3合同管理制度

1南通佳城置业有限公司项目合同管理制度一、总则1、目的：为加强佳城置业房地产开发项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，制定本合同管理制度。2、范围：本合同管理制度适用于佳城置业房地产项目中与各合作单位之间签订的所有合同。3、职责：佳城置业有限公司项目部负责对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查，并在项目实施过程中负责签订、履行，贯彻执行本管理制度。4、主要内容：包括一般规定、合同订立的管理、合同履行的管理、合同档案的管理及其他规定。二、一般规定1、本管理办法适用于直接构成佳城置业项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、景观环境等）的合同；土地、勘测、设计类合同、监理、造价咨询委托类合同、材料设备采购、参照本管理制度执行；三、遵循原则1、合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。2、合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程另行办理（补充协议、签证及其他方式）。3、事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止在签署合同前即先行执行合同内容。4、招标原则4.1采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：（1）某些垄断行业工程；（2）经详细填写《佳城置业有限公司考察结果审批表》（详见附件），并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。4.2合同随附招标文件。已经确定采用招标方式确定合作方时，拟签合同正文及其补2充协议，应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需在文件受到确认函上签字盖章以确认。5、利益明晰原则：合同应清楚的界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可操作性、可控制性作出明确规定。四、合同订立的管理1、标准示范合同：在招标及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。2、公司有关部门将就房地产业务，逐步建立统一的合同标准文本，建立后在项目实施过程中应予采用。3、合同标准文本内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜。4、如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。5、如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，公司有关部门尽快制定相应的标准合同。当原有合同标准文本不再适用时，有关部门应及时提出修改意见并组织修改，经公司审批后实施。6、合同的经济条款应包括但不限于以下内容：6.1、合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。6.2、为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额在审核总价5％以内（含5％）的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出5％，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额310％（含10％）时，承包单位除造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额公司自定），且应在《工程结算单》强调此内容。6.3、计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：包干形式、定额标准、取费方法；发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（发包单位）限价的范围和种类；人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费是否计取及如何计取等；施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。6.4、设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。6.5、总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价（或预算造价）+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。6.6、结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，特殊项目采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的80%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。6.7、廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包单位另外签署《廉洁合作协议》作合同的补充协议。6.8、保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署《工程质量保修协议》作合同的补充协议或把有关内容明确在合同文本正文中。6.9、质量、进度、安全文明施工的规定：合同中应明确的要求，并有相应的奖罚措施。奖罚款项要在工程付款审批表中体现并执行。6.10、环境保护：在供应材料，施工过程中应有环境保护的相应要求。6.11、其它约定：佳城置业有限公司项目部制定的《项目合作方的工作指引手册》应作为合同的补充协议。6.12、合同起草、谈判与签署的主要职能部门：项目部合同主办人负责对合同工4期、质量、合同价款、计价方式、付款方式等技术及经济部分工程的起草和谈判。6.13、合同审批流程：确定合作方后，由主办人填写合同审批表，项目部内部审核后上报项目负责人、总经理审批，审批后签订合同并下发到各有关部门存档备案。审批表由合同管理人员存档，并对合同条款的执行情况进行跟踪，在执行出现偏差时及时记录并报有关部门协调解决。五、合同履行的管理1、合同的交底：在合同签订之后，向公司各主要相关部门（工程部、财务部等）提供合同原件（或复印件），对其他合作单位（监理公司、物业管理公司、销售公司等）在有必要的情况下提供合同复印件或《合同摘要表》，以便各各部门有关人员控制、协调、配合。2、合同款支付2.1合同主办人负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程。工程进度款的支付流程如图所示：工程付款审批流程：2.2对保修金等余款的支付办法应作明确规定，除一般保修金外，可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的其他特殊保证金（指对公司对项目有特殊要求的）。六、合同变更及结算的管理1、合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更项目负责人审核签字承包单位报付款申请报告（附所需付款依据）监理审核形象进度（附质量等说明）预决算人员进行审核、签字合同现场分管人员现场审核，合同主办人工程复审后，填写《工程付款审批表》报项目负责人（董事长）总经理签字批准主办人登记实际完成和付款台账财务根据《工程款支付审批表》付款，并把《工程款支付审批表》存档备案5要求的，主办人应及时向项目负责人报告，同意变更的，主办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。2、合同结算2.1当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办人协助合作方收集整理结算资料，填写《工程结算申请表》。2.2如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办人应在《工程结算申请表》中作出详细说明及处理意见。《工程结算审批表》经总经理审批后，交计划财务部安排审核决算工作。2.3合同主办人须配合计划财务部的决算工作，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、甲供材实际用量、主材价格等。2.4工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。2.5合同执行情况的评估主体合同等金额较大的合同在执行中或者执行完成后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写《合同执行情况评估表》。由合同管理员备案。七、合同档案的管理1.合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。2.合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由项目部合同管理员妥善保管，财务部也需保留一份合同原件用于进度款支付核对、工程款结算、建立台帐等；董事长（总经理）、工程部、监理部等其他相关部门和合作单位应备有合同文本等资料复印件或者《合同摘要表》。3.公司有关职能部门应设立合同管理台帐，填报合同的签定、履行、结算等动态情况。4.公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，根据审批表才能加盖专用印章，并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件须由发包单位和承包单位盖上骑缝章。5.工程合同编号65.1合同应该由专人在合同封面左上角连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容）；发至各有关部门皆应采用统一编号。5.2房地产项目合同按内容可分为五大类：5.2.1土地合同；5.2.2前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询、物业管理等）；5.2.3施工合同（包括建筑、安装、装饰、景观、市政等）；5.2.4材料设备采购合同（包括材料采购、设备购买及安装等）；5.2.5营销策划合同（包括销售策划代理合同、样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷）。5.3合同编号次序为：项目名称及分期—分类—流水号（按订立日期编制流水号）。如“一期工程——前期——2007（001号）”、“二期工程——施工——2007（005号）”等。八、其他规定1.本合同管理制度公司所属项目部务必严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况提出修改意见，经有关部门修改后由公司批准后方可实施。2.本管理办法自年月日起执行。3.相关表格文件合同审批表合同付款审批表合同摘要表工程结算申请表合同执行情况评估表考察合作单位结果审批表