如何做好办公室会务接待工作

如何做好办公室会务接待工作学校办公室2014年5月会务筹备——工作要点会中组织与管理活动安排会前检查组织实施接受任务制定方案与筹备分工会务总结应急处理收尾工作会务筹备工作一览表一、接受任务了解情况•明确会议有关要求，了解相关信息•包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会单位、人员情况等）、场地要求等考察会议场地•了解备选酒店以下信息：酒店会议室（大小、人数）、宴会厅、住房情况（类型、数量、档期）、其他酒店配套设施，并了解价格等信息•了解周边情况：餐饮设施，周边环境，交通情况等综合信息二、制定方案与筹备分工制定方案•方案包括会议时间、地点、议程、参会人员、会务组织机构、会议预算等筹备分工•筹备分工要做到：分工明确、责任到人、各司其责、加强协调•一般分为以下几组：筹备组、会务组、接待组、宣传组等，根据不同的会议可能还有秘书组、交通组、参观组等小组，明确各小组负责人•明确各小组具体分工和职责，明确工作重点和工作进度三、组织实施分组职责总协调整个活动的总负责、总协调筹备组会前筹备工作（与相关单位对接、参会人员统计、酒店会场预定、资料物品准备、用餐用车安排等）会务组负责会议期间的会场引导、会务服务（人员分组、会场布置、座次安排、茶水、PPT调试、资料分发、会后合影等）接待组负责参会代表的吃、住、行、接送站等宣传组联系有关媒体记者进行采访报道秘书组发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编做好会务筹备工作职责细化分工根据分工组织实施并做好倒计时表座次安排注：一般按职位高低排序，邀请嘉宾和校领导交叉排列。根据会议需要，如获奖代表可集中排列在会场前部一侧，主持人、新闻记者排位应考虑方便出入。会议座次排列顺序图主席台单数双数座位座位座位座位座位要点全面检查会议筹备情况：会场布置情况嘉宾和领导接待住房安排、会议用餐与应急物品准备车辆保障、人员接送文字资料准备新闻宣传准备会议流程彩排四、会前检查五、会中组织与管理工作项目工作内容前期工作根据会议流程，明确工作分工、应急预案等氛围布置、音响、灯光、PPT播放、空调等会中监控相关工作人员提前到位做准备；会场现场服务：纸巾、茶水及时提供；维持会场秩序和巡视会场；在会议开始后摆放茶点，做好会议茶歇服务就餐监控活动监控相关工作人员提前就位，及时跟进服务六、活动安排工作项目工作内容布置会见场地、贵宾休息室准备汇报或交流材料、学校简介等资料检查音响、投影、录音设备、麦克风等会见安排做好新闻宣传报道及摄影摄像工作拟写行程安排，落实参加人数。通知涉及单位做好准备并印发行程安排、人员名单等参观工作提前踩点，落实用车安排七、应急处理可能出现的应急情况根据会议需要，制定应急预案会议（活动）时间临时变更出席会议领导或来宾临时调整会议（活动）地点临时变更会议前夕临时调整会议（活动）项目会议期间临时调整会议（活动）项目根据不同情况，做出相应地应急处置补发通知明确变更情况或落实所有与会单位及来宾变更信息迅速传递到所有会务工作人员迅速更新会议议程并报告会议主持人迅速更新会议指南、制作席位卡、调整会场座位安排若会议指南已经印制，则要专门另行通知，随会议资料一同装袋发给与会人员处理结果及时向领导报告八、收尾工作工作项目工作内容返程安排根据送机表，作好会议代表的返程安排；落实返程情况；及时检查房间是否遗留物品物品整理清理会场，回收会议物品；收集会场物品：包括会议文件、会议相关其他资料、会议设备等；回收餐饮用品：包括酒水、食品等费用处理审核确认消费账单，包括会议场租费、设备租用费、房费、餐费及其他费用；编制会议经费开支情况表，结算费用九、会务总结会务总结资料归档•拟写会议总结报告•做好相关会议资料的归档工作•分析各小组在会议过程中出现的情况•总结各小组存在的问题及改进措施•各小组的工作亮点及新想法《党政机关厉行节约反对浪费条例》相关规定三类会议：包括各单位召开的工作会议、小型研讨会、座谈会、评审会等。严格控制会议时间（三类会议会期均不得超过2天）严格控制会议规模（三类会议工作人员控制在会议代表人数的10%以内）会议地点应就近选择，原则上应在内部的会议室或会堂举行。如确需在政府所属场所之外租用会场，应到四星级以下(含四星)定点饭店召开，按照协议价格结算费用。严格执行会议用房标准，不得安排高档套房会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不安排宴请会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁以任何名义发放纪念品谢谢!