x战略管理中心-项目管理章程和工作方法(doc 25)

第1页共24页X战略管理中心项目管理章程和工作方法目录一、项目人员角色和职责3二、项目运行中的沟通机制6三、项目文档资料管理机制9四、项目人员的考核机制12五、项目培训机制13六、项目验收机制15七、项目实施小组管理组织结构16第2页共24页八、管理控制18九、资金控制21第3页共24页一、项目人员角色和职责项目领导委员会项目总监/质量总监项目管理办公室项目小组项目领导委员会项目总监/质量总监项目管理办公室项目小组1)项目领导委员会：由双方的高层领导参加，直接负责项目的成功实施，负责：a)制订总体策略，明确项目目标和方向，确保足够资源b)促使和推动各试点公司领导层重视和配合，保证资源合理调动，支持项目的推行c)促使管理层对项目的全力参与和支持d)验收和审批项目成果e)授权项目管理办公室开展工作f)参与定期汇报会议2)项目总监和质量总监：项目总监由双方选出的高层领导担任，主要负责：a)对项目过程进行指导和监督b)确认双方工作职责和安排c)组织协调项目所需资源的合理调配d)审核项目总体进度和计划，按项目进度向项目领导委员会汇报e)定期对项目的工作进度进行监督f)对项目成果进行确认和验收g)主持召开定期工作会议并按项目进度向项目领导小组汇报h)审核管理控制和资金控制流程第4页共24页i)审批与项目有关的设备采购和费用支出项目质量总监主要负责：a)对本项目的整体质量进行检查和考核b)监督项目进度按计划实施c)保证项目达到验收标准d)监督各公司及x总部财务流程和监控系统满足实时监控要求e)确保项目培训工作达到预期目标3)项目管理办公室：项目管理办公室成员由双方的项目经理组成，具体负责：a)审核项目阶段工作进度和计划b)策划项目推进和控制项目进程c)确认项目小组及其成员的工作职责d)指导及安排项目小组的日常工作e)定期安排双方沟通、及时调整工作安排f)现场处理双方可能产生的意见不一致g)执行项目所需资源的有效调配h)组织对项目成果的确认和验收f)审核与项目有关的设备采购和费用支出。4)项目小组：项目小组将由小组负责人、咨询顾问、行业专家以及x战略管理中心的项目参与人员共同组成。项目实施小组负责人：a)制定项目日常工作计划并负责项目日常管理b)主持召开每周协调工作会议c)在整个项目实施过程中负责与毕马威项目小组和SAP沟通d)向项目经理提交周计划更新报告e)向项目经理提交周进度报告项目小组的职责包括：第5页共24页a)确定项目的工作步骤和具体工作方法b)具体开展项目工作，包括：收集数据和信息，分析并确定问题，设计解决方案，讨论和修改工作成果，协助实施c)根据项目要求，在规定的时间内提交符合质量要求的项目设计方案g)遵守项目文档管理守则h)参与并审核模拟运行i)确认项目阶段性实施成果j)参加小组每周项目协调工作会议k)确保各流程模块的连贯性l)满足实施时间表m)协助确定所要求的接口，转换及功能增强n)保证用户操作步骤文档化o)最终用户培训第6页共24页二、项目运行中的沟通机制事件类别沟通渠道召集人参加对象内容时间结果注意事项x毕马威1.访谈、座谈性质访谈、座谈会毕马威项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员；相关部门人员项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员对x战略管理中心进行访谈；就各项目小组成果相关的问题进行探讨根据项目的需要召开了解x战略管理中心的现状；就各项目小组成果相关的问题达成一致意见，参见附件《访谈纪要》和《会议纪要》应提前2个工作日以书面形式通知2.沟通协调性质项目进展沟通会毕马威项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员项目管理办公室对口人员；相关项目小组成员通报本周工作进展情况，讨论项目工作进程中出现的问题和解决方案；下周工作安排等。形成项目进度报告（原则上）每周一上午确认本周工作，解决本周工作中出现的问题，确定下周工作安排。参见《项目进度报告》和《项目滚动计划》每周一，一般为1到2个小时第7页共24页事件类别沟通渠道召集人参加对象内容时间结果注意事项x毕马威问题协调会双方项目管理办公室；相关项目小组成员；相关部门人员项目管理办公室；相关项目小组成员解决项目小组层次不能解决的，需要由项目管理办公室召集相关项目小组或部门参加，并进行统一协调的问题根据项目进展的需要召开解决项目小组层次不能解决的问题若有双方项目领导小组成员或项目总监参加的会议则需提前2个工作日以书面形式通知3.培训性质转变促成、培训会毕马威x员工、项目管理办公室项目管理办公室、转变促成小组宣传、培训，减少项目推行的阻力项目开始阶段及进行中减少项目推行的阻力应提前2个工作日以书面形式通知4．项目成果报告性质项目成果报告会双方项目领导委员会；项目领导小组；项目总监；项目管理办公室；项目领导委员会；项目领导小组；项目总监；项目管理办公室；各项目小组项目阶段成果汇报项目阶段成果汇报确认项目阶段成果应提前2个工作日以书面形式通知1)为保证项目的顺利开展，双方应在项目中保持充分和有效的沟通2)根据项目中发生的各种事件类型，采用不同的沟通渠道和沟通方式（请参见上表）3)所有会议要有明确的议程安排、会议目标、内容、参加人员要求；会议进程中应遵守会议议程主题。4)会议安排的流程：第8页共24页a)会议的发起：由会议的召集人（分别由双方项目管理办公室负责人担任）负责安排会议时间和召集与会者。b)召集人指定本项目小组的联系人提前若干工作日（详见上表）向对方联系人提交会议目的、议程、与会人员名单（或人员要求）和会场安排等相关要求。（参见附件《会议申请函》）c)对方联系人在1至2个工作日内给予答复，以确认上述会议相关要求。5)沟通机制相关附件：a)访谈纪要——请参见附件1b)会议纪要——请参见附件2c)项目进度报告——请参见附件3d)项目滚动计划——请参见附件4e)会议申请函——请参见附件5第9页共24页三、项目文档资料管理机制1)x与毕马威之间信息资料传递的管理办法d)由x负责在其内部网上为毕马威项目小组建立项目专用邮箱，并建立专供双方信息资料传递的数据库。e)x及毕马威分别确定一名信息资料管理员，主要负责资料获取与传递的协调工作和资料备案工作。f)信息与资料传递流程:i)由资料需求人填写资料需求单（参见附件《资料需求单》），交项目管理办公室批准，并抄送本方信息资料管理员ii)项目管理办公室组织相关人员或部门收集所需资料iii)项目管理办公室指示本方信息资料管理员将资料传递给对方信息资料管理员，传递方式根据资料性质不同而不同：纸质材料可直接交给对方，电子文档类资料可通过电子邮件或内部网上的资料交流数据库进行传递iv)信息资料管理员将所获得的资料进行登记，进行统一保管，然后将资料传递给资料需求人v)信息资料管理员必须及时将已获得的信息资料的清单发送给项目小组所有成员（参见附件《已获取资料清单》）vi)项目小组成员根据需要可向信息资料管理员提出资料查阅请求g)双方对对方所提供的信息资料均应严格遵守保密合同相关条款规定。2)项目文档命名规则：a)所有项目的文档将按照一定的规则进行命名，以便于归档。b)项目文档缩略语表：文件类型缩略语访谈纪要ITW会议纪要（内部）MIN_INT会议纪要（外部）MIN_EXT第10页共24页备忘录（内部）MEMO_INT备忘录（外部）MEMO_EXT项目进展报告PRO项目计划PL交付品DEV流程图FL手册MAN演示资料PRS简历CV客户原始资料CM客户完成的工作CW参考资料REF传真FAXc)项目组成员缩略语：项目小组成员选取自己姓名的缩略语，例如：d)文件命名规则：文件类型缩略语＋下划线＋文件短名（描述）＋下划线＋日期＋版本号＋下划线项目组成员缩略语JackWangJW第11页共24页＋项目组成员缩略语例：2月1日项目启动会会议纪要的文件名为（此文件由JackWang记录整理）：MIN_kickoff_020201_v1_JW注：文件短名一律用英文，不超过10个字母，字母间无空格日期格式：YYMMDD6)文档管理相关附件a)资料需求单——请参见附件6b)已获取资料清单——请参见附件7第12页共24页四、项目人员的考核机制1)为了达到以下目的，双方的项目经理可以对项目人员进行考核：a)实践公司的使命和价值观b)鼓励员工正确的行为表现c)促进员工进行持久的改进d)使员工更好的服务于客户2)项目人员考核：a)项目经理给予项目成员指导和帮助，以确定克服障碍的方法，改进个人绩效b)在项目进行中，项目经理及时了解项目成员的现状和工作绩效，提出适当的指导意见c)在项目结束时，项目经理根据项目成员在项目中的表现，进行考核d)根据考核结果，项目成员将得到相应的奖励和改进建议e)可以将该员工的项目考核结果加入到x战略管理中心员工绩效考核结果中去第13页共24页五、项目培训机制1)培训目的a)有效的培训计划能确保x战略管理中心相关人员对关键专业技术的掌握，避免关键技术只掌握在个别人员手中，造成人员风险b)培训导师的培训方法能以最有效的时间令主要项目成员掌握新系统的技术及其应用，再由该培训导师对最终用户进行培训c)追踪培训进度及参与者的表现能帮助日后人力资源的绩效评估，及适当改善培训计划d)明确和有效的激励措施能挽留x战略管理中心拥有专有技能的主要项目成员，以保护其人力资本投资e)适当的沟通及交流渠道能确保操作人员对新系统有合理的期望及明白管理层的承诺。另一方面，能尽早响应x管理层及相关操作人员的意见，确保解决方案与操作人员及业务操作配合f)尽早让用户参与系统实施工作，并由用户确认解决方案能配合业务操作2)培训方法a)针对项目交付品中的操作手册和体系，设计全面的培训计划以及生动明了的培训内容，帮助x战略管理中心的人员有效的理解项目建议并掌握系统的操作b)毕马威管理咨询的资深专家作为培训导师，针对培训的目标对象进行培训c)根据员工技能评估的结果及分析，推行相应培训计划，以便采用不同的培训模式d)制定完整的培训计划、培训教材及其它文件e)设立专门的培训数据库以记录及追踪培训进度及参与者的表现f)收集培训参与者的响应以修改培训的进行方式及课程的内容g)推行奖励计划奖励表现出色的参与者h)订立开放及相向互动的沟通及交流渠道，以定期了解前线人员对新系统的期望及意见3)培训材料的样例第14页共24页友联战略管理中心预算管理培训畢馬威管理諮詢2002年9月18畢馬威管理諮詢對於企業績效管理的理解下圖是畢馬威管理諮詢對於績效管理體系的整體理解策略策略預算預算績效管理報告績效管理報告管理行動方案管理行動方案管理評估管理評估執行執行反饋修正部門激勵計劃部門激勵計劃個人績效評估體系個人績效評估體系活動量成本報表活動量成本報表平衡計分卡報表平衡計分卡報表活動量成本管理活動量成本管理活動量成本法策略策略預算預算績效管理報告績效管理報告管理行動方案管理行動方案管理評估管理評估執行執行反饋修正部門激勵計劃部門激勵計劃個人績效評估體系個人績效評估體系活動量成本報表活動量成本報表平衡計分卡報表平衡計分卡報表活動量成本管理活動量成本管理活動量成本法反饋修正活動量成本法第15页共24页六、项目验收机制1)项目验收的目的：对毕马威管理咨询提供咨询服务的“x战略管理中心企业资源计划管理咨询项目”的成果及项目质量进行验收鉴定2)验收总则：a)对项目进度的验收：按照双方确认的项目时间表，按时交付各项成果b)对项目交付品的验收：经项目小组讨论通过，由x方面的项目总监签字认可3)验收流程：a)在每阶段项目开始之前，由双方制定并确认项目实施计划表(按月度/周),阶段性验收标准，及预期的项目成果报告会日程表。b)毕马威管理咨询小组向x项目小组提交项目交付品报告，并将其发送至x项目小组相关人员信箱或资料交流库内。c)由x项目小组组织召开项目交付品研讨会。研讨会首先由毕马威管理咨询详细讲解报告的内容，然后双方针对报告的内容进行讨论，提出意见。x项目小组对讨论意见汇总整理，形成书面纪要，呈送毕马威项目小组。d)毕马威管理咨询将在保持独立性的基础上根据专业的判断并结合讨论的结果，对项目组针对报告所提出的意见逐条进行分析，确