管理制度

车辆使用管理制度一、车辆管理部门及职责公司车辆的调度管理由行政人员负责，职责如下：1、行政部负责对公司所有车辆的统一调度管理和安全行驶、油耗考核工作。2、行政人员指派司机对车辆进行清洁、保养、维修、审验、规费购置等。3、行政人员负责对司机的管理。二、车辆使用办法1、各部门用车需提前一天向行政部提出申请，行政人员根据用车申请填写《派车单》进行派车。2、车钥匙由行政人员统一保管，司机接到《派车单》后，从行政人员处领取车钥匙出车。3、司机必须严格按照《派车单》上所填路径行驶（特殊情况需改变路径，需提前跟行政人员电话联系确认，不得擅自做主），并且严禁搭载除《派车单》上所填的乘车人以外的其他人员，否则一旦出现问题，由司机个人承担全部后果。4、司机出车时需先检查车辆外观有无剐蹭碰撞，发动车辆检查仪表盘有无异常，检查仪表盘上的里程数与《派车单》上的发车公里数是否一致，如有问题立即向行政人员汇报，否则再出现任何车辆问题由接车司机自行承担。5、司机出车回来后须如实填写《派车单》相关内容，将《派车单》连同车钥匙一起交给行政人员。7、车辆油卡由行政人员统一保管，车内油料应不低于油箱的20%，司机发现油料不足的情况，需及时通知行政人员，行政人员安排司机加油。8、除冬季时间由公司统一安排洗车店洗车，其他时间，司机须接受行政人员指令，对车辆进行全面清洗。9、原则上车辆使用应由部门提出申请，行政部委派司机出车，特殊情况下，使用人自行出车，使用人除按照前面程序执行外，应遵守交通规则、安全驾驶，其责权同专职司机。10、行政人员负责每年对车辆各种证件的年检和申办工作，以及车辆保险的办理。11、行政人员每月1日将上月的《派车单》按顺序汇总，核算车辆油耗、公里数等，并查询上月车辆有无违章记录，作为对司机工作的考核凭证。三、费用核算1、车辆油料由行政部负责统一核算、购买和管理，行政人员应根据《派车单》，在每次出车后核算车辆油耗是否正常，控制费用支出，凡超过正常用量的消耗，由司机自行承担。2、每月25日，行政人员负责申请购买汽车燃油，办理相关手续后，次月1日前须将油卡充值完毕（遇节假日，需提前完成），不得影响车辆正常使用。3、油卡充值和汽车加油均在指定地点完成。4、车辆外出油料不足需要中途购油的，司机应提前向行政人员报告登记，费用票据由车辆使用人和司机共同签字，回公司后由行政人员审核签字，按照费用报销程序进行报销。5、因特殊原因导致公司车辆无法出行而使用个人私家车的情况，行政人员应在《派车单》上注明，月底按照现行油价和行驶公里数跟个人结算费用，费用计算公式为：油费=现行油价×（行车公里数÷100）×车辆的百公里油耗。6、每年的11月至次年3月，因天气原因，公司统一办理洗车卡，洗车卡由行政人员保管，并根据情况安排司机洗车（雨雪天气后洗一次车，其他时间10天左右洗一次），洗车需在定点洗车店完成。四、保养与维修1、行政人员应对公司车辆建立完备的车辆档案，明确车辆的保养维护周期、年检期限、保险期限等情况。2、车辆按行使里程和车况进行保养维修。由行政人员委派司机定期对车辆进行检查、验收，核实保养或维修项目。3、车辆在行驶途中发生故障、急需修复或更换零件时，可视实际情况修理，但必须在维修前报告行政部经理，费用票据由车辆使用人和司机共同签字。4、对车辆的维护、保养、修理，由公司统一指定修配厂。5、汽车修理换件应带回公司，统一处理。6．车辆维修保养费用经行政部经理审核，副总经理、总经理批准后到财务部报销。六、司机管理1、司机要严格执行派车制，无《派车单》司机不得出车，否则视为出私车。2、司机要遵章守法，因主观原因违章违法造成的罚款或其他损失，由司机本人承担。3、对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时必须保证证件齐全，因证件不全或失效造成的罚款和法律责任一律由司机个人承担。4、按公司相关规定，且不存在违章的正常行驶中，车辆发生交通事故，超出保险理赔的费用，由司机和公司各承担50%，否则由司机个人负责。5、严禁出私车，一经发现，由相关责任人承担实际发生的费用，并对当事人处以300元罚款、记过一次。如因出私车造成的违章和交通事故，由相关责任人共同承担法律责任和全部费用，并视情节给予处罚。6、私自改变行车途径或搭载人员，每发现一次处以50元罚款。7、未经领导批准不得将自己保管的车辆交给他人驾驶，否则对责任双方各罚款300元。附表二：派车单编号：车号：年月日用车部门具体乘车人用车事由途径发车时间回公司时间发车公里数回公司公里数实际公里数司机派车人审批人车辆使用调派流程通过未通过用车部门至少提前一天向行政部报用车计划行政人员在下班前，电话通知用车部门第二天的出车计划，请外出人员提前做好准备。行政人员根据目的地、出车任务、时间人员等因素综合考虑，填写《派车单》。结束行政人员审核司机接《派车单》领取车钥匙，检查、清洁车辆，出车。车辆油表显示油箱储油低于20%时，行政人员应同时将油卡交给驾驶人，安排其加油。司机严格执行《派车单》，安全行车。出车结束，司机如实填写《派车单》相关内容，清洁车辆，将车钥匙交与行政人员。后勤专员审核车辆使用情况正常查找原因，相关责任人承担后果。不正车辆油料申购及领用流程行政人员每月25日检查油卡余额，并计算当月汽油用量。行政人员填写《请示报告单》，发起购油申请。结束相关责任人签字行政人员根据财务流程请款，并于每月1日完成油卡充值。车辆保养流程在保养过程中如遇到需要增加项目的情况，司机不得擅自做主，应电话告知行政人员，经行政部经理汇报并批准后，方可进行保养，否则费用由司机个人承担。保养记录应详细注明车辆保养标准（如核定保养里程数或时间间隔）、下一次保养的里程数或时间点、定点保养的地点、每次保养的时间、每次保养的项目以及经办人等信息。结束安排司机去固定保养店进行车辆保养。行政人员更改保养记录保养结束后按照相应财务程序报销费用。根据《派车单》的记录数据，确定保养时间。每个月须翻看一次保养记录，对下次保养的节点做到心中有数。行政人员分别建立各车的保养记录车辆保养、维修、保险申报一览表车号保养（每公里保养）时间保养公里数保养项目经办人下次保养公里数维修时间维修项目维修原因经办人保险时间保险公司保险项目经办人物资采购及领用管理制度一、本制度涉及的物资指非生产性质的物品，包括办公用品、办公设备、清洁用品、食材、礼品等；二、所有物资由行政部统一采购，其他部门或个人不得自行采买，否则财务部不予以报销。三、物资采购、保管、出入库办理、物资周转流水账登记等工作由行政人员负责。四、物资采购：1、物资采购实行《请示报告单》制度（特供商品除外、食材采购除外）；2、采购发起人到行政人员处领取并填写《请示报告单》，相关负责人审批签字后，进行采购：（1）办公用品：（行政人员为发起人，季度为采购周期，每季度初6日支取费用，7日完成采购，根据具体使用情况随时发放）每季度初1日，各部门向行政人员申报下季度需领用的办公用品；每季度初1日-3日，行政人员根据各部门申报办公用品的品种与数量，结合库存量，审核并汇总当季度办公用品采购明细；采购明细审批通过后，每季度初6日行政人员根据采购明细填写《请示报告单》，向财务支取采购费用；每季度初7日，完成办公用品采购事宜，办公用品的采购在指定供应商处进行，所指定供应商应由公司领导介入确定；每季度初8日后，各部门可领取所申报的办公用品。（2）清洁用品：（行政人员为发起人，半年为采购周期，每年3月6日、9月6日支取费用，3月7日、9月7日完成采购；每周一进行出库）根据清洁用品定量，结合平时清洁用品用量和库存量，核算未来半年清洁用品的品种与数量，并汇总采购明细；采购明细审批通过后，每年3月6日、9月6日根据采购明细填写《请示报告单》，向财务支取采购费用，3月7日、9月7日进行清洁用品的采购，清洁用品的采购在指定供应商处进行；每周一进行一次出库。（2）食材采购：（厨师列采购明细并规定时间，行政人员按需求完成采购）原则上职工餐：夏季米、面、油两个月采购一次；蔬菜等副食品每周两次采购；冬季：米、面、油集中采购一次；蔬菜等副食品每周采购一次，根据季节变化，蔬菜种类进行冬储，蔬菜进行大量冬储采买时，行政部必须派两人进行办理，公司相关报销手续必须由其双人签字；客饭接到任务随时采购，米、面、油的采购在指定供应商处进行，所指定供应商应由公司领导介入确定；食材采购使用备用金，行政人员每月持有3000元备用资金。（3）其他物资采购：（使用部门发起，相关责任人审批，行政人员询价、采购，按照请示报告要求时间完成）使用部门向行政人员领取并填写《请示报告单》；行政部经理审核《请示报告单》，并交行政人员进行市场询价，做出采购方案附于《请示报告单》后面（注明采购相关时间节点，严格把控采购期限）；《请示报告单》需经行政部经理、财务部经理、副总签字（金额超限的由总经理审批）；行政人员按照《请示报告单》进行采购；3、特供商品采购：（1）行政部接总经理通知或行政人员根据库存量发起采购；行政人员或指定人员持去指定供货商处提货，验货，办理入库；（2）总经理安排他人直接提货，需在3日内到行政人员处补入库、出库手续，并将供应商所与凭证交与行政人员，出库需由总经理签字方可生效，否则行政人员不负责其保管、报销等事宜。五、物资保管与领用：1、物资采购完成，对所采购物资进行验货（食材还需厨师一起验货），质量与数量符合要求的情况下，行政人员填写《入库单》，办理入库手续。2、入库物资，除食材由厨师保管，其他由行政人员负责保管；3、办公用品领取：随时；清洁用品领取：每周一；其他物资领用视采购情况而定；物资领取，行政人员须填写《出库单》，办理出库手续；4、客饭招待后，负责招待人员必须在24小时内向行政人员上报酒水用量，行政人员清点库存核实后，办理出库，招待人员必须在出库单上签字；非招待使用的出库，出库单需经总经理签字确认；5、行政人员每月28日盘点库存物资一次，发现盈余破损等问题及时上报，找出原因并及时处理；6、每半年，由财务部发起，行政人员配合对其分管的物资进行清产核资；六、每年12月，须对所涉及到的采购物资进行一次市场调研，于月底前向行政部经理提交书面报告，对于不能提供质优价廉的商品的供货商予以更换；七、对于公司所有办公设备，均实行实名管理，行政部统一编号、贴签，标明使用人或负责人，并签字确认。八、员工调岗或辞职时，应退回所领用或负责的办公用品、办公设备，物资损毁需赔偿，否则不予办理相关手续。办公用品采购及领用流程检查、验货，办理入库。各使用部门派一人到行政部领取本部门的办公用品，办理出库。结束使用部门调整领用计划根据库存办公用品的清单，加上各部门申报的办公用品品种与数量，计算汇总出公司下月需采购的办公用品明细，由行政部经理审核通过每月7日，采购。修改办公用品台账行政人员审核品种与数量未通过通过使用部门每月26日向行政人员申报下月本部门办公用品领用计划结束根据采购明细填写《请示报告单》，请相关责任人审核签字，并于6日支取采购费用清洁用品采购及领用流程检查、验货，办理入库。每周一，厨房和保洁等部门各派一人到领取本部门下周使用的清洁用品，行政人员办理出库。结束每月28日盘点库存清洁用品的品种与数量，并做好登记每年3月6日、9月6日根据采购明细填写《请示报告单》，向财务支取采购费用，3月7日、9月7日进行清洁用品的采购修改清洁用品台账，并登记各部门《清洁用品领用汇总表》。结束核算未来半年清洁用品的品种与数量，并汇总采购明细非常备物资采购流程需求部门向行政人员领取并填写《请示报告单》行政部审批通过市场询价，提出采购方案建议。行政部协调解决需求未通过通过检查、验货，办理入库。凭发票到财务结账付款。通知需求部门领用、出库。结束按照《请示报告单》进行采购相关部门责任人审批签字，确定最终采购方案。食材采购厨师拟定职工餐所需食材在电脑上进行入库登记。行政人员联系指定卖家送货在电脑上进行入库登记。按照厨师所列明细采购，备用金结账。去油厂采购数月所需食用油（约一桶20kg）。备用金结账。监管厨师工作，确保所购食材与饭菜相符。每月25日，指定