号或使用“-”号，如：-15或（15）均表示负数。小数：“工具”-“选项”-“编辑”正数，设置小数位数负数，设置尾数0的个数输纯分数：应在分数前加“0”和一个空格，要避免把输入的数字当作日期，如：03/4。提示两点：（一）当要输入并显示多于11位的数字时，系统自动以科学记数法（如7.89E+08）表示，而编辑栏中仍将显示输入的内容；无论显示的数字的位数如何，Excel单元格中只保留15位数字精度。若超过15位的数字，则多余数字位将转换为0（低位）。（二）当输入一个超过列宽的较长数字时，Excel会自动采用科如果单元格中给出【####】标记，说明列宽已不足以显示数据（扩大列宽后数据会重新完整地显示），但系统“记忆”了该单元格的全部内容，当选中该单元格后，在编辑栏中会显示完整内容。3、输入日期和时间1）输入日期：使用分隔符/或-1996/10/1，1996-10-1，01-OCT-96,1/OCT/963/4，3-4：则显示“3月4日”2）输入时间：hh:mm:ss19：15，7:15空格PM，19时15分，下午7时15分（12小时制：AM或PM，PM或P表示下午，AM或A表示上午。如“8:20PM”）日期和时间视为数字处理，右对齐。输入时，必须严格按照规则，当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本，被当做字符串来处理，就左对齐了，如：2011.3.4。3）日期和时间的组合输入既要输入日期又要输入时